Come prevenire la frode e il furto dei dipendenti nel tuo business - Politiche e piani

Molti proprietari di piccole imprese ritengono che dal momento che hanno un intimo, affiatato funzionamento, non sono suscettibili di frode quando, in realtà, è vero il contrario. L'Associazione degli esaminatori di frodi certificati riferisce che le piccole imprese registrano più casi di frode di quanto non facciano le medie o le grandi aziende. Progettando e implementando i controlli interni appropriati nella tua azienda, puoi rilevare le frodi nel momento in cui si verificano e impedire ai dipendenti di tentare in primo luogo.

Chi commette frode

Mentre si può pensare che i truffatori siano criminali incalliti che saltano da un lavoro all'altro, il Journal of Accountancy riporta che la maggior parte delle persone che commettono frodi professionali sono per la prima volta trasgressori. Inoltre, pochissimi truffatori prendono un lavoro con l'intenzione di frodare il business.

Ciò significa che diligenti pratiche di assunzione e approfonditi controlli di background non sono sufficienti per impedire che le frodi si verifichino nella tua azienda. Tuttavia, ci sono alcuni fattori che rendono un individuo più propenso a commettere frodi.

L'Associazione degli esaminatori di frodi certificati sostiene che ci sono tre elementi che sono in genere presenti quando si verifica una frode. In primo luogo, l'individuo che commette frodi subisce una pressione finanziaria: alti debiti, uno stile di vita sontuoso, familiari con problemi finanziari e dipendenze dal gioco d'azzardo sono tutte potenziali fonti di pressione.

In secondo luogo, l'individuo ha bisogno di un modo per razionalizzare la frode. Un monologo interno di "Non sono pagato abbastanza", "Lavoro più duramente di quanto non faccia il capo", "La compagnia non mancherà mai questo" e "Mi merito tutto", tutto aiuta una persona a giustificare un comportamento non etico.

Infine, le persone hanno bisogno dell'opportunità di commettere frodi. Sebbene tu, in quanto imprenditore, non possa sempre influire sulla situazione o sull'atteggiamento finanziario di un individuo, puoi influire sul fattore opportunità con controlli e saldi e controlli interni appropriati.

Tipi comuni di frodi

1. Asset appropriazione indebita

Secondo l'Associazione degli esaminatori di frodi certificati, l'appropriazione indebita di beni è il tipo più comune di frode che si verifica all'interno delle piccole imprese. L'appropriazione indebita di beni si verifica quando un dipendente o un appaltatore escogita un piano per rubare o utilizzare impropriamente risorse aziendali, come denaro o inventario.

Presta particolare attenzione a come la tua attività raccoglie denaro dai clienti. Se le misure giuste non sono a posto, un individuo può intercettare il denaro e nasconderlo dal proprietario.

2. Scrematura

Skimming, un modo popolare per rubare denaro, consiste nel rubare un pagamento in entrata prima che possa essere completamente registrato nei registri finanziari dell'azienda. Ad esempio, diciamo che un cliente desidera acquistare un prodotto in un negozio di mattoni e malta. Un addetto alle vendite intrigante potrebbe accettare il pagamento per le merci ma intascare i contanti anziché registrare la transazione.

Con lo skimming, un dipendente può registrare solo una parte del pagamento, ad esempio registrando solo $ 50 pagati quando sono stati assegnati $ 100 o non registrando del tutto il pagamento. Poiché la transazione di vendita non viene registrata, anche l'inventario del negozio non viene aggiornato. Ciò significa che l'effettivo inventario commerciale sarà in realtà inferiore a quello che si riflette nei registri contabili.

Non sono solo le transazioni di persona che sono suscettibili di schiumare. Un impiegato contabile o clericale che riceve i pagamenti dei clienti può anche intascare contanti in entrata. Il dipendente può quindi falsificare una nota di credito o cancellare l'account come inesigibile in modo che l'azienda non si accorga della mancanza del pagamento.

Una frode skopping ricevibile, complessa ma abbastanza comune, implica lappatura dei pagamenti dei clienti. In un programma di lappatura, un contabile o un contabile incassa il pagamento in contanti che un cliente effettua verso l'account di quel cliente. Per coprire la carenza, il contabile utilizza un pagamento ricevuto da un secondo cliente verso l'account del primo cliente. Se il secondo cliente rileva un saldo del conto errato, il contabile utilizza un pagamento da un terzo cliente per coprire il deficit - e così via.

Dato che i pagamenti sono così male gestiti, qualcuno alla fine si impadronisce del sistema. Tuttavia, i truffatori possono mantenere piani di lappaggio per mesi o addirittura anni senza essere catturati.

3. Cash Larceny

Il furto in contanti è simile alla scrematura, nel senso che un dipendente o un appaltatore sta rubando contanti in entrata. La differenza con il furto in contanti è che il dipendente ruba il denaro dopo che è stato registrato nei libri aziendali.

Ad esempio, un dipendente potrebbe rubare denaro dal registratore di cassa dopo che una transazione è stata registrata. Il dipendente può registrare un esborso di cassa fraudolento per nascondere il fatto che il denaro è mancante. Ad esempio, un dipendente può annullare la vendita precedente o emettere un rimborso e prelevare il denaro corrispondente dal registro.

Segni che il denaro viene rubato
Gli schemi di scrematura che prevedono l'intercettazione di denaro prima della registrazione possono essere difficili da rilevare. Potresti notare questi segnali di pericolo:

• Scorte basse . Se l'inventario effettivo nel negozio è inferiore a quello che dovrebbe essere in base ai libri, è possibile che un dipendente non stia registrando tutte le vendite.
• Lacune nei documenti numerati . Per i ristoranti e le altre aziende che utilizzano i buoni pre-numerati, una lacuna nei buoni potrebbe significare che un impiegato ha gettato via una ricevuta e tenuto i contanti.
• Reclami dei clienti . Se un dipendente sta eseguendo la lappazione dei pagamenti, i clienti tendono a chiamare e lamentarsi del fatto che i saldi delle loro dichiarazioni non sono corretti.
• Entrate basse durante alcuni turni . Se le raccolte di cassa sono inferiori ogni volta che un particolare dipendente sta lavorando, ciò potrebbe indicare il furto di denaro.

Controlli interni per prevenire il furto di contanti

• Richiedere l'approvazione del responsabile per l'emissione di crediti, vendite annullate o account di storno . Una volta che qualcun altro è coinvolto nella transazione, un dipendente subdolo ha meno opportunità di rubare inosservato.
• Emettere dichiarazioni conto mensili . È improbabile che un dipendente abbia a che fare con i pagamenti dei clienti se i clienti ottengono un aggiornamento regolare del saldo del loro conto.
• Istituto Tempo di vacanze obbligatorio e Rotazioni di lavoro . Gli schemi di lappatura si disgregano rapidamente una volta che il dipendente colpevole non ha la possibilità di spostare denaro contante.
• Esegui contatori di contanti a sorpresa . Confrontando la liquidità nel registro con le ricevute di cassa, i manager possono identificare rapidamente discrepanze di cassa.
• Videocamere I dipendenti hanno meno probabilità di comportarsi male quando c'è una videocamera che controlla i registri.
• Lock Boxes . Avendo i pagamenti dei clienti inviati direttamente a una cassetta di sicurezza bancaria, i contanti non passano attraverso le mani dei dipendenti e i dipendenti non hanno la possibilità di rubarli.

4. Esborsi in contanti fraudolenti

Anziché sollevare denaro mentre entra in affari, altri truffatori rubano esborsi in contanti in uscita. Di tutti i modi in cui dipendenti e appaltatori appropriano indebitamente il patrimonio aziendale, il furto di denaro mediante la fabbricazione di esborsi di denaro fraudolento è la tattica più comunemente utilizzata.

5. Schemi di fatturazione

I dipendenti possono fatturare beni e servizi che la società non ha mai ricevuto e intascare i contanti. Il dipendente falsifica le fatture con servizi o prodotti confezionati e, quando il controllo viene erogato, il truffatore lo incassa da sé. Il dipendente ha emesso il pagamento a un venditore inesistente, utilizzando il nome di una società di copertura di proprietà del dipendente o di un amico o di un familiare.

I dipendenti possono anche colludere con un fornitore esistente per sovraccaricare l'azienda per i prodotti. In cambio di spingere attraverso una fattura gonfiata, il venditore dà al dipendente un taglio dei profitti.

Segni di un piano di fatturazione

• I prezzi di un venditore sono aumentati sostanzialmente . Quando le tariffe di un venditore sono aumentate a una percentuale maggiore rispetto alla norma del settore, potrebbe essere che non stai ottenendo un accordo equo.
• Preferenza del dipendente per un determinato fornitore . Un dipendente che insiste su un determinato fornitore o non è aperto a ricevere offerte da altri fornitori potrebbe ricevere un tangente.

Controlli interni per prevenire un sistema di fatturazione

• Gestire un elenco di fornitori approvati e scrivere solo controlli per i fornitori approvati . Questo ti impedisce di effettuare pagamenti a società di comodo o amici dei dipendenti. Prima di aggiungere un fornitore alla lista, fai qualche ricerca e assicurati che sia un'azienda legittima.
• Insieme a un elenco di fornitori approvati, mantenere un listino prezzi approvato . Ciò rende difficile per i dipendenti aumentare i prezzi in collusione con i venditori.
• Richiedi una copia del rapporto di ricezione prima di firmare assegni . In questo modo, firmi solo i controlli per i prodotti effettivamente ricevuti dalla società.

6. Schemi di rimborso delle spese

Un altro modo per ottenere denaro da una società è quello di fudge le note spese. I dipendenti possono ottenere un controllo di rimborso artificialmente elevato aggiungendo spese personali, spese inesistenti o altrimenti gonfiando le spese per una richiesta di rimborso spese.

Segni di un piano di rimborso spese

• Rapporti spese stravaganti . Se alcuni rapporti sulle spese dei dipendenti sono più alti delle medie storiche o dei rapporti di altri dipendenti, è segno che il dipendente spende troppo.
• Il dipendente non invia le ricevute . Quando le ricevute originali non sono allegate al report spese, non si sa mai se il dipendente abbia effettivamente sostenuto il costo.

Controlli interni per prevenire gli schemi di rimborso delle spese

• Richiedere incassi per rimborsi spese . Se non lo fai, i dipendenti possono aggiungere delle spese che non hanno mai realmente sostenuto.
• Documenta la politica di rimborso delle spese della tua azienda . In esso, è chiaro quali tipi di spese possono essere rimborsati e cosa non è appropriato per il rimborso. Fornire una copia della politica a tutti i dipendenti.
• Confronta i rapporti di spesa di tutti i dipendenti che sono andati su un viaggio specifico . Se uno è molto più alto degli altri, questo è un segno che le spese sono gonfiate o che il dipendente sta spendendo in eccesso di proposito.

7. Controllare gli schemi di manomissione

I dipendenti o gli appaltatori che hanno accesso ai controlli delle società in uscita possono manometterli a proprio vantaggio. Se i controlli in bianco non vengono mantenuti sicuri, qualcuno può rubarne alcuni e renderli a se stessi o ad un amico. Un contabile che redige assegni per il proprietario di un'azienda da firmare può in seguito modificare il nome su un assegno, intercettarlo e incassarlo da solo.

Segni di manomissione del controllo

• Lacune nei numeri di controllo . Se c'è una lacuna sequenziale nei tuoi assegni in bianco numerati, è possibile che qualcuno abbia revocato alcuni.
• Reclami del fornitore . Quando un venditore ti informa che non ha ricevuto pagamenti anche se hai tagliato l'assegno, il pagamento potrebbe essere stato intercettato.

Controlli interni per impedire la manomissione del controllo

• Mantieni i controlli in bianco sicuri . Dovrebbero essere rinchiusi nel tuo ufficio in ogni momento. Non condividere la tua chiave, e solo produrre i controlli quando il personale addetto alla contabilità è pronto a stamparli.
• Esamina la tua dichiarazione bancaria aziendale ogni mese . Cerca gli importi di controllo che non riconosci. Chiedete alla vostra banca di includere una scansione delle immagini di assegni incassati in modo da poter garantire che non siano stati manomessi prima dell'approvazione.

8. Furto di inventario e altre attività

Anche se i tuoi soldi sono al sicuro, i dipendenti possono trovare modi per rubare o usare impropriamente beni fisici come computer, prodotti aziendali e inventario.

Schemi di ricezione
I dipendenti coinvolti nel processo di ricezione possono rubare inventario o prodotti nel punto di consegna. I dipendenti intriganti possono modificare il rapporto di spedizione in entrata e la società che riceve un rapporto per nascondere la frode. Se questi dipendenti hanno anche accesso ai registri degli acquisti, possono modificare la richiesta di acquisto in modo che corrisponda ai rapporti di spedizione falsi.

9. Asset Larceny

Se non ci sono molti controlli fisici in atto per monitorare le risorse, i dipendenti e gli appaltatori possono semplicemente rimuovere le proprietà dell'azienda dai locali e non restituirle mai.

Segni che i beni vengono rubati

• Scorte basse . Se l'inventario per i libri è superiore ai livelli effettivi di inventario, qualcuno potrebbe rubare.
• Scarsa documentazione di inventario di qualità . Se il supporto all'acquisto e alla ricezione di documenti non sono originali o sembrano essere stati modificati, potresti avere a che fare con il lavoro di un ladro.

Controlli interni per prevenire il furto di beni fisici

• Esegui conteggi di inventario casuali . Questo può farti accorgere delle scorte di scorte e rendere meno probabili i dipendenti di rubare.
• Segregare i doveri di inventario . La stessa persona non dovrebbe essere responsabile sia dell'acquisto dei prodotti che della loro ricezione.
• Installa telecamere di sicurezza . In particolare, monitorare le stanze e le aree in cui sono conservati l'inventario e i prodotti di valore.
• Mantenere l'inventario e le risorse sicure . Le aree con beni preziosi dovrebbero essere bloccate quando possibile, e solo alcuni dipendenti dovrebbero avere le chiavi.

Altri suggerimenti per prevenire la frode Small Business

Inoltre, ci sono strategie generali che puoi utilizzare per evitare le frodi. Modificando il modo in cui gestisci e il modo in cui si delegano le attività, è possibile ridurre le probabilità che qualcuno possa frodare la tua attività.

1. Conosci i tuoi dipendenti

Cowan, Gunteski & Co., una società di CPA, nota che è possibile stroncare potenziali frodi sul nascere se si è a conoscenza di cambiamenti nel comportamento e nei comportamenti dei dipendenti. Controlla periodicamente con i tuoi dipendenti e prenditi il ​​tempo per parlare di come stanno andando le cose.

In particolare, tieni d'occhio questi tratti comportamentali più spesso associati ai truffatori:

• Vivere oltre i loro mezzi - per esempio, un impiegato con un salario basso alla guida di un veicolo di lusso o fare delle vacanze sontuose
• Sperimentare difficoltà finanziarie o avere difficoltà a far quadrare i conti
• Mantenimento di una relazione insolitamente stretta con un particolare fornitore
• Non volendo consentire ad un altro dipendente di assumere alcune delle loro funzioni
• Non chiamare mai malato o fare delle vacanze
• Passare attraverso un divorzio o lottare con problemi familiari

Naturalmente, non si vuole mai presumere che i dipendenti stiano rubando solo perché esibiscono alcuni di questi tratti. Tuttavia, se si sospetta che si stia verificando una frode, è possibile concentrare gli sforzi di monitoraggio e prevenzione delle frodi verso i dipartimenti e le aree in cui lavorano i dipendenti ad alto rischio. Cerca di aiutare i membri dello staff che sono stressati o in difficoltà finanziariamente in ogni modo possibile: manterrai più lavoratori e creerai la fedeltà dei dipendenti.

2. Gestisci con integrità

Il modo in cui ti comporti come imprenditore può influenzare l'atteggiamento dei tuoi dipendenti in merito al furto. Se tagli gli angoli e non agisci in modo etico, le persone che lavorano per te sono più inclini a fare lo stesso. Al contrario, se si fa uno sforzo concertato per essere onesti ed etici nei rapporti d'affari, i dipendenti capiranno che si aspetta lo stesso comportamento da parte loro.

Crea un codice di condotta che delinea il tipo di comportamento che ti aspetti da chiunque nella tua attività. Inoltre, chiarisci che la tua porta è sempre aperta ai dipendenti che vogliono condividere le loro preoccupazioni sulle operazioni commerciali. L'Associazione degli esaminatori di frodi certificata ha rilevato che la maggior parte dei manager scopre di frodi sul lavoro dopo essere stati espulsi, quindi considera di implementare una linea telefonica anonima per segnalare una sospetta frode.

3. Segregare i doveri

Uno dei migliori controlli interni per prevenire le frodi è la separazione dei compiti. In altre parole, una persona non dovrebbe essere responsabile di così tanti compiti che la frode può essere commessa e nascosta senza che i proprietari ne siano a conoscenza. Per rimuovere le opportunità di frode, nessuna persona dovrebbe avere la custodia di beni (come denaro e prodotti di valore), la capacità di registrare o modificare le informazioni contabili su tali beni e il potere di autorizzare transazioni sulle attività.

I compiti di segregazione sono complicati in una piccola impresa perché semplicemente non hai abbastanza persone tra cui dividere i compiti. Tuttavia, ci sono dei passi da seguire per dividere le funzioni chiave con solo due o tre impiegati.

Ad esempio, supponiamo che tu e un responsabile dell'ufficio siano gli unici due dipendenti della tua azienda. Mentre il responsabile dell'ufficio può avere accesso a fondi non protetti, riconciliando l'estratto conto e creando fatture e depositi bancari, dovresti essere tu a controllare l'estratto conto, aprire la posta, esaminare le transazioni e approvare le note di credito.

Se hai un terzo dipendente, ad esempio un assistente di ufficio, chiedi al dipendente di riconciliare l'estratto conto, aprire la posta e preparare i depositi bancari. Questo ci toglie alcune responsabilità dal tuo piatto e rende più difficile per il direttore dell'ufficio nascondere i pagamenti rubati.

Parola finale

L'implementazione dei controlli interni è una parte fondamentale della protezione della tua azienda. Tuttavia, può essere imbarazzante da fare nella pratica.

Dipendenti e appaltatori potrebbero non capire perché i loro doveri stanno cambiando. Comunicare ai dipendenti che sono in atto i controlli per proteggerli, come i lavoratori e l'azienda. Coinvolgerli nel processo di miglioramento della sicurezza aziendale e chiedere il loro contributo su base regolare. Come individui che svolgono il lavoro quotidiano, possono avere informazioni su determinati processi che possono aiutarti a migliorare i controlli. Possono anche farti sapere quali controlli funzionano bene e quali no.

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