I fan di "Saturday Night Live" di lunga data ricordano con affetto la "Ernestine" di Lily Tomlin, un personaggio ricorrente negli anni formativi dello show. Ernestine era una impiegata compiaciuta di compagnie telefoniche che si divertiva con la sfortuna dei clienti e si dilettava nell'incompetenza del proprio datore di lavoro. Era, semplicemente, l'incarnazione di tutto ciò che non andava nello stato di telecomunicazioni della fine degli anni '70.
Molto è cambiato da quando Ernestine ha deliziato il pubblico. Il monopolio "Ma Bell" che rappresentava era suddiviso in società regionali minori. L'automazione ha migliorato drasticamente l'efficienza della commutazione di linea e ha sostanzialmente eliminato gli operatori umani. La rivoluzione cellulare ha eroso il predominio dei provider di rete fissa e ha stimolato la concorrenza tanto necessaria. E l'avvento di Voice over Internet Protocol (VoIP) ha sostanzialmente migliorato le prestazioni e l'usabilità dei complessi sistemi telefonici aziendali.
Come ogni altra cosa in questi giorni, la comunicazione d'affari continua a cambiare a un ritmo rapido. Durante lo scorso decennio, i sistemi telefonici basati su cloud sempre più sofisticati e affidabili hanno sfruttato il VoIP e le migliori caratteristiche dei sistemi di business phone legacy per creare una soluzione agile ed economica per le aziende dinamiche e i loro dipendenti sempre operativi. Se gestisci ancora le tue comunicazioni interne ed esterne su un sistema di vecchia scuola, lo devi alla tua linea di fondo per dare un'occhiata più da vicino ai sistemi basati su cloud e seriamente prendere in considerazione la possibilità di fare il passaggio.
I sistemi telefonici basati su cloud migliorano i loro predecessori più recenti - e ancora ampiamente utilizzati - conosciuti come centralini privati ​​(PBX) on-premise. I PBX locali sono sistemi di commutazione o di scambio privati ​​che forniscono connessioni interne tra utenti del sistema (ad esempio, impiegati nello stesso ufficio) e connessioni alla rete telefonica pubblica (per comunicare con persone esterne all'ufficio).
Ogni stazione PBX, che si tratti di un telefono da tavolo, modem o fax, ha un numero di interno che lo identifica internamente. I numeri di interno possono essere allineati con il sistema di numerazione pubblica: ad esempio, un telefono il cui numero pubblico è 555-4321 (555-4321) potrebbe essere internamente definito come "interno 4321" o avere i propri sistemi di numerazione. I sistemi PBX più recenti sono piuttosto sofisticati e vantano funzionalità utili come l'inoltro di chiamata e la composizione automatica esterna.
Quando sono entrati per la prima volta in scena, i PBX hanno segnato un notevole miglioramento rispetto ai sistemi di scambio manuale controllati da operatori umani: i sistemi infilzati da Tomest Ernestine. Ancora oggi, i PBX non sono tutti male. Sono parzialmente automatizzati e presentano robuste interconnessioni che eliminano la necessità di commutazione manuale delle linee e riducono i carichi sulle apparecchiature centrali di cambio. Su una base per chiamata, sono molto più economici dei sistemi che hanno sostituito. E i più moderni sistemi PBX utilizzano reti VoIP localizzate, costruite attorno all'hardware on-premise, che migliorano le loro capacità per utenti esperti di digitalizzazione.
Tuttavia, i PBX on-premise - anche i sistemi abilitati VoIP - semplicemente non sono abbastanza flessibili per far fronte alle esigenze di un'economia globalizzata e interconnessa che dipende sempre più dalla rapida consegna di enormi flussi di dati da e verso qualsiasi parte del pianeta. Di conseguenza, i PBX on-premise vengono costantemente sostituiti da sistemi VoIP flessibili, compatibili con i dispositivi mobili e basati sul cloud che si basano sul modello PBX di base, senza hardware on-site costoso e talvolta goffo.
Questi nuovi sistemi sono alternativamente noti come PBX virtuali, PBX cloud o PBX ospitati. Esse si riferiscono al modello SaaS (software-as-a-service), che fornisce la gran parte o la totalità delle funzionalità dei sistemi on-premise attraverso un sistema disperso, basato su cloud, per il quale gli utenti pagano le quote di abbonamento in corso. La più grande differenza tra PBX virtuali e moderni sistemi on-premise è la quantità di hardware e di competenze tecniche associate necessarie per essere fisicamente presenti nello spazio ufficio del cliente. Poiché non richiedono molta gestione hardware o tecnica sul posto, il costo iniziale dei PBX virtuali è quasi sempre inferiore rispetto ai sistemi on-premise.
Ecco uno sguardo ravvicinato agli aspetti negativi e negativi dei sistemi telefonici basati su cloud.
I sistemi telefonici basati su cloud richiedono poco o nessun hardware speciale. Sono in genere compatibili con dispositivi fissi e cellulari, inclusi telefoni da ufficio, fax e smartphone, compresi gli smartphone BYOD (dispositivi personali di proprietà utilizzati per attività personali e professionali).
Naturalmente, senza costosi requisiti hardware, i sistemi telefonici basati su cloud sono relativamente economici da implementare. I clienti pagano semplicemente le quote di abbonamento in corso e tutti i costi associati ai minuti di chiamata, ai numeri verdi, ai numeri vanity e ad altri servizi aggiuntivi. La mancanza di hardware su misura dei sistemi basati su cloud aumenta anche la velocità di turn-up: i nuovi clienti non devono attendere l'arrivo dell'hardware dopo l'ordinazione, né il personale IT interno oi dipendenti del produttore del PBX per installare e configurare il sistema. I PBX virtuali sono più o meno plug-and-play, anche se c'è, ovviamente, una breve curva di apprendimento, come nel caso di qualsiasi nuovo sistema software, indipendentemente dalla facilità d'uso.
La maggior parte dei PBX basati su cloud seguono un modello di sottoscrizione. I clienti generalmente pagano una tariffa mensile fissa per utente, che varia in base al pacchetto e al fornitore (da $ 25 a $ 45 al mese, per utente, è tipica per i sistemi full-service). La quota di iscrizione include una serie di funzioni utili, tra cui code di chiamate e parcheggio, linee condivise, funzionalità di interfono, trasferimento di chiamata, funzionalità di collaborazione e riunione online, fax Internet e altro. Comprende anche supporto tecnico, manutenzione del sistema e altri lavori relativi alle infrastrutture che gli utenti PBX locali devono normalmente procurarsi e pagare autonomamente.
Il risultato: una fattura semplice, facile da capire, senza costi nascosti.
In un ambiente aziendale in cui molti (se non la maggior parte) impiegati utilizzano dispositivi personali per condurre attività aziendali, uno dei principali punti di forza dei sistemi PBX virtuali è la loro compatibilità mobile. I migliori sistemi PBX virtuali integrano perfettamente i dispositivi mobili dei dipendenti senza richiedere loro di cambiare il proprio numero o rinunciare all'uso personale. Molti hanno app mobili che consentono l'accesso alla maggior parte o a tutte le funzionalità del PBX in movimento. Alcuni dispongono di speciali funzionalità interne di messaggistica di testo (business SMS) e di paging.
La sicurezza fisica è una preoccupazione importante per qualsiasi sistema hardware aziendale. Anche se in modo rassicurante in prossimità delle persone che li usano, i sistemi PBX on-premise sono in realtà abbastanza vulnerabili fisicamente. Un'interruzione di rete localizzata, un disastro naturale, un incendio o una rapina possono mettere fuori uso un intero PBX locale in un colpo solo. Anche quando tali incidenti non causano danni duraturi, essi mandano all'aria le operazioni commerciali e seminano il caos.
I PBX virtuali hanno più livelli di sicurezza fisica, dai sistemi di protezione antincendio e ridondanti, al controllo degli accessi biometrici e al monitoraggio visivo 24/7. I più grandi provider di servizi PBX basati su cloud hanno in genere più data center che si supportano a vicenda: nell'improbabile eventualità che uno venga messo fuori uso, il servizio continua senza interruzioni.
La sicurezza dei dati è un altro enorme rischio aziendale. Su questa misura, i sistemi telefonici basati su cloud sono chiaramente superiori. I sistemi on-premise pronti all'uso sono validi solo quanto i team IT che li supportano. Le aziende che utilizzano sistemi on-premise hanno avuto migliori professionisti IT di talento in grado di costruire e mantenere un'adeguata difesa della sicurezza informatica. I provider basati su cloud gestiscono autonomamente la sicurezza dei dati, utilizzando la crittografia all'avanguardia per mantenere i dati e le comunicazioni aziendali sensibili dalle mani di hacker e ficcanaso.
Senza l'hardware on-site esoterico e il complicato software di supporto, i sistemi telefonici basati su cloud sono molto più facili da amministrare rispetto alle controparti locali. La risoluzione dei problemi, le patch e gli aggiornamenti sono gestiti in remoto dal personale del provider del PBX virtuale. Di fatto, la maggior parte dei sistemi basati su cloud si vantano che i dipendenti IT di livello base senza conoscenze di sistema specializzate - o anche impiegati non tecnici, come i responsabili di uffici - possono gestire e mantenere in modo appropriato i propri PBX virtuali.
Per le aziende più piccole con un limitato supporto IT interno, questa facilità di amministrazione elimina la necessità di assumere costosi specialisti o di estendere il lavoro a fornitori di qualità e costo sconosciuti. Inoltre, per le aziende di qualsiasi dimensione, i PBX virtuali di facile utilizzo liberano preziose risorse IT che possono essere meglio utilizzate altrove.
Dal momento che si integrano perfettamente con le reti mobili, i sistemi telefonici basati su cloud offrono accesso istantaneo a dipendenti remoti e appaltatori indipendenti, indipendentemente dal fatto che si trovino nella contea successiva o a metà del mondo. Questo è un enorme vantaggio per le aziende più piccole con forze di lavoro disperse, in quanto trasmette agli estranei l'impressione di una forza lavoro interna di grandi dimensioni e coesa - contabilità in fondo alla sala dalle vendite, e così via. Clienti, potenziali clienti e venditori che chiamano nelle linee principali di tali società non devono mai sapere di essere trasferiti a qualcuno a centinaia o migliaia di chilometri di distanza.
La tua azienda sta espandendo, ridimensionando o semplicemente spostandosi in nuovi siti? Senza l'hardware specifico del sistema da installare, i sistemi telefonici basati su cloud sono altamente portatili. Inoltre, poiché sono completamente compatibili con i dispositivi mobili, il passaggio all'euro è senza interruzioni: non vi è alcuna interruzione del servizio o dell'accessibilità quando si presentano in nuove posizioni, dal momento che gli utenti possono continuare a comunicare sui propri dispositivi mobili.
Al contrario, i cambi PBX on-premise causano inevitabilmente dei tempi di inattività . A seconda di quando si verificano i tempi di inattività , può avere impatti negativi sull'attività .
Uno degli argomenti più forti a favore dei sistemi PBX on-premise è il loro potenziale per ridurre i costi di comunicazione in corso. A seconda delle dimensioni, dell'utilizzo, delle attrezzature e di altri fattori, le organizzazioni possono pagare meno a casa e mantenere i propri sistemi PBX a lungo termine, in relazione ai costi di abbonamento virtuale PBX in corso.
Tuttavia, è probabile che questo sia il caso per le organizzazioni che non si aspettano di spostare i propri uffici in tempi brevi, poiché i costi associati all'installazione di sistemi PBX fissi in nuovi uffici possono essere significativi. Le aziende che si aspettano che le loro comunicazioni cambino significativamente nel tempo dovrebbero anche riflettere due volte sull'investimento in sistemi PBX on-premise, poiché i costi (manodopera e attrezzature) associati all'aggiunta dell'hardware di espansione possono rapidamente degenerare.
Alcuni sistemi basati su cloud si basano esclusivamente sulle connessioni Internet locali (linea) e wireless. La qualità della chiamata dipende quindi in modo determinante dalla qualità della connessione.
Quando la connessione è scarsa o chiazzata, può essere difficile o impossibile portare avanti una conversazione vocale, per non parlare di condurre una riunione video o trasferire grandi quantità di dati via fax Internet (senza carta). E, se la connessione si interrompe del tutto, le stazioni telefoniche non connesse alle reti cellulari (ad esempio, i telefoni fissi del desktop) vengono temporaneamente rese inutilizzabili. Ciò è meno preoccupante per le aziende che gestiscono la maggior parte delle loro comunicazioni su dispositivi mobili, ma che vale comunque la pena tenere a mente.
Sebbene alcuni sistemi basati su cloud offrano piani di chiamata illimitati, altri applicano una tariffa fissa per un determinato numero di minuti (ad esempio, 1.000 minuti per utente, al mese) e fatturano il resto a tariffe fisse o variabili al minuto. I piani tariffari limitati sono più comuni a prezzi più bassi, pertanto le aziende che optano per piani apparentemente attenti al budget sono quelli con maggiori probabilità di subire uno shock da sticker dopo aver ricevuto le prime fatture.
Le tariffe di utilizzo sono inoltre problematiche per le società globali che hanno clienti o membri del team all'estero, ad esempio le imprese che accoppiano clienti con account, vendite ed executive con team di sviluppo o produzione back-end basati su mercati del lavoro più economici. Come minimo, i responsabili delle decisioni devono svuotare accuratamente i loro budget di comunicazione e i tassi di utilizzo previsti per determinare se un piano PBX virtuale illimitato ha senso e scegliere il proprio fornitore di conseguenza.
Alcuni fornitori di sistemi telefonici basati su cloud richiedono periodi di blocco per i nuovi clienti, simili ai contratti di telefonia cellulare. Altri offrono semplicemente sconti per pagamenti collettivi a più lungo termine, ad esempio una riduzione del 20% del prezzo degli abbonamenti pagati con un anno di anticipo. In entrambi i casi, c'è un obbligo o un incentivo esplicito a rimanere fedeli. Ciò aumenta il rischio per i clienti di rimanere bloccati con un servizio sub-par su strada.
Detto questo, è molto più facile cambiare i fornitori di sistemi telefonici basati su cloud dopo la scadenza di un periodo di abbonamento con pagamento anticipato o anticipato piuttosto che cambiare fornitore on-premise, il che richiede la cancellazione di migliaia di dollari in attrezzature, in attesa dell'arrivo di nuovo hardware e riqualificazione dello staff attorno a una nuova architettura di comunicazione.
Passare a un sistema telefonico basato su cloud non è una proposta difficile. Se hai mai installato (o sei stato coinvolto nell'installazione di) un PBX on-premise, rimarrai stupito di come un PBX virtuale ben oliato si presenti senza problemi.
Detto questo, ci sono molti PBX virtuali in competizione là fuori. Poiché la tua azienda non può prosperare senza un sistema di comunicazione robusto e flessibile, è fondamentale valutare i meriti relativi di quante più opzioni possibili e determinare quale fornitore si adatta meglio alle tue esigenze.
Filtra le tue scelte attraverso queste domande e considerazioni, insieme a tutte le altre che potrebbero applicarsi in modo più ristretto alla tua specifica situazione aziendale:
Come notato, ci sono molti fornitori di PBX virtuali tra cui scegliere. Non tutti sono creati uguali.
RingCentral, uno dei più importanti e apprezzati operatori basati su cloud negli Stati Uniti oggi, affronta queste considerazioni, e poi alcune. Come altri sistemi basati su cloud, RingCentral è una soluzione chiavi in ​​mano che non richiede hardware goffo o competenza tecnica in sede. È facile da implementare e gestire e offre una serie di vantaggi che molti dei suoi concorrenti non possono eguagliare.
Le procedure e i vantaggi descritti di seguito sono specifici per RingCentral, ma anche approssimativamente paragonabili ad altri provider di PBX virtuali di fascia alta. Se si decide che un'altra opzione è migliore per le esigenze della propria azienda, è comunque possibile utilizzare quanto segue come guida approssimativa.
Per iniziare con RingCentral, devi semplicemente installare la sua app mobile su tutti gli smartphone che intendi trasferire sul sistema. Quindi, collega i telefoni desktop abilitati IP ei computer desktop alla connessione Internet dell'ufficio.
Durante tutto il processo, sei associato a uno specialista dell'implementazione RingCentral, che ti guida attraverso conteggi degli utenti previsti, requisiti hardware, requisiti di linea (locale, numero verde, vanità ), trasferimento di numeri esistenti e altre considerazioni importanti. Il tuo specialista può aiutarti con le basi del sistema, oppure puoi utilizzare una procedura guidata online user-friendly per imparare le corde - incluso come aggiungere nuovi utenti, telefoni e gruppi di telefoni (reparti).
Il tuo amministratore - te stesso, un dipendente IT o chiunque altro di cui ti fidi a supervisionare il sistema - può gestire l'intero sistema, attraverso tutti i dispositivi e le sedi degli uffici, direttamente da un'app desktop o un'app mobile di RingCentral. La maggior parte (se non tutte) le attività di gestione sono abbastanza semplici da essere gestite al di fuori del framework di ticketing IT dell'azienda, quindi l'attività quotidiana di gestione dei telefoni aziendali non interferisce, o addirittura si interseca, nella maggior parte dei casi, con le operazioni IT. Inoltre, molte modifiche e attività di gestione specifiche per dispositivo e utente possono essere gestite a livello di utente, con o senza la conoscenza o l'autorizzazione dell'amministratore.
1. Chiamata domestica illimitata con tutti i piani
Tutti i piani di RingCentral sono disponibili con chiamate nazionali illimitate (statunitensi e canadesi), quindi non devi preoccuparti di accumulare banconote sconvenienti per le normali chiamate di lavoro nazionali. Le tariffe al minuto per le chiamate internazionali variano in base al Paese, al tipo di chiamata (fisso o mobile) e al codice di zona o città , ma partono da meno di $ 0, 04.
2. Opzione di noleggio del telefono
RingCentral ha un'opzione di noleggio del telefono per le aziende con esigenze di rete fissa variabile. Questo è un buon vantaggio per le aziende stagionali che assumono nuove vendite o collaboratori per un paio di settimane o mesi all'anno - e una buona alternativa al pagamento di centinaia o migliaia di dollari in anticipo per decine di telefoni, solo per tenerli in deposito per mesi e mesi.
3. Gestione delle chiamate uniforme e standardizzata e amministrazione del sistema telefonico su tutti i dispositivi
Le funzionalità di gestione delle chiamate di RingCentral includono regole di risposta personalizzabili, inoltro chiamate, screening chiamate, registri delle chiamate registrati, presenza, interfono e cercapersone, conferenze e altro ancora. Inoltre, sono inclusi in tutti i piani a costo zero, il che significa che le piccole imprese che operano con un budget ridotto ottengono le stesse capacità di gestione delle chiamate dei ragazzi più grandi.
4. Robusta capacità di collaborazione e conferenza
Oltre alle funzionalità di collaborazione della vecchia scuola come le chiamate in conferenza, RingCentral dispone di strumenti di collaborazione straordinari: Glip, uno strumento di produttività con funzionalità di chat in tempo reale; multi-point desktop e mobile conference; e strumenti per riunioni mobili, tra cui condivisione dello schermo e altre utili funzioni. In effetti, RingCentral sostiene plausibilmente che i suoi strumenti di conferenza e collaborazione, oltre a solide integrazioni con il cloud storage e il software di condivisione file, eliminano la necessità di telepresenza autonoma o di sistemi di riunione virtuali.
Per le imprese a corto di liquidità che preferiscono pagare il minor numero possibile di servizi cloud, questo è un valore aggiunto importante. Molti fornitori di PBX virtuali non offrono lo stesso livello di servizio collaborativo.
5. Implementazione e supporto basati negli Stati Uniti
Lo staff di supporto di RingCentral è basato negli Stati Uniti, il che significa che comprende come gli affari vengono fatti negli Stati Uniti, è reattivo alle tue esigenze e ha le sue persone migliori sul posto di lavoro quando sei tu.
6. Integrazioni potenti
RingCentral si integra con una dozzina di piattaforme SaaS, da suite di archiviazione file sicure a piattaforme di gestione dei processi aziendali:
Con queste integrazioni, RingCentral è più di un sistema di gestione delle chiamate: è un prezioso motore di produttività aziendale.
7. Piani ricchi di funzionalità a costi competitivi
RingCentral non è il sistema telefonico basato su cloud più economico in circolazione. Alcuni dei suoi concorrenti meno capaci sono in grado di caricare meno perché offrono meno: meno integrazioni, meno generose indennità per le chiamate e supporto limitato.
Ma, date le sue impressionanti capacità , RingCentral è decisamente competitiva sul costo. Il piano standard di base inizia a $ 24, 99 al mese, per utente, dopo una prova gratuita di 30 giorni. Il Piano Premium, che dispone di più minuti di chiamate e assegni collaborativi più generosi, oltre a una serie di funzionalità (incluse alcune integrazioni) non disponibili con Standard, è di $ 34, 99 al mese, per utente. E il generoso Enterprise Plan, realizzato per le grandi aziende, costa $ 44, 99 al mese per utente.
Questi prezzi sono in linea o addirittura inferiori rispetto ai fornitori di PBX virtuali full service. Ma, ancora, ogni azienda è diversa. Prima di salire a bordo con RingCentral o qualsiasi altro sistema telefonico basato su cloud, assicurati che le loro offerte e i prezzi siano in linea con le tue esigenze.
Un amico che lavora nel settore IT mi ha fatto notare che, in un futuro non troppo lontano, guarderemo indietro e chiediamo: "Come mai la gente è riuscita a cavarsela senza smartphone attaccati ai loro corpi?" Sto parafrasando, ma il punto Era chiaro: la tecnologia delle comunicazioni sta cambiando rapidamente, e in modi a volte imprevedibili. Perché dobbiamo estrarre i nostri telefoni dalle nostre tasche e sbloccare i loro schermi per effettuare chiamate o connettersi a Internet, quando sarebbe molto più facile semplicemente sfiorarci i polsi, far roteare le dita o gettare gli occhi? Alla fine, potremmo andare tutti in giro con dispositivi di comunicazione bio-sicuri incorporati nella nostra testa o negli arti - perché no?
Nel breve termine, una dinamica simile (anche se meno drammatica) si sta diffondendo nelle comunicazioni aziendali. I sistemi telefonici basati su cloud non sono ancora al momento i paletti per le piccole, medie o addirittura le imprese su scala aziendale. Tuttavia, con il passare del tempo e il caso di soluzioni di telecomunicazione business agili diventano ancora più forti, le aziende che continuano ad aggrapparsi ai sistemi legacy saranno sempre più considerate come delle curiosità .
Conclusione: a meno che non si disponga delle risorse e della disciplina personale per vivere veramente fuori dalla rete, è difficile resistere (o persino fare un caso convincente) a una tecnologia superiore che accresca l'efficienza e la produttività . Certamente non quando si ha la responsabilità di agire correttamente da dipendenti, clienti e azionisti.
Utilizzi un sistema telefonico basato su cloud per la tua azienda? Se no, stai considerando un passaggio in qualunque momento presto?
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