6 Idee e consigli per l'organizzazione dell'ufficio domestico

Quando lavori a casa, sei il tuo capo ufficio. I malfunzionamenti del computer, l'utilizzo di riparatori di utilità e la conservazione della carta della stampante sono interamente a carico dell'utente.

Se lavori da casa, è essenziale proteggere il tuo spazio di lavoro e la tua attività sviluppando un piano di gestione dell'ufficio. Che si tratti di reperire mobili ergonomici per l'ufficio o di sviluppare un piano di backup in caso di malfunzionamenti del computer e di Internet, una buona gestione dell'ufficio interno stabilirà la tua professionalità e aumenterà i tuoi profitti.

Suggerimenti per la gestione dell'home office

1. Stabilire uno spazio di lavoro separato

È saggio creare un senso di separazione nel tuo ufficio a casa, anche se il tuo spazio di lavoro è parte di un'altra stanza o in un angolo della tua cantina. Anche se effettivamente utilizzare una stanza separata non è sempre possibile, fai del tuo meglio per identificare un punto della tua casa che sarà la tua "area ufficio". Se non hai pareti o partizioni per la tua area ufficio, puoi creare confini mentali limitando le attività lavorative (comprese le conversazioni telefoniche e le e-mail di risposta) a questa posizione.

Ci sono una serie di motivi per cui lo studio del cordoning di un'area in casa è importante solo per lavoro:

• Uno spazio per l'home office chiaramente definito stabilisce i confini sia per voi che per i membri della famiglia. Bambini, compagni di stanza, coniugi e partner impareranno a rispettare il tuo bisogno di concentrarti sul tuo lavoro se riescono facilmente a identificare quando lavori e non sono disponibili per affrontare problemi personali o familiari.
• Riduce il rischio di scartoffie e attrezzature relative al lavoro che si perdono nel resto della casa.
• Ti aiuta a stabilire una presenza professionale durante l'incontro con i clienti.
• Se si prevede di prendere la detrazione fiscale del Ministero degli Interni, è più facile difendersi da una verifica se è possibile dimostrare che il lavoro si svolge in un'area della propria casa utilizzata esclusivamente per il lavoro.

2. Diventa Pro con i tuoi articoli per ufficio e mobili

Il set di sedie e sedie antiche di tua nonna può sembrare bello, ma probabilmente è un incubo ergonomico e organizzativo. Assicurati di avere una comoda sedia da ufficio e una scrivania del computer ben progettata nel tuo ufficio a casa per proteggersi contro lo sforzo del corpo e ridurre il disordine.

Non è necessario acquistare questi pezzi nuovi - controlla Craigslist per trovare persone e aziende che vendono vecchi mobili per ufficio. Un'altra opzione è quella di trovare eventuali negozi di mobili per ufficio vicino a te che si occupano di mobili usati - alcuni potrebbero persino fornire. Tieni gli occhi aperti per eventuali vendite che escono dal mercato, poiché questi negozi spesso vendono i loro arredi, mobili per ufficio e persino macchine per ufficio (come computer e stampanti) mentre cercano di liquidare il loro inventario.

3. Stabilire account separati per e-mail e telefono

Quando si tratta di comunicazioni, è meglio evitare di mescolare gli affari con piacere. Non vuoi che i tuoi figli rispondano alle telefonate di un cliente e non vuoi rischiare di includere un cliente su una e-mail di massa contenente l'ultimo meme di lolcat. È anche facile trascurare o perdere email e messaggi dai clienti se entrano nelle tue caselle di posta e account personali.

Se non vuoi preoccuparti di una linea telefonica separata, puoi comunque ottenere un numero dedicato che si connette a una casella vocale, permettendoti di ricevere messaggi da clienti e potenziali clienti in modo che tu possa richiamarli a tuo piacimento.

4. Utilizzare i servizi di home office

Scopri i servizi di ufficio / business offerti da negozi di fotocopie locali e catene aziendali come FedEx Office o UPS Store nella tua zona. Molti di questi luoghi indirizzano i propri servizi a proprietari di piccole imprese e a casa che non dispongono di una sala di posta o non possono permettersi di assumere personale di supporto.

I servizi variano in base alla località, ma oltre a offrire servizi di copia, cassette postali private e spedizione di pacchi, questi negozi possono accettare anche pacchetti per tuo conto (che è importante se ricevi molte consegne) e possono anche fornire ai clienti gratuitamente e a basso costo -costo di accesso al computer.

5. Crea piani di backup

Nessuno vuole pensare a eventi che potrebbero far deragliare la propria attività, ma se sei un piccolo imprenditore è importante che tu lo faccia. Se non identificate le minacce alla vostra attività, dovrete strapazzare quando le cose non vanno come previsto.

Dai disastri naturali alle malattie a lungo termine, un cambiamento di circostanze può portare alla fine della tua attività se non sei in grado di continuare a lavorare. Anche un problema a breve termine, come un'interruzione di corrente o un malfunzionamento del computer, può danneggiare la tua azienda se non sei in grado di rispettare la scadenza di un cliente o di elaborare gli ordini in modo efficiente.

Pianificazione per grandi eventi
I disastri naturali, il terrorismo, i disordini civili o le epidemie possono avere un effetto devastante sulle piccole e grandi imprese, e anche i migliori piani potrebbero rendere difficile per i singoli imprenditori far ripartire le proprie attività da soli. La Small Business Administration degli Stati Uniti offre ampie informazioni sulla pianificazione dei disastri aziendali sul suo sito Web, insieme a informazioni sui programmi governativi che possono aiutare i proprietari delle imprese a ristabilire le operazioni dopo che un evento importante causa interruzioni in una comunità.

Pianificazione per l'inaspettato
Le cose che possono compromettere la tua capacità di portare a termine il lavoro includono guasti di alimentazione e utilità, guasti alle attrezzature, malattie, infortuni e emergenze familiari. Mentre alcune di queste circostanze sono inevitabili, rischi di perdere clienti e clienti se non sei in grado di rispettare le scadenze, spedire i prodotti in modo tempestivo o semplicemente fornire il tuo normale livello di servizio.

Ecco alcune idee per la gestione di scenari comuni:

• Identifica i luoghi dove andare online . Controlla il tuo quartiere per luoghi che offrono Wi-Fi e consente ai clienti di utilizzare il servizio per lunghi periodi di tempo. Caffè, copisterie, negozi di spedizione e biblioteche pubbliche sono tutti potenziali luoghi in cui trovare il WiFi. Le case di amici e parenti possono anche essere dei buoni posti per andare online - assicurati di chiamare e chiedere prima di passare! Individua diversi hotspot di lavoro nella tua zona e prendi nota delle loro ore di funzionamento in modo da non perdere tempo andando da un posto all'altro quando Internet va giù.
• Guarda nella banda larga pay-as-you-go . Con un modem USB e la banda larga a pagamento, sarai in grado di stare a casa nel caso in cui il tuo regolare servizio Internet si spenga.
• Tecnologia di backup . Sebbene sia una buona idea conservare i backup dei tuoi file e progetti, dovresti anche avere una tecnologia di backup disponibile nel caso in cui il tuo computer vada in frittata. Il modo più semplice per farlo è quello di acquistare un laptop o un netbook economico che è possibile utilizzare se il computer principale si interrompe. Mentre è possibile tenere a portata di mano un modello desktop più vecchio, non è portatile o addebitabile, il che lo rende inutile se si verifica un'interruzione dell'alimentazione contemporaneamente a un malfunzionamento del computer. Puoi anche cercare servizi di backup come Backblaze e Mozy.
• Acquista una fonte di alimentazione ininterrotta (UPS) . Un UPS può proteggere la tua macchina da sbalzi di tensione e darti tempo sufficiente per spegnere il tuo sistema desktop, oltre a inviare una rapida e-mail ai clienti per far loro sapere che rimarrai senza energia per un po '. Puoi trovare fonti di energia ininterrotte su Amazon a partire da $ 50.
• Conservare una copia cartacea di informazioni importanti . È una buona idea avere una copia cartacea delle informazioni di contatto del cliente in modo che tu possa rimanere in contatto con loro anche se non puoi accedere a Internet o ai file del tuo computer.

6. Sapere quando è il momento di trasferirsi in un nuovo spazio

Mentre molte persone sono in grado di gestire con successo un'attività domestica, si può arrivare a un punto in cui non è più pratico lavorare da casa, almeno a tempo pieno. Forse è necessario incontrarsi regolarmente faccia a faccia con i clienti, conservare un sacco di inventario o lavorare in un ambiente con meno distrazioni.

Considera gli spazi di co-working che ti permettono di affittare una scrivania in uno spazio ufficio condiviso se non puoi permetterti o non avrai bisogno di un ufficio completo. Molti spazi di co-working ti permettono di affittare lo spazio in base alle tue esigenze, così non dovrai impegnarti in un contratto a tempo pieno se tutto ciò di cui hai bisogno è un luogo in cui incontrare i clienti un paio di volte al mese. Un'altra opzione è la condivisione dell'ufficio, che consente di collaborare con un altro affittuario dell'ufficio o proprietario per condividere i costi dell'ufficio.

Parola finale

Le sfide del lavoro da casa e dei premi possono rimanere in equilibrio quando si stabilisce un ufficio domestico che funzioni bene. Tieni presente che nessun ufficio gestisce se stesso. Prendere buone decisioni ed esercitare l'autodisciplina ti aiuterà a mantenere il tuo business senza intoppi a lungo raggio.

Quali sono alcuni dei migliori consigli per mantenere efficiente il tuo ufficio di casa o il tuo spazio di lavoro?

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