Se sei un imprenditore, probabilmente hai fatto molte ricerche per trovare suggerimenti per la gestione del tempo di piccole imprese per aumentare la produttività . Come proprietario di una piccola impresa, non hai mai abbastanza tempo durante la giornata, quindi devi usarlo bene.
Ma che mi dici della tua squadra? A differenza delle grandi aziende, non si dispone di un enorme budget per i salari, quindi ogni minuto che il tuo team è in funzione deve essere utilizzato nel modo più efficiente possibile.
Tuttavia, i lavoratori negli Stati Uniti hanno un problema di produttività . Passiamo più tempo al lavoro rispetto alla maggior parte degli altri paesi industrializzati, ma tutto questo tempo extra non significa che stiamo facendo di più. In effetti, la produttività è stata in generale in calo rispetto alla Grande Recessione.
Uno dei modi migliori per aumentare la produttività è aumentare il coinvolgimento dei dipendenti perché la produttività e il coinvolgimento vanno di pari passo. Tuttavia, ci sono molte altre strategie convenienti che puoi usare per ottenere di più dal tuo team.
Prima di implementare qualsiasi piano per aumentare la produttività del tuo team, è importante capire la psicologia alla base della produttività stessa. Cosa, esattamente, rende alcuni lavoratori più produttivi di altri?
La risposta è abbastanza semplice. Una ricerca dell'Università di Warwick ha scoperto che quando i lavoratori sono felici, sono il 12% più produttivi. La felicità e un equilibrio positivo tra lavoro e vita privata si traducono spesso in lavoratori impegnati, impegnati e, soprattutto, produttivi .
Se questo sembra un po 'troppo semplice, guarda il mercato del lavoro in Danimarca. Secondo il World Values ​​Survey, i danesi sono i più felici del mondo, e questo include il tempo che trascorrono al lavoro. Il Ministero degli Affari Esteri della Danimarca afferma di essere anche il secondo paese più produttivo dell'Unione Europea.
L'OCSE Better Life Index classifica la Danimarca e l'Olanda in cima alla lista dei paesi con il miglior equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Come puoi immaginare, gli Stati Uniti sono quasi in fondo.
Da questo, possiamo ragionevolmente concludere che più lavori per aumentare la salute, la felicità e l'equilibrio tra lavoro e vita della tua squadra, più restituiranno il favore con maggiore produttività . Ciò, a sua volta, porta a maggiori profitti per te e a un ambiente di lavoro migliore per tutti.
Non ci vuole un enorme budget per i salari per migliorare la vita lavorativa delle persone. C'è molto che puoi fare come proprietario di una piccola impresa per migliorare le cose per la tua squadra.
Potrebbe sembrare controproducente, ma richiedere alla tua squadra di lavorare di meno potrebbe spingerli a produrre di più .
Secondo Fast Company, i lavoratori in Danimarca di solito lavorano solo 33 ore alla settimana. E, ottengono almeno cinque-sei settimane di ferie ogni anno (insieme con un congedo di maternità fino a un anno quando ne hanno bisogno).
Negli Stati Uniti, le lunghe ore sono spesso viste come un segno di impegno. Tuttavia, questo può portare a "presentismo", ovvero quando i lavoratori sono al lavoro ma non funzionano a pieno regime a causa di malattia, privazione del sonno o altri fattori medici. Harvard Business Review afferma che il presenteeismo può ridurre la produttività individuale di un terzo. Le lunghe ore possono inoltre ridurre ulteriormente la produttività a causa di stress, disimpegno e equilibrio tra lavoro e vita privata.
Per combattere questo, fai quello che puoi per ridurre le ore della tua squadra. Lascia che la gente vada a casa presto il venerdì pomeriggio o dia loro la possibilità di venire più tardi il lunedì mattina. Questo non solo aiuterà a ridurre i costi di manodopera nella tua azienda, ma probabilmente troverai che il tuo team lavorerà di più in cambio.
2. Essere flessibili con la pianificazione Ridurre le ore è una strategia per aumentare la produttività ; essere flessibili con quelle ore di lavoro è strettamente correlato.
Le esigenze di ognuno saranno diverse, quindi parla con la tua gente per scoprire dove hanno bisogno di maggiore flessibilità con la settimana lavorativa. Ad esempio, potresti avere una persona che amerebbe una pausa pranzo più lunga il martedì per poter frequentare una lezione di yoga, mentre qualcun altro amerebbe uscire presto il mercoledì per andare a prendere un bambino dall'asilo.
A seconda della tua attività , potresti o meno essere in grado di soddisfare le esigenze di tutti. Tuttavia, scoprire chi ha bisogno di cosa, e fare del tuo meglio per dare più flessibilità al tuo team, mostrerà che ti interessi della loro felicità e benessere. Questo, a sua volta, può aumentare il coinvolgimento e portare a una maggiore produttività .
Ogni società ha norme e valori culturali diversi. E queste norme e valori influenzano direttamente il modo in cui ci comportiamo. Nei primi anni '70, lo psicologo Geert Hofstede sviluppò una struttura per misurare queste norme sociali usando le dimensioni culturali di Hofstede.
Le Dimensioni Culturali di Hofstede misurano sei dimensioni all'interno di ciascuna cultura. Questi includono:
Quando capisci le dimensioni uniche di una cultura e come i loro valori collettivi differiscono dai tuoi, puoi diventare un comunicatore migliore e un manager migliore.
Quindi, che cosa ha tutto questo a che fare con l'aumento della produttività nella tua piccola azienda? Beh, un bel po ', specialmente quando si tratta di autonomia.
L'autonomia, o la sua mancanza, è direttamente correlata all'indice Power Distance. Power Distance è l'aspettativa e la convinzione che il potere sia distribuito in modo diseguale. Quindi, nei paesi con un alto indice di distanza di potenza, i membri meno potenti di un'organizzazione credono nella disuguaglianza di potere. Il loro manager gli dice cosa fare e lo fanno senza fare domande. Nei paesi con un basso indice di Power Distance, i membri del team credono di essere sullo stesso piano del loro capo. La relazione è più sulla collaborazione e meno su "capo e dipendente".
Non dovrebbe sorprendere che gli Stati Uniti abbiano un alto indice di Power Distance; siamo al 40 ° posto. La Danimarca ha il più basso indice di Power Distance al mondo; sono classificati in 18.
I danesi hanno una vita lavorativa ricca e autorizzata, in parte perché hanno una grande autonomia. E c'è un sacco di ricerche che sostengono ciò che Danes ha conosciuto da anni: Più autonomia = maggiore felicità = maggiore produttività .
Uno studio pubblicato sull'European Journal of Work and Organizational Psychology ha rilevato che i lavoratori che avevano maggiore autonomia e supporto sperimentavano maggiore soddisfazione e motivazione. Un altro studio, pubblicato su Nordic Journal of Working Life Studies, ha rilevato che il processo decisionale decentralizzato (noto anche come autonomia) porta a una maggiore produttività nei lavoratori finlandesi.
Tutto ciò indica la stessa conclusione: più controllo consegni ai membri del tuo team, più felici e produttivi saranno.
È importante chiarire che dare alla tua squadra più autonomia non significa lasciare che facciano ciò che vogliono, quando vogliono. Ogni dipendente ha bisogno di limiti. Ma invece di dire al tuo popolo cosa fare, dì loro cosa vuoi vedere e poi lascia che scelgano come farlo. Avere la libertà di scegliere come svolgere il proprio lavoro è una componente essenziale dell'autonomia.
Offri al tuo popolo il potere di prendere le proprie decisioni ogni volta che è possibile. E dimostra che ti fidi che facciano il loro lavoro allontanandosi. Potresti essere sorpreso di quante più cose si ottengono quando consegni le redini.
Secondo il Washington Post, un tipico lavoratore viene interrotto o cambia attività ogni tre minuti. E, possono volerci 20 minuti o più per tornare al punto in cui erano stati interrotti.
Le interruzioni sono un enorme svuotamento della produttività e possono privarci delle nostre migliori idee e sforzi. Anche se spesso ci costringiamo a lavorare più velocemente per recuperare il tempo perduto, l'aumento della velocità ha un prezzo.
I ricercatori della Humboldt University hanno scoperto che i lavoratori che erano costantemente interrotti compensavano questo tempo perduto lavorando più velocemente per completare il loro compito. Anche se non è una sorpresa (dopo tutto, lo facciamo tutti), questa maggiore velocità porta a stress, pressione del tempo e frustrazione. Questi fattori possono limitare la produttività nelle attività future.
Il Washington Post ha intervistato l'esperto di efficienza Edward G. Brown, che suggerisce di creare un accordo di blocco del tempo con i membri del team. Un Time Lock è un "momento calmo" concordato in cui tutti possono semplicemente concentrarsi sul proprio lavoro. Con un Time Lock, i lavoratori devono concordare, per iscritto, di non interrompere i loro colleghi a meno che non ci sia un'emergenza.
Brown afferma che un cliente ha stimato in modo conservativo che la produttività personale è aumentata dal 40% al 60% una volta iniziato a utilizzare la tecnica Time Lock.
Naturalmente, la tua attività potrebbe non essere in grado di utilizzare questa tecnica. Parla con la tua gente dei tipi di interruzioni che affrontano quotidianamente o settimanalmente. Scopri quali interruzioni sono più dannose per la loro produttività e fai tutto il possibile per ridurle o eliminarle.
5. Assumere persone di supporto Iniziamo con uno scenario immaginario. Nella tua azienda, hai due manager. Il tuo primo manager, Bill, controlla tutti i membri della sua squadra con gli occhi di un falco. Se un cliente si lamenta, assume immediatamente che è colpa della sua squadra, ed è pronto a far sapere a tutti che non è contento della loro prestazione. La sua squadra lavora in un ambiente di tensione, sfiducia e paura.
Sarah, il tuo secondo manager, è l'esatto contrario. Lei tratta la sua squadra come una famiglia. È pronta a dare ascolto a qualcuno, ed è la prima a supportare una nuova idea o iniziativa. Ascolta sempre entrambi i lati di una storia e quando qualcuno della sua squadra ha bisogno di lei, ha le spalle. L'atmosfera sotto Sarah è di supporto, accogliente e rilassata.
Se tu fossi un impiegato, per quale responsabile lavoreresti più duramente?
Il tuo team ha bisogno di supporto al lavoro e la prima linea di supporto viene dal loro manager, sia che tu sia qualcuno che hai assunto. Se vuoi aumentare la produttività del tuo team, devi dare un'occhiata da vicino ai tuoi manager (o al tuo stile di gestione).
I migliori manager mantengono una politica di porte aperte. Ciò significa che la loro porta è sempre aperta per i membri del team di entrare e dare voce alle loro preoccupazioni, porre domande o discutere problemi. Se i membri del team non si sentono a proprio agio nel comunicare con il loro manager, o se temono di essere giudicati duramente rivelando di non sapere come fare qualcosa, la produttività ne risentirà .
Successivamente, assicurati che il tuo team sappia che possono contare sul tuo supporto. Mostra questo impegno giorno dopo giorno e non scoraggiarti se ci vuole tempo per ottenere la loro fiducia (specialmente se l'ambiente di lavoro è tossico). Col tempo, la tua gente vedrà che hai le spalle. E il loro impegno (e produttività ) migliorerà .
Ci sarà sempre un'altra telefonata per tornare e un'altra e-mail per rispondere. Il "creep digitale" della vita lavorativa del 21 ° secolo colpisce tutti, capo e dipendente. Tuttavia, aspettarsi che i membri del team rispondano alle e-mail alle 22:00 o completino il lavoro nei loro giorni di riposo non è solo irragionevole, è malsano.
Se vuoi aumentare la produttività , è importante riconoscere che i tuoi dipendenti hanno una vita al di fuori del lavoro. Questo vale anche per le pause pranzo. Uno studio pubblicato su Academy of Management Journal ha rilevato che la produttività è diminuita (e la stanchezza è aumentata) quando i lavoratori hanno saltato il pranzo.
Può essere difficile per i lavoratori lasciare il lavoro, specialmente negli Stati Uniti (dove, di nuovo, le lunghe ore sono spesso viste come un impegno maggiore). Quindi, fai sapere al tuo popolo che apprezzi le loro vite al di fuori del lavoro. Chiedete loro delle loro famiglie e dei loro hobby e incoraggiate loro a programmare il tempo per queste attività e questi impegni, proprio come fanno con riunioni e progetti.
Devi anche dare l'esempio. Investi tempo nella tua famiglia, negli hobby o nelle attività spirituali e parla dei tuoi interessi alla tua squadra. Quando possibile, evita di inviare e-mail alle tue persone quando non sono al lavoro.
Infine, assicurati che tutti i membri della tua squadra prendano una pausa pranzo appropriata; questo significa mangiare lontano dalle loro scrivanie, idealmente fuori da dove possono prendere il sole e l'aria fresca. Se possibile, crea uno spazio pulito e invitante per loro da mangiare, sia all'interno che all'esterno.
Potresti pensare che uno stress maggiore porterebbe a una diminuzione della produttività . Questo è vero, ma solo a un certo punto. C'è un altopiano magico quando lo stress può effettivamente aumentare la produttività .
La legge Yerkes-Dodson, sviluppata dagli psicologi Robert Yerkes e John Dillingham Dodson nel 1908, impone che le prestazioni e la produttività aumentino all'aumentare del livello di eccitazione (stress). Tuttavia, se i livelli di stress diventano troppo alti, la produttività inizia a precipitare.
Ad esempio, quante volte ti sei trovato di fronte a una scadenza impegnativa che non eri sicuro di poter incontrare? Hai avuto problemi o hai prodotto alcuni dei tuoi migliori lavori? Se il compito non è stato troppo impegnativo, è probabile che tu sia stato all'altezza della situazione. Questa è la legge Yerkes-Dodson in azione. Quando lo stress e la complessità sono ai livelli giusti, le prestazioni salgono alle stelle.
Ora, la parte difficile è sapere quanto lo stress porta a prestazioni ottimali. Le attività nuove o difficili richiedono meno eccitazione per prestazioni ottimali, mentre le attività ben note o semplici richiedono livelli più elevati di stress per aumentare la motivazione e la produttività .
Questo è il motivo per cui è importante esaminare ciò che i dipendenti stanno facendo e analizzare quanto stress potrebbe essere associato a varie attività . È quindi possibile adottare misure per aumentare o diminuire il livello di eccitazione al fine di aumentare la produttività .
Ecco un esempio: immagina di aver chiesto a Pam, uno dei tuoi dipendenti, di scrivere la newsletter del cliente di questo mese. Lo ha già fatto diverse volte e, benché scriva bene, in genere le occorrono diversi giorni per completare l'operazione. Per lei, questo è un compito ben noto con bassa eccitazione, quindi potrebbe essere un po 'trascinarsi i piedi.
Potresti migliorare la sua produttività rendendo l'attività più difficile; per esempio, chiedendole di intervistare un cliente per la newsletter di questo mese, o di darle una scadenza più breve.
All'estremo opposto dello spettro c'è Daniel. L'hai appena incaricato di generare i rapporti finanziari settimanali della tua attività . Sta ancora imparando il processo e ogni settimana commette diversi errori. Non aiuta che i rapporti debbano essere completati entro venerdì pomeriggio. Con le sue altre responsabilità , sta trovando quasi impossibile rispettare questa scadenza.
Questo è un esempio di un compito nuovo e difficile che ha anche un'eccitazione elevata (da scadenze brevi e complessità del compito). In questo caso, vorrai fare tutto il possibile per alleviare Daniel da altre responsabilità per abbassare i suoi livelli di stress in modo da poter quindi dedicare più tempo ed energie all'apprendimento di come generare i report finanziari.
È essenziale concentrarsi sull'equilibrio quando si tratta di analizzare attività e livelli di stress. Se aumenti troppo l'eccitazione nei compiti sbagliati, finirai per ridurre la produttività .
Un'altra strategia che puoi utilizzare per aumentare la produttività è insegnare al tuo team strategie di gestione del tempo efficaci. Una strategia popolare è la tecnica del Pomodoro, sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni '80.
La tecnica è piacevolmente semplice. Usando un timer, lavori per un periodo di tempo dedicato, in genere 25 minuti. Quindi, fai una breve pausa, in genere 3-5 minuti. Queste interruzioni si chiamano pomodoros, italiano per "pomodoro", chiamato per il timer a forma di pomodoro che Cirillo usava quando era uno studente.
Dopo quattro pomodoros, fai una pausa più lunga, in genere 15-30 minuti.
La strategia funziona per diversi motivi. Innanzitutto, il ticchettio del timer ti aiuta a rimanere concentrato sul compito da svolgere. Puoi letteralmente sentire il tempo scorrere via, il che può essere incredibilmente motivante. Il timer ti ricorda anche di fare delle brevi pause. La ricerca ha dimostrato più volte che frequenti interruzioni aumentano effettivamente la produttività .
Uno studio pubblicato sulla rivista Ergonomics ha rilevato che frequenti, brevi interruzioni, specialmente se accompagnate da stretching, hanno portato a una maggiore produttività rispetto alla riduzione di pause più lunghe. Un altro studio, pubblicato sulla rivista Work & Stress, ha rilevato che frequenti pause di riposo erano uno dei modi più efficaci per mantenere le prestazioni dei lavoratori.
Una gestione efficace del tempo e pause frequenti sono importanti. Ma anche quello che fai con le pause è importante. I ricercatori del MIT hanno scoperto che quando i dipendenti prendevano delle pause con i colleghi nel loro gruppo sociale, la produttività , così come la forza del gruppo sociale stesso, aumentava. Quindi, puoi migliorare ulteriormente le prestazioni pianificando le pause di un dipendente con quelle di un collega con cui sono amici.
Le prestazioni possono anche aumentare quando i lavoratori escono all'aperto per un po 'di sole e aria fresca, quindi incoraggia i membri del team a fare una breve passeggiata fuori durante le pause. Questa è un'altra area in cui puoi dare il meglio con l'esempio. Fare pause frequenti e fare uno sforzo per uscire per un po 'di esercizio.
Parola finale In genere, i proprietari di piccole imprese non hanno mai abbastanza tempo o denaro per fare tutto ciò che vogliono fare. Ma aumentare la produttività non richiede un grande investimento. La maggior parte delle volte richiede semplicemente più consapevolezza da parte di proprietari e manager.
Se sei un imprenditore, cosa fai per incoraggiare una maggiore produttività dal tuo team? Se lavori per un'organizzazione più grande, cosa fa la tua azienda per aumentare la produttività ?
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