Cos'è un conto di spesa flessibile (FSA) - Regole e spese ammissibili

"Rifugio fiscale", una descrizione gergale di un account e un metodo per ritardare o eliminare legalmente le tasse governative, è una parolaccia per coloro che dimenticano che i trattamenti fiscali favorevoli sono legiferati per incoraggiare comportamenti o azioni specifici a beneficio della comunità nel suo insieme. Mentre molti di questi programmi - come quelli implementati per incoraggiare la trivellazione petrolifera - sono al di là dell'uso dell'americano medio, l'uso di un conto di spesa flessibile per ridurre le tasse a livello federale e statale è un'opzione per molti.

I conti flessibili di spesa (FSA), noti anche come "mensa" o piani della sezione 125, sono stati inizialmente istituiti nel 1978 e sono stati modificati più volte negli anni successivi. Si stima che 33 milioni di lavoratori utilizzino gli FSA sanitari per coprire le spese mediche tascabili come le casse di assicurazione sanitaria e le franchigie.

Le disposizioni consentono ai datori di lavoro di istituire piani di benefit con agevolazioni fiscali per rimborsare i dipendenti per spese mediche qualificate o per le spese di assistenza. L'intento delle disposizioni è quello di consentire all'impiego da parte dei dipendenti di dollari al lordo delle imposte di pagare costi personali o familiari che vanno dalle cure mediche e dentistiche, all'assicurazione di gruppo a vita e all'assistenza di base. Alcune società hanno anche stabilito piani FSA approvati sotto un'altra sezione dell'IRS (26 USC § 132) per coprire le spese di viaggio o di viaggio dei dipendenti per andare e tornare dal lavoro.

Come funzionano gli account di spesa flessibili

I datori di lavoro di solito stabiliscono FSA in base agli accordi di riduzione salariale tra il dipendente e la società, in base al quale il dipendente riduce il salario o accetta di rinunciare a un futuro aumento di retribuzione in cambio del pagamento da parte del datore di lavoro di determinati costi a beneficio del dipendente. La riduzione concordata, che riduce il reddito lordo sulla busta paga del dipendente, non è considerata una retribuzione per le imposte sul reddito federale o statale e non è soggetta a FICA o FUTA (tassa federale di disoccupazione).

In effetti, un contributo a un FSA riduce il reddito dell'importo del contributo e, di conseguenza, l'ammontare delle imposte dovute sul reddito. Mentre il tuo reddito imponibile diminuisce in base all'importo del contributo, il tuo reddito spendibile non viene modificato. Tuttavia, è necessario spendere tutti i soldi nel conto, dal momento che tutti i fondi rimanenti vengono persi. Se l'aliquota dell'imposta annuale è del 30% (imposta federale e statale combinata), l'iscrizione a un FSA ti farà risparmiare $ 30 per ogni $ 100 che inserirai nel conto.

Iscrizione

I dipendenti possono generalmente iscriversi al piano FSA della propria azienda quando iniziano il lavoro o durante un periodo di iscrizione aperto specificato dal datore di lavoro, generalmente alla fine dell'anno. Non è consentito apportare modifiche nella scelta di quanto mettere da parte se non si ha un cambiamento nel proprio stato finanziario personale, come una nuova nascita in famiglia, morte, adozione, matrimonio, divorzio o cambiamento nella copertura assicurativa . Per questo motivo, è importante che tu abbia il tempo di analizzare la tua situazione personale e prendere le migliori decisioni in merito al tuo probabile reddito futuro, alle spese di soggiorno previste, allo stato di salute e alla situazione familiare.

Utilizzo dei fondi

A differenza dei conti di risparmio sanitario (HSA), che sono stati creati nel 2003, i fondi non spesi in una FSA non si trasferiscono all'anno successivo se non vengono spesi. Tutti i fondi della FSA alla fine dell'anno vengono persi. Questa disposizione è nota come regola "usalo o perdilo". Mentre alcune aziende hanno aggiunto un periodo di grazia di due mesi e mezzo all'anno successivo per le spese successive, l'obbligo di spendere tutto il saldo del fondo in un singolo periodo di tempo limitato ha limitato la popolarità della FSA, in quanto è difficile per la maggior parte delle persone per proiettare accuratamente le spese dell'anno in corso.

L'85% delle grandi aziende offre un FSA sanitario. Tuttavia, secondo uno studio del Congressional Research Service del 10 maggio 2011, solo il 22% dei partecipanti idonei si è effettivamente iscritto, apportando un contributo medio inferiore a $ 1.500 all'anno - ben al di sotto del limite medio di contribuzione massima di $ 5.000. Nel tentativo di incoraggiare una maggiore partecipazione, l'IRS sollecita commenti su se modificare la regola "usalo o perdilo" in modo che i fondi non utilizzati possano essere trasferiti e accumulati di anno in anno, in modo simile a un HSA. Si spera che una modifica per consentire i rollover e gli accumuli in una FSA avverrà all'inizio del 2013.

Fino a quando non saranno disponibili i rollover, tutti i fondi perduti che rimangono nel conto verranno restituiti al datore di lavoro, poiché sono tecnicamente considerati comunque patrimonio del datore di lavoro. La maggior parte dei datori di lavoro utilizza i fondi restituiti per sostenere i costi di amministrazione della FSA, sebbene i regolamenti IRS consentano ai datori di lavoro di utilizzare i fondi anche per:

È necessario leggere i dettagli della descrizione e dell'amministrazione dell'account per determinare in che modo il datore di lavoro gestisce i fondi persi nel piano della propria azienda.

Requisiti per impostare un FSA

Solo il tuo datore di lavoro può istituire e amministrare una FSA con il codice IRS soggetto a regole dettagliate. Le linee guida coprono i requisiti per i documenti legali, compresa la descrizione del piano, i benefici per i partecipanti, l'ammissibilità e la non discriminazione e la gestione del piano una volta stabilito. I datori di lavoro hanno una responsabilità fiduciaria e legale di fornire fondi ai dipendenti iscritti quando vengono chiamati; il mancato conferimento di tali fondi potrebbe comportare gravi punizioni civili, e forse criminali.

L'amministrazione di una FSA è complessa e gli errori, le omissioni o la non conformità con le regole possono essere costose. Le norme relative alla riservatezza delle cartelle cliniche (dettagliate dalla norma sulla privacy HIPAA) riguardano gli FSA sanitari e complicano l'amministrazione, intensificando l'uso di robusti sistemi software e di ampie protezioni di sicurezza. Di conseguenza, la maggior parte dei datori di lavoro esternalizza la costituzione, il marketing, la comunicazione del piano, i documenti richiesti e l'amministrazione a parti terze indipendenti.

Tipi di conti FSA

Le FSA possono essere istituite per coprire le spese di assistenza all'infanzia (dipendenti) o le spese sanitarie. Se il tuo datore di lavoro offre un programma che include entrambe le FSA, puoi iscriverti a una o entrambe le FSA attraverso iscrizioni separate e identificare riduzioni del compenso per ciascuna di esse.

I due tipi sono simili in qualche modo, ma differiscono per lo scopo, l'ammontare del contributo concesso ogni anno e le spese qualificate:

Assistenza sanitaria FSA

• Scopo : l'account è limitato al pagamento delle spese mediche e sanitarie non pagate dall'assicurazione, solitamente franchigie, co-pagamenti e coassicurazione per il piano sanitario fornito dal datore di lavoro. In generale, è consentita qualsiasi spesa medica che può essere detratta dal reddito lordo per le tasse.
• Limite di contribuzione annuale : prima del passaggio della legge sulla protezione del paziente e della cura accessibile (APA), non esisteva un limite legale all'importo dei fondi che un datore di lavoro poteva contribuire a una FSA. I datori di lavoro che stabiliscono i conti, tuttavia, possono limitare i contributi dei dipendenti in un singolo anno; pochi piani consentono più di un contributo annuale di $ 5000. L'APA limita i contributi annuali a $ 2, 500 per dipendente (gli importi massimi futuri saranno indicizzati all'inflazione) a partire dal 2013.
• Disponibilità immediata del fondo : l'importo totale che accetti di contribuire alla FSA nel prossimo anno è a tua disposizione il primo giorno dell'anno. In altre parole, se accetti di ridurre il tuo reddito di $ 2, 400 nel prossimo anno per partecipare al conto, il primo di $ 2.400 sarà a tua disposizione per spese qualificate, anche se la tua retribuzione sarà ridotta di $ 200 in ciascuno dei seguenti 12 mesi all'anno. Questo aspetto della FSA è un rischio assunto dal datore di lavoro in quanto non si può rimanere con la società per 12 mesi di detrazioni. Qualsiasi somma pagata oltre i tuoi contributi effettivi sarà a carico del datore di lavoro. Questo è uno dei motivi per cui i datori di lavoro più piccoli o le aziende con alti tassi di turnover sono riluttanti ad offrire agli FSA sanitari.
• Spese ammissibili : i piani sono destinati a coprire in generale le spese mediche, dentistiche, di visione e di farmacia. Nel 2011, la legge è stata modificata per limitare quest'ultima a quei farmaci che richiedono la prescrizione di un medico; non include farmaci da banco. Fortunatamente, ci sono una vasta gamma di trattamenti e attrezzature che si qualificano se necessari dal punto di vista medico. La Pubblicazione IRS 502 contiene un elenco dettagliato delle spese ammissibili e non ammissibili, oltre a una spiegazione di ciò che è ritenuto "medicalmente necessario" e dei documenti richiesti per dimostrare tale stato.
• Amministrazione : molti datori di lavoro rilasciano carte di debito ai dipendenti con piani FSA per il pagamento di tutte le spese ammissibili. Alcuni richiedono anche che i dipendenti che usano le carte forniscano ricevute dettagliate per il piano di verifica dell'ammissibilità. Fortunatamente, il metodo di pagamento e i requisiti contabili non sono complicati per la maggior parte dei partecipanti all'FSA e non dovrebbero essere determinanti nella decisione di partecipare o meno al piano.
• Coordinamento con un conto di risparmio sanitario : in generale, non è possibile partecipare sia a un FSA sanitario che a un conto di risparmio sanitario (HSA). Tuttavia, ci sono eccezioni e regole specifiche applicabili che potrebbero influire su di te. Ad esempio, la FSA o l'HSA potrebbero essere limitati solo a servizi di visione, odontoiatrici e / o di prevenzione, eliminando la possibilità di una "doppia immersione". È necessario parlare con il dipartimento risorse umane della vostra azienda e il vostro commercialista per essere sicuri che navighi in sicurezza le regole che regolano entrambi i tipi di account.

Cura dipendente FSA

• Scopo : le spese in questo tipo di FSA sono limitate alle spese di custodia deducibili dalle tasse sostenute per la cura dei figli a carico o di un anziano che vive con te ed è richiesto come "dipendente" dalla dichiarazione dei redditi personale. Questo include bambini di età inferiore ai 13 anni, nonché bambini o adulti che sono fisicamente o mentalmente incapaci di prendersi cura di se stessi.
• Limite di contribuzione annuale: il contributo annuale è limitato a $ 5, 000 all'anno per nucleo familiare, indipendentemente dal numero di persone a carico coperte. L'importo pagato dal tuo datore di lavoro per tuo conto non si limita alle tue retribuzioni detratte, ma qualsiasi importo pagato dal tuo datore di lavoro eccedente i $ 5.000 sarà attribuito come reddito alla fine dell'anno e soggetto a tasse. Ad esempio, il tuo datore di lavoro potrebbe accettare di pagare $ 1.000 mensilmente per la cura dei figli, anche se l'importo che può essere escluso dal reddito lordo ai fini fiscali è limitato a $ 5.000 all'anno (o $ 2.500 per i dipendenti sposati che presentano rendimenti separati). Di conseguenza, l'eccedenza di $ 7.000 che rappresenta la differenza tra i $ 12.000 pagati dal datore di lavoro e l'esclusione massima di $ 5.000 sarà indicata come reddito per le imposte, FICA e FUTA. Se sposati, entrambi i coniugi devono lavorare per utilizzare una FSA dipendente (a meno che il coniuge non coniugato sia disabile o uno studente a tempo pieno).
• Disponibilità del fondo limitata : a differenza della FSA sanitaria, la FSA dipendente non è "prefinanziata". Il tuo datore di lavoro paga solo i fondi in quanto verrebbero raccolti dal tuo stipendio se non avessi fatto le elezioni. Ad esempio, se hai accettato di ridurre il tuo reddito di $ 400 al mese, l'FSA dipendente fornirebbe un rimborso di $ 400 di costi ammissibili ogni mese, anche se le spese effettive fossero maggiori.
• Spese ammissibili : lo scopo della FSA è generalmente quello di coprire le spese sostenute per continuare a lavorare - non le spese, non importa quanto benefiche, degne o giustificabili per la persona dipendente. Ad esempio, i costi di una babysitter nella tua casa o nella casa di qualcun altro mentre stai lavorando sono ammissibili; i costi di una babysitter in qualsiasi altro momento per qualsiasi altro scopo non lo sono. Il salario di una governante non è ammissibile; la parte della retribuzione di una governante per il tempo a cui lui o lei si prende cura di un dipendente è ammissibile. Il costo di una scuola materna è una spesa approvata, mentre la scuola materna non lo è. Pubblicazione IRS 503 dettagli e spiega le spese approvate e non approvate.
• Amministrazione : la maggior parte degli assistenti sanitari dipendenti dalla FSA funzionano come conti di rimborso, a differenza degli FSA sanitari, che spesso effettuano pagamenti direttamente ai fornitori. Ogni amministrazione del piano è diversa e può richiedere moduli di rimborso e ricevute diversi. Se stai pensando di iscriverti a un account di spesa flessibile dipendente, contatta il dipartimento delle risorse umane e / o l'amministratore dell'account per assicurarti di aver compreso e rispettare i requisiti del piano per il rimborso.
• Coordinamento con crediti fiscali federali e statali : in base alla normativa fiscale vigente, vi sono numerosi crediti d'imposta sul reddito che sono disponibili per aiutare a pagare le spese di un bambino o di una persona anziana che è richiesta come dipendente. Il credito d'imposta per figli e dipendenti fornisce crediti fiscali federali massimi fino a $ 2, 100 per famiglie a determinate condizioni, mentre il credito d'imposta per figli fornisce fino a un credito di $ 1.000 per ogni bambino in base al reddito. È possibile usufruire di entrambi i crediti e utilizzare una FSA dipendente. Tuttavia, potresti voler consultare un commercialista o un CPA per evitare di commettere un errore nel reclamare uno di loro e incorrere in eventuali sanzioni.

Maggiore è il tuo reddito, maggiore è il beneficio che puoi ricevere coordinando l'uso dei vari crediti ed esclusioni disponibili. Non è una questione di entrambi, ma come massimizzare i benefici di ciascuno a tuo favore.

FSA o HSA?

All'aumentare delle spese sanitarie, i programmi per assistere gli americani pagano tali spese sono in costante cambiamento, così come lo sono le strategie disponibili per massimizzare il vostro beneficio. Sebbene le seguenti condizioni possano guidarti generalmente a prendere una decisione sull'opportunità di implementare o cambiare da un piano a un altro, non c'è alcun sostituto per una buona consulenza finanziaria personale da parte di un professionista qualificato o di un consulente assicurativo.

1. Se il tuo datore di lavoro non offre una FSA, la tua unica opzione è l'HSA, in cui non è richiesta la partecipazione del datore di lavoro.
2. Se hai più di 65 anni, non puoi detrarre i premi dell'assicurazione sanitaria in un HSA. Tuttavia, è possibile detrarli in un FSA.
3. Se non hai un'assicurazione sanitaria (una condizione che ti consiglio urgentemente di modificare), puoi comunque partecipare a una FSA. Una condizione per stabilire una HSA è l'acquisto di un'assicurazione sanitaria altamente deducibile.
4. Se avete difficoltà a progettare le spese sanitarie per l'anno prossimo, la disposizione "usalo o perdilo" che attualmente interessa la FSA è una considerazione importante. Un conto di risparmio sanitario ti consente di recuperare i fondi non spesi durante un anno al successivo, accumulando così un saldo che può essere utilizzato negli anni successivi.
5. Se desideri indirizzare l'investimento del tuo contributo o ottenere un rendimento su di esso, devi utilizzare un HSA. I guadagni sui saldi dei singoli fondi non sono consentiti nella FSA.

Parola finale

Riguardo al caso del 1935 di Gregory v. Helvering, il Judge Learned Hand della Corte d'Appello degli Stati Uniti ha notoriamente scritto: "Più e più volte, i tribunali hanno affermato che non c'è nulla di sinistro nell'organizzare gli affari in modo da mantenere le tasse più basse possibile. Tutti lo fanno, ricchi e poveri allo stesso modo e tutti fanno bene, perché nessuno deve il dovere pubblico di pagare più di quanto richiesto dalla legge ".

È difficile immaginare una strategia che consenta di massimizzare il proprio potere di spesa a vantaggio di sé e della famiglia rispetto a un conto di spesa flessibile. Se il tuo datore di lavoro offre attualmente un FSA sanitario o un FSA di benefit, assicurati di indagare e prendere in considerazione l'iscrizione durante il periodo di iscrizione.

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