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6 Consigli per la gestione del tempo di piccole imprese per aumentare la produttività


Se sei in procinto di iniziare un'attività in proprio, puoi pensare che non ci sia abbastanza tempo per fare tutto. A complicare le cose, per un piccolo imprenditore, ogni minuto che segna l'orologio rappresenta i dollari - guadagnati o sprecati.

Suona così estremo? Considera questo: in uno studio condotto da Microsoft, i ricercatori hanno scoperto che i lavoratori utilizzavano solo circa il 60% del tempo di lavoro disponibile. Ciò significa che su una settimana lavorativa di cinque giorni, erano produttivi solo tre di quei giorni. Ora applicalo alla tua attività. Se il tempo è denaro, allora come ti sentiresti a guadagnare denaro solo il 60% delle volte che passi al lavoro?

Ora ho la tua attenzione?

La realtà è che il tempo è facile da perdere e, a meno che tu non abbia un'idea prestabilita di come lo spendi, passerà prima che tu lo sappia. Ma non preoccuparti: ecco sei suggerimenti che ogni piccolo imprenditore può utilizzare per sfruttare al meglio il proprio tempo.

Suggerimenti per la gestione del tempo di piccole imprese

1. Ignora la tua email

Questo probabilmente sembra molto più facile di quanto non lo sia visto che la maggior parte delle persone tende a controllarli ogni 5-10 minuti. Ma se sommi tutti i minuti necessari per controllare continuamente la tua casella di posta e poi rispondere, è facile capire perché è una tale perdita di tempo.

Invece di essere schiavo della tua posta elettronica, rendilo soggetto ai tuoi limiti di tempo. Metti da parte due periodi durante il giorno per controllare e rispondere a tutti i tuoi messaggi. Ciò richiederà seri motivi e disciplina, ma ti consentirà di dedicare più attenzione e tempo ad altre attività che potrebbero altrimenti essere costantemente interrotte controllando la posta elettronica.

Se sei preoccupato che le persone vengano offese dal tempo necessario per rispondere, configura un risponditore automatico che informa le persone che sono necessarie 10-12 ore per rispondere, o anche 24 ore se è accettabile per il tuo tipo di attività .

2. Non eseguire più attività

Nel Bulletin and Review psiconomico, gli esperti hanno dimostrato che solo il 2, 5% circa delle persone è in grado di svolgere più compiti in modo efficace e di fare bene ogni attività. Inoltre, l'Institute of Psychiatry presso l'Università di Londra dimostra che il QI di una persona scende di 10 punti quando sono eccessivamente stimolati da e-mail, testi e telefonate.

D'altra parte, gli esperti di gestione del tempo stimano che concentrandosi su una cosa alla volta raddoppierà la produttività, l'output di lavoro e le prestazioni. E quando gestisci una piccola impresa, ciò può significare la differenza tra successo e fallimento. Costringi a fare una cosa alla volta impostando un orologio o un timer per un certo periodo di tempo, quindi concentrati su quella attività finché non è completa.

3. Imposta gli obiettivi passo-passo

Una cosa è fissare un obiettivo e un'altra è impostare un obiettivo dettagliato in cui i passi e gli incrementi necessari per realizzarlo siano delineati in anticipo. Molte persone fissano obiettivi generali e poi non li seguono mai. Ad esempio, pensa alle milioni di risoluzioni di Capodanno che vengono impostate ogni anno. Il problema con questi tipi di obiettivi è che mentre sono belle idee, le persone non sanno come implementarle.

Per sfruttare al meglio il tuo tempo nella tua attività, la tua giornata dovrebbe essere composta da una serie di obiettivi che hanno traguardi specifici. Ad esempio, se il tuo obiettivo è ottenere cinque nuovi clienti, dovresti pensarci e scrivere tutti i passaggi che dovrai compiere per realizzarlo. Rompendo gli obiettivi più grandi in piccoli passi, sarai in grado di raggiungere in modo più efficace i tuoi obiettivi poiché sai esattamente quali passi devono essere fatti lungo la strada. Inoltre, a chi non piace un piccolo rinforzo positivo? Sapere di aver completato alcuni passi verso la conquista del tuo obiettivo può essere estremamente motivante.

Dovresti fissare degli obiettivi prima di pranzo e dopo pranzo, e assicurarti che i più importanti siano pronti prima di pranzo. Se sai che non puoi andartene a mangiare fino a quando i tuoi obiettivi non saranno raggiunti, sarai più propenso a concentrarti sullo svolgimento delle attività e a non lasciarti sviare.

4. Organizza il tuo tempo e spazio

È difficile lavorare in modo organizzato quando tutto intorno a te è nel caos. Uno studio condotto da Esselte mostra che il 43% degli americani si considera disorganizzato e che la mancanza di organizzazione li induce a rimanere in ritardo in ufficio almeno due notti a settimana. Non deve essere così.

Gli esperti dell'organizzazione concordano sul fatto che il primo passo per aumentare la produttività è quello di eliminare e quindi organizzare il tuo spazio. Elimina tutto ciò che non è necessario, quindi crea un sistema per le cose che sono. Ad esempio, utilizzare una cartella di file con codice colore per gli elementi urgenti da eseguire in quel giorno e un'altra per le cose che possono attendere fino a domani. Oppure, se sei un tecnico, usa lo scanner e crea file sul tuo PC o Blackberry usando lo stesso tipo di sistema.

Sarà necessario organizzare non solo il tuo spazio, ma anche il tuo tempo. Molte persone usano un sistema di incremento del tempo, in cui si concedono un certo tempo per fare le cose nella loro lista di cose da fare. Con ottimi strumenti online gratuiti come e.ggtimer, un gadget che funziona come un timer per le uova, puoi impostare l'ora e poi essere avvisato quando è attivo. Non c'è niente come correre contro il tempo per raggiungere un obiettivo per quelli di noi più competitivi.

5. Mettilo nella scrittura

C'è qualcosa nell'impegnarsi in un piano per iscritto che in qualche modo lo solidifica nella tua mente. Annotando il tuo piano d'azione per il giorno - compresi i tuoi obiettivi e i dettagli di essi - sarai armato con un piano che dovrebbe portarti con efficienza durante il giorno. Ovviamente sarai ancora confrontato con le distrazioni, ma se hai una chiara comprensione di ciò che devi realizzare per il giorno, avrai maggiori probabilità di riprendere il compito da svolgere, piuttosto che allontanarti senza meta da uno compito al prossimo.

Alcuni esperti ritengono che dovresti creare questa lista la sera prima. In questo modo, sarai in grado di iniziare il giorno successivo completamente preparato, piuttosto che perdere tempo a decidere come affrontare le attività e capire cosa devi fare.

6. Trasforma la tua auto in un ufficio

Se hai visto il film, Lincoln Lawyer, apprezzerai questo consiglio successivo, più estremo. Ti sei mai ritrovato a desiderare di poter fare un po 'di lavoro mentre guidi tra un appuntamento o l'auto in attesa di un incontro? Invece di perdere questo tempo prezioso, collega un fax e una fotocopiatrice alla tua auto e usa il tempo per fare le cose che sono necessarie, ma spesso molto scomodo quando sei in viaggio. Controlla il fax, la stampante e lo scanner GSM portatili Possio Greta e non perdere mai più tempo all'unità. Puoi anche investire in uno smartphone o un computer portatile con una carta Internet mobile in modo da essere sempre connesso.

Parola finale

Il vecchio adagio "il tempo è denaro" si basa su una verità che non cambierà mai. E se sei in affari per te stesso, il modo più semplice per aumentare il tuo reddito è prestare attenzione a come stai spendendo il tuo tempo, e quindi apportare modifiche per aiutarti a spenderlo meglio.

Se hai altri suggerimenti per sfruttare al meglio il tuo tempo trascorso al lavoro, per favore pubblicali qui sotto.


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