it.lutums.net / 5 Passi per la risoluzione dei problemi - Processo e strategie per il successo

5 Passi per la risoluzione dei problemi - Processo e strategie per il successo


Gli umani moderni sono i più grandi risolutori di problemi che il mondo abbia mai visto. Mentre i nostri predecessori sviluppavano strumenti primitivi per vivere meglio nei loro ambienti, gli esseri umani sono i primi a sviluppare l'acuità mentale necessaria per trasformare il loro spazio vitale. Di conseguenza, prosperiamo in tutto il mondo, alterando terre ostili e aride del deserto e climi congelati in habitat ospitali con popolazioni in crescita.

Naturalmente, le capacità di problem-solving variano considerevolmente da individuo a individuo - alcuni di noi eccellono nel risolvere dilemmi generali, mentre altri sono più abili nel prendere decisioni basilari di ogni giorno. I ricercatori del Centro per la ricerca sull'apprendimento e l'insegnamento presso l'Università del Michigan ritengono che la difficoltà a risolvere i problemi tende a derivare dalle seguenti due questioni:

  1. Inaccuratezza nella lettura . L'interpretazione scorretta di un problema può derivare dal percepirlo senza concentrarsi sul suo significato. Può anche derivare dalla lettura di parole non familiari, trascurando fatti importanti e iniziando ad affrontarli prematuramente. In poche parole, molte persone hanno difficoltà a formulare un problema con precisione all'inizio e conseguentemente a sviluppare soluzioni inadeguate o errate.
  2. Inaccuratezza nel pensare . Antichi Greci chiamavano la capacità di ragionare correttamente la "logica". Oggi, a volte ci riferiamo a questa capacità come al "pragmatismo" - un sistema di pensiero per determinare il significato, la verità o il valore. Scarse decisioni derivano da una mancanza di chiarezza in modo che le informazioni irrilevanti siano prese in considerazione nel processo di risoluzione dei problemi. A volte perseguiamo soluzioni che non raggiungono gli obiettivi prefissati o non riusciamo a suddividere problemi complessi in parti comprensibili quando i vincoli temporali ci costringono a prendere decisioni premature.

Ognuno di noi prende decisioni ogni giorno che influenzano la nostra felicità, le carriere e la soddisfazione della vita. Imparando e mettendo in pratica le abilità dei risolutori di problemi comprovati e seguendo i passi necessari, puoi aumentare la tua autostima, ridurre i conflitti interpersonali e ridurre lo stress generale.

1. Definire un problema

La piena comprensione di un problema prima di sviluppare possibili soluzioni è essenziale. Alcuni problemi sembrano semplici: decidere cosa mangiare per colazione, cosa indossare per lavorare, se prendere il trasporto di massa o guidare - e le loro soluzioni raramente hanno un impatto reale sulla nostra vita. Altri problemi sono incredibilmente complessi e hanno conseguenze a lungo termine: scelta delle carriere, che scegliamo di sposare, o se perseguire un titolo di studio avanzato.

I problemi sono ulteriormente complicati a causa delle emozioni e se percepiamo l'attuazione di una soluzione come dolorosa o piacevole. Il fatto che molte delle nostre decisioni abbiano conseguenze lontane nel futuro porta alla procrastinazione e all'ulteriore complessità.

Il modo in cui pensiamo o definiamo un problema può portare a opportunità mancate, soluzioni inadeguate o impermanenti, costi inutili, perdite di tempo e continua frustrazione e stress. Un esempio di questo è quando semplifichiamo i problemi cercando soluzioni singole, o, o a breve termine, trascurando le conseguenze a lungo termine.

Ad esempio, un genitore affrettato che ha bisogno di servire la cena potrebbe correre al negozio per il pasto di quella notte, e potrebbe ripetere quel comportamento più volte a settimana. Cercando la soluzione a breve termine (compra la cena di stasera) e trascurando la soluzione a lungo termine (fai un grande, ben programmato viaggio di alimentari in anticipo), lui o lei spreca tempo, gas e impegno e si occupa di ripetute frustrazioni.

Di solito c'è una serie di decisioni e azioni da intraprendere per risolvere un problema, ognuno dei quali ha effetti diversi a breve e lungo termine che devono essere considerati. Espandere la definizione di un problema fornendo maggiori dettagli può stimolare il pensiero critico e generare soluzioni multiple, spesso innovative. I migliori risolutori di problemi sanno che fare più domande prima di provare a trovare una soluzione porta generalmente a risultati migliori.

L'importanza di una descrizione accurata

Charles Kettering, capo della divisione di ricerca di General Motors dal 1920 al 1947, affermò: "Un problema ben dichiarato è un problema risolto a metà". Un articolo del 2012 nella Harvard Business Review concorda, dicendo: "I problemi ben definiti portano a soluzioni rivoluzionarie "Gli autori ritenevano che la maggior parte delle aziende e degli individui non siano sufficientemente rigorosi nel definire i problemi che stanno tentando di risolvere e articolare il motivo per cui la soluzione è importante.

Ad esempio, la bonifica della costa dell'Alaska dopo la fuoriuscita di petrolio di Exxon Valdez nel 1989 è costata tremendamente più di quanto ci si aspettasse e ci sono voluti più di 20 anni per essere completata, principalmente a causa del fallimento nel considerare che il petrolio nelle acque subartiche diventa sciropposo. La bassa viscosità del fluido ha reso estremamente difficile il suo pompaggio nelle stazioni di raccolta a terra.

Una volta che il problema è stato ampliato da "oil cleanup" per includere "viscosità dei materiali", un chimico del settore del cemento ha proposto una soluzione che avrebbe fatto vibrare l'olio ghiacciato nelle chiatte mentre veniva pompato, mantenendolo fluido. Di conseguenza, la pulizia è stata velocizzata con un potenziale risparmio di milioni di dollari.

Utilizzo del metodo Kipling per definire i problemi

Il primo passo per risolvere qualsiasi problema è una dichiarazione chiara e concisa - ciò che i sostenitori chiamano una "dichiarazione di problemi". Il metodo Kipling, che prende il nome dal poema del 1902 di Rudyard Kipling nel suo libro "Just So Stories", è uno dei sistemi più popolari per definire un problema A volte chiamato sistema "Five Ws and One H", i giornalisti lo usano spesso per comunicare i fatti di una situazione.

La poesia evidenzia i sei componenti necessari per inquadrare correttamente un problema:

  • Qual è il problema?
  • Perché il problema è importante?
  • Quando è nato il problema? Quando deve essere risolto?
  • Come è successo il problema?
  • Dove si verifica il problema?
  • Chi influenza il problema?

Una dichiarazione di problema dovrebbe essere il più chiara e completa possibile. Ad esempio, uno studente indigente che sta valutando se frequentare l'università potrebbe concludere che "non posso andare al college il prossimo semestre". Questa decisione riflette una dichiarazione errata relativa alla mancanza di fondi, piuttosto che un quadro per lo sviluppo di soluzioni che possano consentire la partecipazione .

Una dichiarazione di problemi migliore potrebbe essere: "Io (chi) non ho i fondi per pagare le tasse e le tasse del semestre in arrivo (che cosa) all'UCLA (dove) entro il 1 settembre (quando). Sono stato licenziato dal mio lavoro estivo e non posso risparmiare quanto avevo sperato (come). Di conseguenza, la mia laurea e l'inizio della mia carriera saranno posticipati di almeno sei mesi (perché). "Un'affermazione ampliata potrebbe portare ad altre soluzioni come cercare borse di studio, prendere a prestito fondi, frequentare un altro college per lezioni inferiori, lavorare part-time mentre frequentava la scuola, riducendo le altre spese da salvare o una combinazione di tutti.

2. Sviluppa soluzioni alternative

Una barriera comune al successo nel risolvere i problemi è la nostra dipendenza da esperienze precedenti, specialmente quelle che sembrano simili alla nostra situazione attuale. Secondo lo psicologo G. Stanley Hall, gli umani sono in gran parte creature abitudinarie, e le nostre attività e decisioni sono spesso riflessi automatici basati sui pregiudizi personali, sugli stereotipi e sulla storia.

Molti scienziati credono che l'abitudine sia la conseguenza naturale dell'evoluzione, un compromesso tra l'enorme fabbisogno energetico del cervello - il cervello rappresenta meno del 2% del peso corporeo di un essere umano, ma consuma fino al 20% del nostro apporto calorico - e la sopravvivenza . Correre dal ringhio di un leone invisibile ha indubbiamente salvato più dei nostri antenati che attendere di confermare la sua presenza.

Sfortunatamente, questa tendenza ad applicare la stessa esperienza ad ogni problema può portare a decisioni sbagliate. Come disse lo psicologo americano Abraham Maslow: "Se hai solo un martello, vedi ogni problema come un chiodo".

Ad eccezione delle domande matematiche o basate sui fatti, pochi problemi hanno un'unica soluzione. I migliori risolutori di problemi impiegano una varietà di strategie per sviluppare soluzioni multiple prima di prendere una decisione. Poiché la soluzione ottimale viene di solito scoperta confrontando i risultati alternativi, la teorizzazione di scelte multiple e dei loro risultati è vantaggiosa.

Tecniche per sviluppare più soluzioni per un singolo problema

Durante questa fase, l'obiettivo è generare il maggior numero possibile di soluzioni possibili senza considerare se siano realistiche, pratiche o efficaci. Le tecniche utili per rompere le vecchie abitudini di pensiero includono quanto segue:

  • Analogie Prendi in considerazione problemi simili dal tuo passato e adatta le loro soluzioni alla situazione attuale. Ad esempio, una società che cerca di commercializzare un nuovo prodotto software potrebbe prendere in considerazione le comuni tattiche di marketing del settore - approvazioni di celebrità, bassi prezzi introduttivi o pubblicità nazionale - per implementare il prodotto.
  • Brainstorming . Questa tecnica richiede che tu spegni il tuo censore interno e produci il maggior numero possibile di soluzioni per un problema, non importa quanto inverosimile. Spesso chiamato "pensiero creativo" o "pensare fuori dagli schemi", soluzioni eccezionali possono derivare dalla combinazione, dall'espansione e dal miglioramento dei pensieri originali. IDEO, un'azienda pluripremiata di design e sviluppo nella Silicon Valley, è stata premiata con prodotti come il mouse Apple originale, il materasso Tempur-Pedic e il rivoluzionario PillPack, che fa affidamento sul brainstorming per nuove idee.
  • Dividi e conquista . Abbattere un problema grande e complesso in problemi più piccoli e risolvibili. Per esempio, l'obiettivo della NASA di mettere un uomo sulla luna negli anni '60 è stato raggiunto risolvendo simultaneamente problemi ingegneristici più semplici che vanno dal sovrapporre due o più missili l'uno sull'altro (la multi-stadiazione), alla selezione e all'allenamento degli astronauti.
  • Analisi di fine-mezzi . Inizia con il risultato desiderato e lavora all'indietro attraverso i passaggi fondamentali necessari per raggiungere il tuo obiettivo. Ad esempio, ricevere una promozione di solito richiede una raccomandazione positiva da parte di un superiore. Tuttavia, i superiori di solito valutano i candidati sulla base delle loro precedenti assegnazioni riuscite. Avere l'opportunità di lavorare su un incarico dipende dalla presenza costante dei dipendenti e dalle abitudini lavorative, e così via, fino ad arrivare al punto di partenza della propria analisi.
  • Analisi delle cause principali . Piuttosto che concentrarsi sul problema, concentrati sulla causa del problema. Nel precedente esempio di fuoriuscita di petrolio, inizialmente si pensava che il problema fosse il tempo e il costo prolungati dello sforzo di pulizia. Tuttavia, la causa principale era la difficoltà di pompare rapidamente olio denso negli impianti di stoccaggio.
  • Prova ed errore . Quando il tempo non è una considerazione e il cambiamento è relativamente semplice da implementare, prova a provare tutto finché non raggiungi la strategia ottimale. Le lezioni apprese dai nostri errori sono spesso più preziose di quelle apprese dai nostri successi. Come disse Thomas Edison parlando della sua invenzione della lampadina elettrica, "Non ho fallito. Ho appena trovato 10.000 modi che non hanno funzionato. "

Il tempo impiegato per sviluppare soluzioni multiple dovrebbe essere proporzionale alla scala del problema e al suo impatto. Allo stesso tempo, provare a sviluppare soluzioni per il gusto di più scelte raramente vale la pena, specialmente dopo un lungo periodo di sforzi. Quando sei a tuo agio che hai esaurito le possibilità, è il momento di valutare le potenziali soluzioni.

3. Selezionare una soluzione ottimale

Il pensiero critico è il processo di concettualizzare, applicare, analizzare, sintetizzare e valutare le informazioni per guidare la credenza e l'azione, secondo la Foundation for Critical Thinking. È un processo appreso per evitare pregiudizi, distorsioni, pregiudizi e incoerenze ed è essenziale per una soluzione efficace dei problemi. Il pensiero critico è necessario per valutare le potenziali soluzioni a un problema e determinare quale sarebbe più probabile produrre il miglior risultato complessivo.

Elimina presto le soluzioni inefficaci evidenti

Alcune, se non molte, delle soluzioni alternative sviluppate in precedenza non sono pratiche o non possono essere implementate perché sono troppo costose, richiedono troppo tempo, richiedono risorse non disponibili o producono risultati incerti. Valutare scelte così palesemente inappropriate è uno spreco di tempo ed energia e dovrebbe essere evitato se possibile.

Al contrario, la scansione preliminare delle possibili soluzioni può produrre ulteriori informazioni e portare a una scelta indiscutibile migliore, eliminando la necessità di ulteriori analisi. Jeff Bezos, il fondatore di Amazon.com, afferma che c'è sempre un elemento di serendipità - buona fortuna o fortuna - in scoperte significative o salti di là del pensiero convenzionale.

Sviluppare una matrice decisionale per la valutazione

Quando si risolvono i problemi più complessi, raramente c'è un'unica soluzione che soddisfa tutti i criteri: i migliori soddisfano i criteri più importanti con conseguenze negative minime o impatto su altri fattori. Secondo Mind Tools, una matrice decisionale è uno strumento eccellente per comprendere visivamente le differenze tra soluzioni alternative quando non c'è una scelta chiara o unica. Le scelte potenziali possono essere classificate nella misura in cui soddisfano i criteri per la scelta migliore.

Ecco alcuni fattori che potrebbero essere considerati nella tua analisi delle possibili soluzioni:

  • Efficacia In che misura la soluzione risolve il problema?
  • Praticità . La soluzione è realistica in termini di risorse e capacità disponibili?
  • Tempestività La soluzione soddisferà scadenze o scadenze critiche?
  • Spese Quanto costa la soluzione in termini di risorse e impegno?
  • Rischio Quali sono le conseguenze - buone e cattive?
  • Gestibilità I risultati possono essere misurati?

Ogni fattore dovrebbe essere ponderato su una scala da 0 a 10 per importanza nella soluzione finale, con 10 tra i migliori e 0 tra quelli peggiori. Ad esempio, una soluzione potrebbe risolvere completamente il problema (un "10" sull'efficacia) mentre un'altra risolve la maggior parte del problema (un "7"). Allo stesso modo, una soluzione potrebbe comportare costi minimi o nulli ("10") o richiedere spese elevate (uno "0").

Il passo finale nella creazione della matrice è stabilire l'importanza relativa di ciascun fattore nella soluzione finale utilizzando le percentuali in modo che le ponderazioni totali siano pari al 100%. Ad esempio, l'efficacia potrebbe avere un punteggio del 50% mentre la tempestività è del 10%. In questi casi, la matrice decisionale completata potrebbe sembrare simile alla seguente illustrazione:

Scegli la soluzione migliore utilizzando le informazioni disponibili

Se la soluzione con il punteggio più alto intuitivamente non sembra essere la migliore, riconsiderare la ponderazione iniziale e le classifiche. Il disagio che senti potrebbe essere un'indicazione che alcuni fattori sono più importanti per te di quanto pensassi in origine. In tal caso, ri-classifica e reweigh li. Tieni presente che un punteggio basso in un fattore può essere sufficiente per scartarlo come soluzione. Ad esempio, costi elevati possono essere sufficienti per rendere una soluzione inaccettabile.

4. Implementare la soluzione ottimale

Una volta presa la decisione sulla migliore soluzione al tuo problema, è il momento di agire. Riconoscere che l'attuazione potrebbe non andare bene, specialmente se la soluzione dipende dalla cooperazione di altre persone. Praticamente ogni decisione richiede un cambiamento dello status quo e, come scrisse Niccolò Machiavelli nel 1532, non c'è "niente di più difficile da prendere in mano, più pericoloso da condurre, o più incerto nel suo successo, che prendere il comando nell'introduzione di un nuovo ordine di cose. "La tendenza delle persone a resistere al cambiamento è così diffusa che i consulenti di gestione del cambiamento guadagnano regolarmente redditi annuali a sei e sette cifre.

Mentre è importante attuare una soluzione ai problemi critici il più rapidamente possibile, è anche prudente riconoscere gli ostacoli che possono apparire e sviluppare una strategia corrispondente per superare la resistenza. Ecco alcuni ostacoli comuni ai cambiamenti in un ambiente aziendale:

  • Muoversi troppo velocemente . Piuttosto che resistere direttamente, è più probabile che le persone cerchino il ritardo chiedendo maggiori informazioni, considerando altre alternative o implorando una mancanza di risorse.
  • L'implementazione richiede troppo tempo . La soluzione è troppo piccola, troppo tardi.
  • Insoddisfacente . Il costo è troppo alto o toglierà altri investimenti importanti.
  • Insufficiente . I tuoi dipendenti sono troppo impegnati o mancano di formazione per implementare la soluzione.
  • Ai clienti non piacerà . Perderai quote di mercato per i concorrenti, i reclami dei clienti aumenteranno o il servizio clienti ne risentirà.
  • Le conseguenze negative sono sconosciute . Cosa succede se la soluzione non funziona o ci fa perdere affari?
  • La soluzione non funzionerà . L'analisi del problema è errata, troppo frettolosa o non è riuscita a prendere in considerazione gli elementi necessari.

Non aver paura di affrontare le obiezioni degli altri o di te stesso. Con gli altri, rispondi alle domande in modo fattuale, educato e con quante più informazioni possibili. Concentrati sulla risoluzione del problema, non sulle personalità di coloro che sono coinvolti.

Se viene sollevata un'obiezione legittima o una soluzione che non è stata considerata in precedenza, prepararsi a posticipare l'implementazione fino a quando non può essere esaminata. Se riconsideri la tua decisione in base alle obiezioni ricevute, cerca rapidamente e riporta le tue scoperte a tutte le persone coinvolte. Non avere orgoglio nella paternità di una soluzione, ma nel processo per determinare la soluzione migliore.

5. Fidati della tua analisi

Se hai seguito diligentemente i passaggi per risolvere meglio i problemi fino a questo punto, confida che il tuo lavoro sia completo e che tu sia arrivato alla soluzione migliore. Gran parte della resistenza che si incontra è probabilmente dovuta alla paura e alla mancanza di informazioni, piuttosto che una vera e propria obiezione alla soluzione proposta.

Comunicando il tuo processo, puoi convertire gli oppositori e le guardie del recinto nel tuo modo di pensare. Essere trasparenti e non difensivi, riconoscendo che le loro paure e obiezioni sono naturali e che possono sorgere nella maggior parte delle situazioni che comportano cambiamenti.

Se un gruppo è stato coinvolto nel processo per arrivare alla soluzione ottimale, identificare gli alleati chiave che possono aiutare a convincere gli altri che la soluzione è valida, sulla base di tutte le informazioni disponibili. Avere sponsor o "campioni" per aiutare a convincere gli altri è sempre una buona strategia quando si implementa un cambiamento difficile o controverso.

Risultati del monitoraggio: il ciclo di feedback

Nonostante i tuoi migliori sforzi, alcune soluzioni non funzionano come pianificato. Ci sono molte ragioni per questo: l'incapacità di considerare tutti i fattori, la mancanza di informazioni disponibili, i pregiudizi non intenzionali o le percezioni errate, o un cambiamento nelle condizioni sottostanti che influenzano il problema o la soluzione. Viviamo in un mondo incerto, quindi raramente una risposta è garantita per essere vera o efficace in ogni momento.

Grandi prodotti e aziende crescono attraverso il processo di integrazione e innovazione costante. Monitorando continuamente i risultati, confrontandoli con le aspettative e successivamente regolando le proprie azioni per ottenere il risultato desiderato, altrimenti noto come un "ciclo di feedback", possiamo essere certi che le soluzioni rimarranno valide e produrranno i risultati desiderati.

Secondo Wired, i cicli di feedback sono il modo in cui apprendiamo, sia che li chiamiamo trial-and-error o correzione del corso. Sono stati accuratamente studiati e validati in psicologia, epidemiologia, strategia militare, studi ambientali ed economia, e sono uno strumento comune nei piani di allenamento atletico, nelle strategie di coaching esecutivo e in una moltitudine di programmi di auto-miglioramento. Elon Musk, inventore, imprenditore e CEO di Tesla Motors, afferma che è importante avere un ciclo di feedback in cui si pensa costantemente a ciò che si è fatto e come si potrebbe fare meglio.

Poiché i risultati appaiono dalla soluzione implementata, è importante raccogliere dati e determinare se le conseguenze sono come inizialmente intese. Quando c'è un risultato negativo inaspettato o un risultato che non soddisfa i parametri previsti, i migliori risolutori di problemi ripetono i passaggi per la risoluzione dei problemi, apportando le modifiche necessarie.

In molti casi, le regolazioni sono minori e possono essere implementate rapidamente. Tuttavia, in alcuni casi, è necessaria una nuova strategia o soluzione e ciò significa risolvere il problema con le informazioni acquisite dall'implementazione.

Parola finale

Il problem-solving non è un'abilità innata, ma un'abilità acquisita. Ken Watanbe, ex consulente di McKinsey e autore di "Problem Solving 101", insegna che l'esercizio di buone capacità di problem solving sviluppa una mentalità che spinge le persone a tirare fuori il meglio di sé e di dare forma al mondo in modo positivo. Imparare e usare le giuste abilità può diventare un'abitudine, rendendo facile la soluzione dei problemi e responsabilizzando ognuno di noi a migliorare le nostre vite e i nostri mondi.

Ricorda, tutti affrontano problemi, grandi e piccoli, che ogni giorno devono essere risolti. Seguendo questi passaggi può portare a decisioni migliori e una vita più felice. In molti casi, non è il problema a creare il massimo stress, ma le conseguenze di una soluzione scadente.

Come procedi nel risolvere i problemi?


5 Capacità decisionali e tecniche - Il cervello emotivo

5 Capacità decisionali e tecniche - Il cervello emotivo

"Usa il tuo noodle! Il tuo cervello è come ogni altro muscolo nel tuo corpo; usandolo prima di agire, meno sorprese avrai con una maggiore probabilità di ottenere i risultati che ti aspetti ".I consigli di mio padre più di 50 anni fa continuano a beneficiarmi quando affronterò un problema particolarmente spinoso nei miei affari, nei miei investimenti o nella mia famiglia. Qu

(Soldi e affari)

Che cosa è l'assicurazione sanitaria degli animali - costo, politiche e copertura

Che cosa è l'assicurazione sanitaria degli animali - costo, politiche e copertura

Gli animali domestici sono membri della famiglia, il che significa che devono essere curati in ogni modo. Hanno bisogno di cibo, riparo, amore e, sì, la loro salute a lungo termine deve essere curata. Per molti proprietari di animali domestici, tuttavia, l'assistenza medica può essere una grande spesa.

(Soldi e affari)