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Che cos'è il coworking - Pro e contro, costi nascosti dello spazio ufficio condiviso


Poiché il telelavoro e il freelance diventano più comuni, il coworking si sta trasformando in una valida alternativa al lavoro da casa o in un ufficio tradizionale. Mentre ci sono diversi vantaggi per il coworking, tra cui una maggiore interazione sociale, l'accesso alle sale conferenze e la possibilità di stabilire un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, la condivisione dello spazio ufficio può essere più costosa di quanto si pensi.

Se stai pensando di passare al coworking, considera tutti i costi prima di immergerti.

Che cos'è il coworking?

Il coworking è un accordo di condivisione degli uffici tra individui e (a volte) piccole imprese. In alcuni casi, l'accordo è molto informale: un imprenditore che possiede o affitta uno spazio per uffici troppo grande, quindi concede in affitto uffici e uffici ad altri. Gli spazi di coworking funzionano anche come imprese formali, affittando uffici e uffici a freelance, telelavoratori e persino viaggiatori d'affari. I modelli operativi variano, con alcune attività di coworking che fanno pagare affitti giornalieri, settimanali o mensili, mentre altri vendono abbonamenti che consentono al membro di utilizzare lo spazio di lavoro e i suoi servizi. Gli spazi di coworking solitamente non usano contratti di abbonamento a lungo termine o contratti di affitto.

Anche gli arrangiamenti spaziali in un ufficio di coworking variano. Alcune aziende di coworking affittano lo spazio sulla scrivania in base al principio "primo arrivato, primo servito": porti il ​​tuo portatile al lavoro ogni giorno e siediti in qualsiasi spazio di lavoro disponibile. Altri uffici sono più formali, assegnando uffici o uffici ai membri. A seconda dello spazio e della disposizione, è possibile avere uffici formali e posti a sedere a pianta aperta tra cui scegliere.

Oltre ad offrire spazio ufficio e l'uso condiviso di servizi, alcuni proprietari di spazi di coworking incoraggiano attivamente la collaborazione tra i membri sponsorizzando eventi di networking o siti web di "conoscenza" che consentono ai membri di presentarsi reciprocamente.

Perché Coworking?

Mentre lavorare da casa è una buona opzione per alcuni, altre persone scelgono di affittare e recarsi in un ufficio di coworking ogni giorno. Ecco perché:

1. Stress ridotto
Lasciare il lavoro in ufficio è molto più facile quando in realtà hai un ufficio da lasciare. Lavorare da casa può essere stressante, soprattutto se non c'è un ufficio a casa o uno spazio di lavoro segregato dove ritirarsi. Alcune persone che lavorano a casa si sentono colpevoli se non lavorano tutto il tempo. Questo può creare tensioni con altri membri della famiglia, rendendo anche difficile il rilassamento.

2. Migliore gestione del tempo
Bambini, animali domestici, vicini di casa, autisti di consegna, televisori, cucine e libri sono tutte grandi distrazioni. Molte persone trovano difficile ridurre le interruzioni della giornata lavorativa e numerose interruzioni possono trasformare una giornata lavorativa di otto ore in una di dodici o quattordici ore.

3. Maggiore interazione sociale
Questo non è importante per tutti, ma alcune persone apprezzano uscire e avere la possibilità di parlare e interagire con gli altri in un contesto aziendale.

4. Opportunità di networking
I colleghi possono essere grandi prospettive o fonti di rinvii.

5. Un ambiente professionale
Un ufficio di coworking offre ai telelavoratori e ai liberi professionisti un'alternativa professionale e tranquilla all'incontro con i clienti a casa o nelle caffetterie.

6. Basso requisito di manutenzione
La direzione o i proprietari degli spazi di coworking si assumono la responsabilità della manutenzione degli uffici e delle attrezzature condivise.

7. Meno costoso e meno rischioso dell'affitto di un ufficio privato
L'affitto di un ufficio privato, in particolare in una grande città, è un'opzione facoltativa. Gli affitti sono generalmente alti, così come il costo di arredare l'ufficio, acquistare attrezzature per ufficio, pagare bollette, pulire lo spazio e pagare gli appaltatori per affrontare eventuali interventi di manutenzione degli edifici. Inoltre, molti proprietari terrieri richiedono agli affittuari di firmare contratti di locazione a lungo termine. Gli inquilini con problemi di flusso di cassa, o quelli che hanno bisogno di lasciare la città per viaggi d'affari, potrebbero ritrovarsi bloccati nell'affitto anche quando non possono permetterselo, o non hanno bisogno dello spazio. Coworking consente ai membri di condividere i costi di utilità, Internet e macchine per ufficio, offrendo al contempo piani di adesione a breve termine.

Coworking Hidden Cost

Mentre il coworking può essere un'alternativa conveniente e conveniente per lavorare da casa o affittare un ufficio commerciale, è importante essere consapevoli di alcuni dei costi meno ovvi del lavoro in uno spazio condiviso. Naturalmente, se sei abituato a lavorare in un ufficio tradizionale, questi costi potrebbero non essere così "nascosti", ma se hai lavorato da casa, incontrando (o ri-incontrando) alcune di queste spese potrebbero prenderti di sorpresa.

1. Pendolarismo
A meno che il tuo spazio di coworking sia a pochi passi da casa tua, devi tenere conto delle spese di viaggio. Questi variano, ma includono il costo del gas, la manutenzione dell'auto e le tariffe del trasporto pubblico. Il pendolarismo aggiunge anche il tempo non pagato alla tua giornata lavorativa. E a seconda della situazione di parcheggio nel tuo spazio di coworking, potresti dover pagare anche le tasse di parcheggio.

2. Cura dei bambini e degli animali domestici
Se si prevede di trascorrere tutto il giorno lavorando lontano da casa, potrebbe essere necessario pagare per la cura dei bambini o servizi di pet sitting.

3. Cibo e bevande
Quando lavori da casa, hai a disposizione cucina, macchina per il caffè e generi alimentari. Se lavori lontano da casa e non hai voglia di preparare un pranzo ogni giorno, dovrai acquistare gli antipasti per il microonde da conservare in ufficio o pagare per i pranzi nei ristoranti locali. Rimanere caffeina è un altro problema: alcuni uffici di coworking forniscono caffè base e acqua calda per il tè, ma il canto delle sirene di uno Starbucks locale o torrefattore indipendente può attirarti dalla tua scrivania più spesso di quanto desideri. Sfortunatamente, il costo di questi ultimi si somma rapidamente.

4. Socializzare
Anche se fai attenzione a preparare il pranzo ogni giorno, e ti attieni al caffè dalla macchina della K-cup dell'ufficio, i simpatici colleghi possono comunque chiederti di pranzare, bere un caffè o bere qualcosa. Se sei un tipo solitario, o non ti interessa il networking, rifiutare queste offerte potrebbe non essere un problema. Ma se ti piace socializzare, vai avanti e ricalcola il tuo budget di intrattenimento per ospitare queste attività di networking.

5. Conservazione
Alcuni spazi di coworking affittano gli armadietti ai membri che non hanno una scrivania permanente. Il vantaggio del noleggio di armadietti è che non devi trasportare il tuo laptop e altri materiali a casa ogni sera. Lo svantaggio è che l'affitto è una spesa aggiuntiva.

6. Tecnologia ed elettronica
Gli spazi di coworking solitamente non includono l'accesso al computer, quindi pensa di portare il tuo computer portatile al lavoro. Oltre al tuo laptop, porta le periferiche che desideri utilizzare, come un monitor grande, una tastiera ergonomica o trackball. Mentre trasportare questi oggetti da e verso il lavoro ogni giorno è una possibilità (come dimenticarli a casa), potrebbe essere meglio servire per risparmiarti la seccatura acquistando un secondo set di periferiche per il posto di lavoro.

7. Servizi d'ufficio
Non tutti gli spazi di coworking sono uguali. Alcuni uffici offrono l'uso gratuito della fotocopiatrice / stampante / fax condivisa, mentre altri possono addebitarti questo utilizzo. Allo stesso modo, alcuni uffici includono il costo del WiFi nell'affitto, mentre altri richiedono un supplemento per la connettività o richiedono di fornire il proprio hotspot per motivi di sicurezza. È importante sapere esattamente che cosa copre il tuo affitto prima di firmare un accordo in modo da poter tenere conto di eventuali spese extra.

8. Forniture per ufficio
Pianifica di acquistare penne, buste, graffette, fermagli e altri materiali di consumo standard.

9. Abbigliamento
Coworking significa che non puoi più lavorare in pigiama con un casino di capelli spettinati. Mentre la maggior parte degli uffici non prescrive un codice di abbigliamento, c'è una generale aspettativa che i membri appaiano uniti e presentabili. Inoltre, il pendolarismo al lavoro aumenta l'usura dei vestiti e delle scarpe mentre sfidi gli elementi. Preparati ad aumentare i tuoi vestiti e il tuo budget personale dopo esserti iscritto a coworking.

10. Trattare i Sniffles
Se hai mai lavorato in un ufficio, probabilmente non hai ricordi così piacevoli di raffreddori, influenze e altre malattie che periodicamente hanno assunto il posto di lavoro. Sfortunatamente, lo spazio di lavoro condiviso significa germi condivisi, quindi prepara il tuo sistema immunitario per uno shock terribile.

11. Tasse
Le quote associative di coworking o l'affitto possono essere deducibili dalle tasse, ma lo sono anche le spese di home office. Parlate con il vostro consulente fiscale per determinare se il passaggio a uno spazio di coworking influirà sul vostro debito fiscale e, in caso affermativo, in base a quanto.

12. Assicurazione
Controlla il contratto di locazione o l'abbonamento per sapere se lo spazio è assicurato e se l'assicurazione copre incidenti o perdite subiti da te, dai tuoi clienti o dai tuoi visitatori. In caso contrario, parlare con un agente di assicurazione per conoscere le opzioni di copertura. Questo è un problema importante, quindi potresti voler gestire la copertura assicurativa dell'ufficio oltre il tuo avvocato.

13. Furto
È normale che la sicurezza negli spazi di coworking sia lassista, soprattutto perché i membri vanno e vengono liberamente senza una vera supervisione. Sfortunatamente, questo lascia il tuo lavoro e oggetti personali vulnerabili al furto.

Riduzione al minimo dei costi

Nonostante le spese extra, molte persone sentono che il coworking offre grandi vantaggi rispetto agli uffici domestici o commerciali tradizionali. Se decidi di firmare un accordo di coworking, ecco alcuni modi per ridurre al minimo i costi:

1. Prepaga il tuo affitto o iscrizione
Alcuni spazi di coworking offrono sconti ai membri che pagano in anticipo le loro quote o l'affitto. Chiedi allo space manager se è possibile. In tal caso, negozia anche un accordo di rimborso scritto nel caso tu debba lasciare la città o tornare al tuo ufficio di casa.

2. Guarda oltre le cifre di affitto mensile
Ricorda, il costo reale del coworking non è solo l'affitto o le quote mensili. Scopri cosa è incluso nel tuo abbonamento a coworking e quali costi extra. Solo allora dovresti scricchiolare i tuoi numeri.

3. Posizione, posizione, posizione
Quando possibile, scegli uno spazio di coworking vicino a casa tua. La vicinanza ravvicinata consente di risparmiare sui tempi e le spese del pendolarismo, dandoti anche la libertà di correre a casa a pranzo. Se non ci sono spazi di lavoro vicino a casa tua, semplifica la tua vita e risparmia tempo scegliendo un ufficio vicino a negozi, banche, centri benessere o i tuoi luoghi di ritrovo preferiti. Se viaggi spesso o lavori spesso con clienti fuori città, cerca un ufficio vicino all'aeroporto. Vuoi anche prendere in considerazione fattori come il parcheggio e la vicinanza al trasporto pubblico. Il tempo è denaro, soprattutto se sei un libero professionista, quindi non sottovalutare l'importanza dell'accessibilità quando si sceglie un ufficio.

4. Store Lunch and Snack Foods in loco
Se il tuo spazio di coworking include una cucina, mantieni le pietanze surgelate, le zuppe per microonde e le riparazioni per panini in ufficio. Acquista un grande contenitore per alimenti, scrivi il tuo nome su di esso con un pennarello indelebile e riempilo con involtini sandwich, salumi e formaggi in modo da poter preparare i tuoi pranzi. Avere a portata di mano questi oggetti riduce la tentazione di cenare fuori o di avere cibo consegnato.

5. Approfitta delle promozioni Coffeehouse e Restaurant
Ogni volta che puoi evitare di pagare il prezzo intero, dovresti. Molti ristoranti offrono specialità per il pranzo sporche, quindi assicuratevi di chiedere ai ristoranti locali i loro menu per il pranzo. Alcune caffetterie offrono uno sconto se portate la vostra tazza o thermos. Inoltre, assicurati di chiedere i tuoi stop preferiti sui programmi di fidelizzazione della carta perforata.

6. Rendere i transiti pubblici produttivi
Se non si ottiene l'auto, utilizzare il tempo di pendolarismo per recuperare la lettura professionale o per rivedere le e-mail. Se leggere mentre sei in movimento non funziona per te, ascolta i podcast del settore mentre vai in ufficio.

7. Esaminare i vantaggi fiscali dei pendolari
Se sei un dipendente del telelavoro, scopri se la tua azienda partecipa a un programma di agevolazioni fiscali per pendolari che ti consente di pagare per i passaggi di trasporto pubblico con dollari al netto delle imposte detratti dalla tua busta paga. Questi programmi possono farti risparmiare centinaia di dollari ogni anno.

8. Verifica le opzioni del Transit Pass
Tieni traccia di quanto spendi ogni mese sulle tariffe di autobus e treni. Molte aziende di trasporti pubblici offrono strutture tariffarie multiple, quindi prenditi il ​​tempo di rivedere ciascuna delle tue opzioni per assicurarti di ottenere l'offerta migliore.

9. Negozia accordi con imprese locali
I commercianti locali che non sono a conoscenza del tuo spazio di coworking potrebbero essere disposti a offrire offerte speciali alla sua base di membri. Parla con il responsabile del tuo spazio di coworking per scoprire se è disposto a parlare con le aziende locali sull'offerta di sconti speciali per te e per i tuoi officemates.

Parola finale

La tecnologia rende il coworking un'ottima alternativa per liberi professionisti e telelavoratori che non vogliono lavorare da casa. Tuttavia, è importante riconoscere tutte le spese aggiuntive associate al coworking. Factoring di queste spese nel tuo budget prima di decidere di unire uno spazio di coworking è un passo saggio, ed essenziale, nella gestione della tua azienda e delle finanze personali.

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