Che cos'è un numero DUNS e per cosa viene utilizzato? (Dun & Bradstreet)

Tutti i nati negli Stati Uniti ricevono un numero di previdenza sociale unico a nove cifre alla nascita. Senza questo identificatore, non puoi godere di molti dei vantaggi che i cittadini americani e i residenti legali danno per scontati, compresi i benefici dei lavoratori pensionati e disabili. Naturalmente, è necessario anche un numero di previdenza sociale per presentare le tasse.

Le entità aziendali non ottengono - o hanno bisogno - numeri di previdenza sociale. Tuttavia, possono ottenere un numero identificativo univoco a nove cifre attraverso un sistema quasi ubiquitario come la sicurezza sociale: il sistema di numerazione universale dei dati o DUNS. Se sei proprietario della tua attività o stai pensando di avviarne uno, dovresti sapere di più sugli usi, i vantaggi e gli svantaggi di avere un numero DUNS.

Cos'è DUNS? Origini e eleggibilità

Il Data Universal Numbering System è un database di identificazione aziendale istituito nel 1963 da Dun & Bradstreet, una società privata. Secondo Dun & Bradstreet, praticamente qualsiasi entità aziendale distinta - organizzazioni non profit, imprese individuali, LLC, società di persone, aziende e persino agenzie governative - può richiedere e ricevere un numero DUNS univoco a nove cifre. Ce ne sono attualmente 225 milioni. I numeri DUNS possono essere emessi con o senza trattini per la leggibilità: XX-XXX-XXXX o XXXXXXXXX.

Numeri unici possono anche essere assegnati a filiali e filiali di aziende più grandi. Ad esempio, se Acme Widget Company possiede interamente Acme Distribution Company, le due aziende potrebbero avere numeri DUNS distinti. E, tecnicamente, qualsiasi sede commerciale separata - i due ristoranti Chipotle situati ai lati opposti della città, per esempio, o anche due divisioni aziendali separate che occupano diverse suite nello stesso edificio - possono richiedere un numero univoco.

DUNS + 4

Tuttavia, a questo livello di organizzazione, un'azienda potrebbe preferire utilizzare un numero DUNS + 4. Si tratta di un numero DUNS di livello padre o affiliato con un suffisso di quattro cifre che aiuta i venditori, i clienti e le agenzie governative a identificare unità più piccole a fini contabili. A differenza del database DUNS principale, Dun & Bradstreet non promuove né mantiene questi suffissi a quattro cifre: le società creano e gestiscono internamente. Se possiedi una piccola azienda, probabilmente non dovrai più preoccuparti di DUNS + 4.

Perché hai bisogno di un numero DUNS?

Ogni numero DUNS trasmette determinate informazioni sull'attività che rappresenta:

• Verifica dell'esistenza e dell'operazione . Per i tuoi fornitori, clienti, appaltatori e chiunque altro possa fare affari con te, il tuo numero DUNS indica che la tua azienda o organizzazione esiste ed è operativa. Quando un'impresa cessa di operare, la sua iscrizione è chiusa per riflettere questo.
• Informazioni demografiche . La tua voce DUNS è un elenco di directory ufficiale e molto dettagliato che consente agli altri di trovare e conoscere la tua azienda. Comprende la posizione fisica, le informazioni di contatto, la proprietà, la struttura aziendale, l'industria, il conteggio dei dipendenti, gli alias (denominazioni "fare business as") e i dati finanziari storici dell'azienda.
• Relazioni aziendali . I numeri DUNS vengono assegnati casualmente, quindi le loro cifre non hanno alcun significato speciale. Tuttavia, rivelano connessioni tra società collegate. Se la tua azienda fa parte di una gerarchia aziendale più ampia, la tua voce DUNS lo riflette collegando le voci di filiali, filiali e società madre.

Il tuo numero DUNS conferisce anche molti privilegi. Ne hai bisogno per fare domanda per un contratto governativo e, in alcuni posti, per fare affari in un paese straniero. Permette anche ai vostri istituti di credito e fornitori di ottenere informazioni sulla vostra attività, aumentando la vostra credibilità e, eventualmente, rendendo più facile per voi ottenere un prestito o una linea di credito favorevole.

Puoi anche raccogliere informazioni su altre società utilizzando i loro numeri DUNS. Questo può aiutarti a trovare potenziali clienti o partner e prendere decisioni istruite su come e se fare affari con loro.

Caratteristiche chiave di un numero DUNS

Ogni numero DUNS ha diverse caratteristiche importanti:

• Permanenza Una volta emesso, un numero DUNS è permanente, indipendentemente dalle modifiche di proprietà o domicilio o da eventi finanziari come il fallimento del capitolo 11. Se un'entità liquida le sue attività e cessa di operare, il suo numero DUNS non viene mai riemesso.
• Uso globale . DUNS è pervasivo e globale. Ad agosto 2013, vi erano circa 225 milioni di voci uniche di DUNS provenienti da aziende in circa 190 paesi. Nessun altro registro aziendale, anche a livello internazionale, ha tante voci.
• Compatibilità con i registri delle imprese nazionali . Molti governi utilizzano DUNS come registro aziendale de facto per le aziende con cui lavorano. Ad esempio, il sistema di registrazione degli appaltatori centralizzati degli Stati Uniti utilizza DUNS come metodo principale di identificazione aziendale: per richiedere un contratto governativo, è necessario innanzitutto un numero DUNS. In molti paesi, DUNS è l'unico mezzo accettato per identificare le aziende con sede in altri paesi, anche se non fanno affari con il governo locale. In Germania, un registro aziendale nazionale denominato UPIK (Unique Partner Identification Key) utilizza i numeri DUNS per ordinare le imprese.

Come richiedere un numero DUNS

Puoi richiedere un numero DUNS tramite Dun & Bradstreet. È libero di farlo, sebbene la registrazione DUNS sia inclusa in alcuni pacchetti di monitoraggio del debito e di business intelligence di Dun & Bradstreet, come lo Small Business Starter.

Prima di applicare, controlla se la tua azienda ha già un numero DUNS, questo potrebbe essere il caso se hai acquistato l'azienda da un precedente proprietario. Puoi cercare la tua azienda, per nome, tramite il database DUNS online di D & B o chiamare (866) 705-5711 per chiedere a un rappresentante.

Se non si dispone di un numero DUNS, è possibile richiederne uno per telefono al numero sopra indicato, che è attivo dalle 8:00 alle 18:00, sette giorni alla settimana, in tutti i fusi orari degli Stati Uniti. È inoltre possibile applicare online attraverso il sito Web di Dun & Bradstreet o il sistema CCR (Central Contractor Registration) del governo federale, il portale per tutti gli appaltatori del governo degli Stati Uniti. Dal momento in cui invii la domanda, potrebbero essere necessari fino a 30 giorni per ricevere il tuo numero. I piani D & B a pagamento, come lo Small Business Starter, possono velocizzare il processo fino a due giorni lavorativi.

Per richiedere un numero DUNS, è necessario fornire quanto segue:

Cosa puoi fare con uno?

Le informazioni contenute nella tua voce DUNS creano opportunità per la tua azienda, così come altre entità che desiderano fare affari con te:

• Mantieni dati aziendali accurati . Dun & Bradstreet sostiene di spendere più di $ 1 milione al giorno per mantenere il database DUNS, verificando e aggiornando i dati di ciascuna voce. Di conseguenza, puoi fidarti della tua voce DUNS e di quelle delle società con cui lavori, per essere precisi e aggiornati. Molte directory di commercio elettronico, come Manta, non offrono tale garanzia.
• Lavorare con entità governative . Se non si dispone di un numero DUNS, non è possibile richiedere un contratto con un'agenzia governativa o garantire un prestito di Small Business Administration. Inoltre, non puoi lavorare con le Nazioni Unite e molti governi stranieri, anche se dovresti controllare con le fonti appropriate se vuoi fare affari con un'entità estera.
• Fare affari con società straniere . Anche se non hai bisogno di lavorare con un'agenzia governativa statunitense o straniera, potresti comunque voler fare affari con società private straniere. Poiché DUNS è il registro aziendale de facto in molti paesi, disporre di un numero DUNS è il modo più semplice per stabilire la propria legittimità per potenziali clienti all'estero. Inoltre, a seconda della politica del governo locale, la tua azienda potrebbe dover ottenere un numero DUNS prima di creare una filiale o una filiale in un altro paese.
• Stabilire credibilità con i prestatori . Come parte della loro due diligence, i finanziatori possono fare riferimento alla voce DUNS per informazioni finanziarie e demografiche di base sulla tua attività. Potrebbero inoltre acquistare rapporti di credito e informazioni commerciali sulla tua azienda da Dun & Bradstreet. Queste informazioni sono di proprietà di Dun & Bradstreet, quindi se non si dispone di un numero DUNS, i potenziali istituti di credito potrebbero avere un'immagine incompleta delle finanze e delle operazioni della propria azienda, potenzialmente rendendole meno propensi a concederle un prestito.
• Mantenere una migliore gestione del rischio con i clienti . Se la tua azienda estende le linee di credito ai suoi clienti, puoi utilizzare i loro numeri DUNS per capire meglio la loro salute generale. Ad esempio, anche se una delle aziende clienti sembra finanziariamente solida, la società madre potrebbe trovarsi nei guai. Svelando il legame tra i due, DUNS può aiutarti a individuare un potenziale problema prima che la società fallisca o annulli il contratto.
• Mantenere un miglior potere d'acquisto con i fornitori . La tua azienda potrebbe fare affari con più fornitori che operano sotto lo stesso ombrello aziendale, ma la relazione potrebbe non essere sempre evidente. Analizzando la voce DUNS di ciascun fornitore, è possibile individuare relazioni aziendali nascoste e utilizzarle a proprio vantaggio durante le negoziazioni dei contratti di fornitura. Ad esempio, invece di acquistare da quattro diversi fornitori di proprietà della stessa società madre, potresti essere in grado di acquistare quattro volte di più da un unico fornitore e ottenere uno sconto di massa in premio.
• Ricevi migliori informazioni sui potenziali clienti . Se gestisci un'azienda B2B, il tuo successo dipende dalla tua capacità di identificare i potenziali clienti più promettenti e trasformarli in clienti paganti. Con le informazioni demografiche, finanziarie e di contatto per milioni di aziende, il database DUNS consente di trovare e raggiungere le aziende che hanno maggiori probabilità di richiedere i propri prodotti e servizi.
• Accelerare la domanda per un certificato SSL . Se la tua azienda desidera configurare un portale di e-commerce, deve richiedere un certificato SSL, una funzionalità di sicurezza essenziale per le transazioni online. Le organizzazioni che emettono questi certificati richiedono in genere un contatto approfondito, la proprietà e informazioni demografiche su ciascun candidato. La tua voce DUNS contiene tutte queste informazioni, consentendo all'emittente SSL di verificare rapidamente l'identità della tua azienda e attivare il certificato. Senza un numero DUNS, l'emittente SSL potrebbe richiedere uno stuolo di documenti via fax o via e-mail, aumentando notevolmente la lunghezza e la complessità del processo di richiesta.

Potenziali svantaggi

Avere un numero DUNS conferisce molti vantaggi, ma è anche importante capire i limiti del sistema e i potenziali svantaggi.

• Dun & Bradstreet guadagna da DUNS . Sebbene DUNS sia il registro aziendale di prima scelta in gran parte del mondo, Dun & Bradstreet non lo mantiene dalla bontà del suo cuore. Una volta entrato nel database, D & B (e Dun & Bradstreet Credibility Corp, una ex filiale che offre servizi simili) ti spinge regolarmente a sottoscrivere servizi come il monitoraggio del credito e la business intelligence, che potrebbero diventare fastidiosi.
• Monopolio virtuale sull'identificazione aziendale . Negli Stati Uniti, nell'Unione Europea, in Australia e altrove, DUNS è di gran lunga il database di identificazione aziendale più popolare e completo - al punto che non ha una vera concorrenza. Questa situazione potrebbe aumentare il costo complessivo del sistema per i governi e le aziende che lo utilizzano. Ad esempio, secondo il Government Accountability Office, il contratto del governo federale con D & B ha un valore di oltre 150 milioni di dollari a partire dal 2010. Per vedere se un altro sistema sarebbe fattibile (e meno costoso), o forse solo per fare pressione su D & B nelle future trattative contrattuali, il governo sta studiando quadri di identificazione delle imprese alternative. Tuttavia, non è chiaro quanto, se non altro, il passaggio ad un altro sistema salverebbe.
• Non completamente trasparente . Le informazioni contenute in DUNS sono di proprietà di Dun & Bradstreet. Per i principianti, questo significa che D & B non è obbligato a dire come è stato originato. Inoltre, non è obbligato a vendere o trasferire alcuna informazione DUNS, che potrebbe ostacolare un passaggio futuro a un altro sistema di identificazione aziendale. E, nonostante il suo status di registro aziendale de facto del governo federale, D & B non è tenuta a rispettare le richieste del Freedom of Information Act (FOIA) da parte di membri della stampa o del pubblico, rendendo difficile la verifica indipendente delle informazioni nel suo database.

Parola finale

Dun & Bradstreet chiama DUNS "Numeri di previdenza sociale per le imprese". In realtà, è ancora più pervasivo della sicurezza sociale. Il sistema è utilizzato in dozzine di paesi in tutto il mondo, inclusi Stati Uniti, Australia e Unione Europea, e conferisce numerosi vantaggi alle aziende che partecipano. Sebbene tu non abbia bisogno di un numero DUNS per operare, avendo uno puoi aprire porte che altrimenti rimarrebbero chiuse.

Allo stesso tempo, dovresti essere consapevole dei potenziali problemi che circondano questo sistema, comprese le domande sulla privacy. Come con qualsiasi database, la partecipazione a DUNS crea un'impronta pubblica che consente agli altri - buoni e cattivi - di trovare la tua azienda. Per tutti i vantaggi del sistema, la tua decisione di ottenere un numero DUNS deve essere personale.

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