Che cos'è la legge sul congedo per malattia e famiglia (FMLA) - Ammissibilità e regole

In un'economia frenetica e in rapido cambiamento, che premia i lavoratori innovativi e adattabili e penalizza coloro che non tengono il passo con i tempi, l'idea di un equo equilibrio tra vita lavorativa e vita privata appare obsoleta. Molti datori di lavoro, in particolare quelli che operano in settori competitivi o che richiedono molta manodopera non specializzata o con poche competenze, si aspettano che i loro dipendenti siano flessibili e lavorino il più duramente possibile. Sebbene i datori di lavoro non possano permettersi di trattare i lavoratori altamente qualificati o specializzati come sacrificabili, è una storia diversa quando ci sono 10 lavoratori di questo tipo con abilità equivalenti allettate alla porta.

Per essere onesti, tuttavia, esistono molte leggi per proteggere la sicurezza, la dignità e i diritti civili dei lavoratori. Di questi, la Legge federale sul congedo per malattia e famiglia (FMLA), che è presente sui libri dal 1993, è tra le più espansive e frequentemente invocate.

Che cos'è la legge sulla famiglia e il congedo medico?

All'interno di un periodo di 12 mesi continuativo, l'FMLA consente ai dipendenti qualificati di richiedere fino a 12 settimane consecutivi o non consecutivi (e, in casi limitati, fino a 26 settimane) di congedo di lavoro non retribuito per specifiche ragioni mediche e familiari. Questi includono la cura del parto e del neonato, l'adozione, gravi condizioni mediche personali, o la necessità di prendersi cura di un parente stretto con una condizione medica seria.

I datori di lavoro non sono tenuti a pagare i dipendenti in ferie FMLA, sebbene circa il 65% offra una retribuzione totale o parziale ai dipendenti in aspettativa, secondo il Dipartimento del lavoro. E anche se i datori di lavoro sono autorizzati a sospendere i sussidi come l'accumulo di ferie pagate per i dipendenti in congedo, non possono sospendere o revocare la copertura assicurativa sanitaria del gruppo sponsorizzata dal datore di lavoro - certamente una protezione importante per i dipendenti che prendono tempo libero per il medico motivi.

Tuttavia, i datori di lavoro possono richiedere ai dipendenti di utilizzare la PTO accumulata, il congedo di maternità retribuito e altri benefici temporali prima di immergersi nella loro assegnazione FMLA. Questo può effettivamente essere utile per i dipendenti, dal momento che mantiene reddito per una parte del periodo di ferie.

Dal punto di vista legale, l'FMLA è una modifica della dottrina dell'occupazione-a-volontà che regola la maggior parte delle relazioni tra impiegati e impiegati negli Stati Uniti. Ciò lo rende simile ad alcune altre leggi sul lavoro, come quelle che vietano la discriminazione sulla base dello status protetto. L'impiego a volontà dà sia ai datori di lavoro sia ai dipendenti il ​​diritto di porre fine a un rapporto di lavoro in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo.

In circostanze normali in molti luoghi di lavoro, un dipendente che ha richiesto fino a 12 settimane di ferie avrebbe probabilmente dovuto essere licenziato. Al rientro dal congedo, tuttavia, i dipendenti con copertura FMLA che si congedano per un motivo valido devono essere quasi sempre reintegrati nella posizione precedente e nel grado di retribuzione, e con gli stessi benefici e responsabilità. I dipendenti idonei non possono essere licenziati, retrocessi, molestati o penalizzati in altro modo per la richiesta o l'assoluzione dal FMLA.

Chi si qualifica per la copertura di legge per il congedo di famiglia e medico?

L'FMLA si applica ai datori di lavoro pubblici e privati ​​con almeno 50 dipendenti nel raggio di 75 miglia da dove si trova il dipendente. Questo esenta sia le piccole imprese sia le piccole filiali isolate gestite da datori di lavoro più grandi. Anche alcune agenzie governative e le autorità educative locali possono essere esentate. Secondo il Riepilogo esecutivo FMLA del Dipartimento del Lavoro 2012, circa il 59% di tutti i lavoratori statunitensi sono ammessi al congedo non retribuito nell'ambito del FMLA.

Per qualificarsi per le protezioni FMLA, i dipendenti devono soddisfare i seguenti criteri:

Sebbene tutti i dipendenti che soddisfano questi criteri siano coperti dall'FMLA, esiste un'eccezione limitata per i dipendenti chiave, definiti come dipendenti che soddisfano tutti i criteri sopra indicati e pagati meglio del 90% dei loro collaboratori entro un raggio di 75 miglia. L'FMLA consente ai datori di lavoro di rinunciare alla reintegrazione per la restituzione dei dipendenti chiave se la reintegrazione causerebbe un danno "sostanziale e grave" alle finanze del datore di lavoro, ad esempio perché il dipendente verrebbe reintegrato ad un alto tasso di retribuzione e con costosi benefici.

Tuttavia, un datore di lavoro non può vietare a un dipendente chiave di prendere congedo sotto la FMLA. E se un datore di lavoro sceglie di non reintegrare un dipendente di ritorno, deve fare un caso convincente per il motivo per cui reintegrare il dipendente potrebbe causare gravi danni.

Statuti complementari di stato

Alcuni stati hanno leggi sul congedo non retribuite che trasportano via il FMLA, rafforzando le protezioni per i dipendenti che hanno bisogno di prendersi del tempo libero per necessità familiari o mediche. Queste leggi cambiano regolarmente, quindi è meglio consultare le autorità del lavoro statali per avere informazioni aggiornate.

Ecco un campione delle leggi dello stato in vigore:

• Oregon: tutti i datori di lavoro con 25 o più dipendenti sono soggetti al FMLA.
• Maine: i datori di lavoro privati ​​con 15 o più dipendenti e i datori di lavoro municipali (città o contea) con 25 o più dipendenti sono soggetti alla legge.
• Stato di Washington: tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle loro dimensioni, devono fornire un congedo parentale (che copra il parto, l'assistenza ai neonati e l'assistenza all'infanzia adottiva o affidataria) ai dipendenti che soddisfano tutte le qualifiche del FMLA federale. Tutti gli altri tipi di ferie sono soggetti alle regole federali.
• Maryland: i datori di lavoro privati ​​con 15 o più dipendenti devono seguire tutte le disposizioni FMLA. Inoltre, devono consentire ai dipendenti qualificati almeno 7 giorni di riposo per la donazione di midollo osseo e 30 giorni di ferie per la donazione di organi, che non sono coperti dalla legge federale.

Congedo idoneo sotto FMLA

L'FMLA consente ai dipendenti qualificati di richiedere fino a 12 settimane totali di congedo di lavoro non retribuito e non penalizzato entro un qualsiasi periodo di 12 mesi per:

• Parto e cura del neonato . I genitori sono coperti per il tempo libero legato al parto, al legame, alle cure per i neonati e alle cure per i bambini fino a un anno di età.
• Adozione e affidamento . I genitori sono coperti per la cura e l'unione di un adottato o di un bambino in affidamento di nuova nomina fino a un anno dalla data di collocamento.
• Assistenza immediata ai membri della famiglia . Questo copre la cura di un figlio, un genitore o un coniuge gravemente ferito o malato. Il Dipartimento del lavoro stabilisce che, in questo e in tutti i casi, il "coniuge" descrive i coniugi dello stesso sesso e dello stesso sesso negli Stati in cui tali unioni sono consentite (oltre alle unioni di sesso opposto ovunque); "Genitore" descrive un genitore biologico, graduale, adottivo o adottivo, o qualsiasi adulto che ha legalmente servito in loco parentis (come tutore legale del dipendente quando il dipendente era minorenne); e "bambino" descrive un bambino biologico, graduale, adottivo o adottivo, o un bambino con cui il dipendente ha una relazione genitoriale in loco (incluso un bambino adulto incapace di autocura a causa di disabilità).
• Malattia personale o ferita . I dipendenti possono prendersi del tempo libero per una malattia o un infortunio che li rende incapaci di svolgere mansioni lavorative essenziali.
• Esigenza militare . Questo copre i dipendenti con familiari stretti (figlio, genitore o coniuge) in servizio militare attivo. "Exigency" descrive una situazione che può sorgere come conseguenza di un servizio di servizio attivo, come ad esempio il fatto che il personale venga inviato in un paese straniero con breve preavviso. Dal momento che il dipendente potrebbe non vedere il servizio di nuovo per molti mesi in questa situazione e a causa dei pericoli insiti in alcune implementazioni straniere, il congedo FMLA consentirebbe ai due membri della famiglia di trascorrere del tempo insieme prima che il servizio venga spedito via e indirizzerebbe qualsiasi premendo problemi logistici che circondano la distribuzione.

L'FMLA consente fino a 26 settimane totali di congedo di lavoro non retribuito e non penalizzato entro un periodo di 12 mesi per quanto segue:

• Congedo militare . Questo vale per i dipendenti con membri di servizio nelle loro immediate vicinanze, così come per i dipendenti designati come parenti prossimi al personale (ad esempio, un nipote senza fratelli viventi, figli adulti o genitori). Affinché i dipendenti possano qualificarsi come badanti militari, i loro familiari parenti devono avere una malattia o una ferita correlata o esacerbata dal servizio militare.

Eccezioni comuni

Sebbene superficialmente simili a situazioni qualificanti, queste situazioni comuni non sono coperte dall'FMLA:

• Piccola malattia Malattie minori o a breve termine, come il comune raffreddore e attacchi di influenza che non richiedono il ricovero in ospedale, non sono coperti, anche se il dipendente deve perdere il lavoro. Questo vale sia che si tratti del dipendente o di un familiare che è malato.
• Assistenza medica di routine . Controlli fisici, lavori di laboratorio, esami della vista e altre cure di routine non sono inclusi.
• Cura per i familiari non immediati . I dipendenti che si prendono cura di un nonno, uno zio o un altro membro della famiglia non-immediato non hanno i requisiti per usufruire di un periodo di ferie con FMLA, indipendentemente dalla vicinanza al singolo. L'unica eccezione è se l'individuo ha o ha avuto una relazione parentis in loco con il dipendente.
• Cura degli animali domestici . Il tempo libero per le cure veterinarie o la morte di un animale domestico non è coperto dalla FMLA.

Alcune eccezioni e restrizioni FMLA sono piuttosto tecniche e dettagliate. Se non sei sicuro che la tua situazione specifica sia coperta, consulta la Divisione Wage and Hour del Dipartimento del Lavoro (WHD), l'agenzia federale incaricata di far rispettare la FMLA e altre leggi sul lavoro.

Obblighi dei dipendenti

I dipendenti che si qualificano per ferie sotto la FMLA devono essere consapevoli di determinati obblighi nel periodo di preparazione e conseguenze del loro tempo libero:

• Fornire un avviso adeguato . Il dipendente deve fornire il maggior preavviso possibile delle ferie in arrivo. Per le procedure mediche pianificate, come il parto e la chirurgia non di emergenza, ciò significa in genere almeno 30 giorni. (Per il parto, una data di scadenza effettiva o una data arbitraria prima della data di scadenza va bene.) Per eventi non pianificati, come un grave incidente che colpisce un parente stretto o una diagnosi medica che richiede un intervento chirurgico urgente, i dipendenti devono informare i datori di lavoro non appena conoscere il problema. L'avviso può essere dato oralmente o per iscritto. Se possibile, i dipendenti devono anche rendersi disponibili per rispondere alle domande di follow-up da parte del datore di lavoro, come ad esempio la durata prevista del tempo libero.
• Requisiti di certificazione . A loro discrezione, i datori di lavoro possono richiedere ai dipendenti qualificati FMLA di certificare il motivo della loro assenza, ad esempio fornendo una lettera scritta dal medico.
• Uso di Paid Time Off . Un datore di lavoro può sempre obbligare un dipendente a utilizzare i permessi retribuiti prima della partenza di FMLA, anche se il motivo del congedo è coperto da FMLA. Allo stesso modo, il dipendente ha il diritto di richiedere che tutta la PTO disponibile venga trasferita a tempo libero qualificato FMLA, anche se il datore di lavoro non lo richiede o tenta di non consentirlo. I dipendenti potrebbero voler fare questo per assicurarsi che siano pagati il ​​più possibile durante il loro tempo libero.
• Notifica di circostanze modificate . I dipendenti possono essere tenuti a darne comunicazione il più presto possibile dopo che le circostanze relative al cambio di permesso qualificato FMLA. Ad esempio, se il dipendente o un parente stretto effettua un recupero più rapido del previsto, o se le complicazioni ritardano il recupero e richiedono un congedo aggiuntivo. Tuttavia, questo non è un requisito predefinito: i dipendenti devono farlo solo se il loro datore di lavoro lo richiede.

Obblighi del datore di lavoro

L'FMLA impone anche alcuni obblighi ai datori di lavoro. I più notevoli includono quanto segue:

• Pubblicazione di un avviso FMLA . Tutti i datori di lavoro, anche quelli senza dipendenti qualificati, devono pubblicare un avviso ufficiale del Dipartimento del lavoro che descriva i diritti FMLA dei dipendenti in un luogo altamente visibile, come una sala per le pause o una sala conferenze. I datori di lavoro con più sedi devono pubblicare almeno un avviso in ciascuna sede. La multa per mancata conformità è di $ 110 per sede, per incidente.
• Fornire avviso scritto in nuovi materiali di noleggio . I datori di lavoro devono fornire a tutti i nuovi assunti una notifica scritta delle protezioni FMLA. Il modo più comune per farlo è in un manuale per i dipendenti o in un nuovo pacchetto di noleggio - ma i datori di lavoro che normalmente non distribuiscono tali materiali possono distribuire un foglio con tutte le informazioni necessarie o semplicemente distribuire copie dell'avviso DOL ufficiale direttamente a nuovi assunti.
• Avviso di ammissibilità . Entro cinque giorni lavorativi dalla richiesta di un dipendente per il periodo di assenza da FMLA, il datore di lavoro deve fornire una notifica scritta o orale sull'idoneità del dipendente. Se il datore di lavoro stabilisce che il dipendente non ha i requisiti per FMLA, l'avviso deve includere almeno un motivo valido per cui (ad esempio, non abbastanza ore di lavoro negli ultimi 12 mesi). A meno che l'eleggibilità del dipendente non cambi, il datore di lavoro non deve distribuire un avviso separato per ogni richiesta di sospensione nello stesso periodo di 12 mesi - uno per anno è sufficiente.
• Diritti scritti e responsabilità Avviso ai dipendenti approvati per congedo . Insieme con l'avviso di idoneità, un datore di lavoro deve fornire un avviso che illustri i diritti e le responsabilità relativi ai dipendenti FMLA a tutti i dipendenti approvati per il periodo di assenza da FMLA. L'avviso deve includere gli obblighi e le restrizioni dei dipendenti sopra descritti, così come i diritti dei dipendenti alla reintegrazione completa al momento della restituzione. Per semplicità, la DOL raccomanda di utilizzare il modulo WH-381, che contiene una panoramica completa di queste informazioni.

Violazioni e applicazione di FMLA

Presentare un reclamo FMLA

La divisione Wage and Hour indaga e applica tutte le richieste relative a FMLA. Gli statuti complementari dello Stato che forniscono ulteriori protezioni correlate sono applicati dalle agenzie statali competenti per il lavoro.

Sebbene WHD conduca indagini indipendenti sui datori di lavoro sospetti di violare le leggi sul lavoro, compresa la FMLA, la maggior parte delle violazioni di FMLA vengono scoperte a seguito di reclami presentati da WHD a nome o per conto di un dipendente danneggiato. Per presentare un reclamo, i dipendenti contattano il loro ufficio locale WHD online, telefonicamente o di persona e forniscono il maggior numero di dettagli possibile sulla loro identità, datore di lavoro, lavoro e presunta violazione.

Tutte le richieste depositate presso il WHD sono confidenziali. L'agenzia non riporta le identità dei richiedenti a nessun altro dipartimento o agenzia federale, incluse le agenzie di controllo dell'immigrazione. Inoltre, la legge federale vieta ai datori di lavoro di vendicarsi in qualsivoglia modo, come la retribuzione dei salari o la cessazione del rapporto di lavoro, nei confronti dei dipendenti che denunciano la WHD.

Violazioni e insidie ​​comuni per i datori di lavoro

Molti manager e titolari di aziende sono abbastanza intelligenti da sapere che è improbabile che possano farcela con le violazioni di FMLA, come licenziare un lavoratore qualificato mentre è in congedo non retribuito. Tuttavia, i datori di lavoro violano frequentemente l'atto in modi più sottili.

Le violazioni comuni di FMLA includono quanto segue:

• Tenere un dipendente responsabile di una futura valutazione delle prestazioni per i lavori del progetto non completati durante il periodo di congedo, che potrebbe comportare la risoluzione
• Ripristino di un dipendente in una posizione inferiore
• Rifiuto di una richiesta di ferie valida da un dipendente qualificato
• Arrestare dipendenti senza causa prima dell'inizio del periodo di ferie, anche se questo in genere viene considerato una violazione solo se i dipendenti possono dimostrare che avrebbero mantenuto il lavoro in assenza di una richiesta FMLA
• Classificazione errata di un dipendente come dipendente chiave per evitare il reintegro (L'FMLA consente ai datori di lavoro di rinunciare alla reintegrazione per la restituzione dei dipendenti chiave in determinate circostanze.)

I datori di lavoro che non hanno familiarità con la legge (o che non hanno accesso a consulenti legali) potrebbero non sapere nemmeno che stanno violando l'atto o potrebbero erroneamente pensare di non essere vincolati da essa. Un'indagine del Dipartimento del lavoro ha rilevato che il 16% dei datori di lavoro coperti da FMLA non erano sicuri se la legge li avesse applicati o se erano convinti di no.

Risarcimento dei dipendenti e pena del datore di lavoro

Se un'indagine WHD rileva che un particolare reclamo ha un merito, il dipendente interessato ha diritto a quanto segue, per l'American Bar Association:

• Retribuzioni e benefici persi . Questa categoria include salari, premi, indennità e altri indennizzi persi - oltre agli interessi - direttamente attribuibili alla violazione di FMLA, come i guadagni che i dipendenti avrebbero ricevuto fino alla data di inizio del periodo di ferie se non fossero stati chiusi in modo proattivo.
• Risarcimento per i costi effettivi incorsi durante il congedo . Ciò si applica se i dipendenti non hanno perso salari, indennità o altri compensi a seguito della violazione, ad esempio se il datore di lavoro ha negato la propria richiesta di permesso di qualificazione ma non li ha licenziati. Comprende tutte le spese relative al motivo del congedo, come il costo delle cure mediche e delle forniture, fino a un importo pari a 12 settimane di stipendi più gli interessi.
• Equitable Relief . Se la violazione ha comportato azioni di lavoro sfavorevoli, come la risoluzione o la retrocessione, il dipendente ha diritto al completo reintegro in una posizione con responsabilità uguale o maggiore.
• Commissioni legali . Le spese sostenute dal ricorrente per un'azione legale contro il datore di lavoro, come le spese legali e le spese per il perito di esperti, devono essere pagate interamente dal datore di lavoro. Ciò non è necessario in tutti i casi, in quanto un datore di lavoro può accettare di risolvere e pagare i crediti senza andare in tribunale.

Parola finale

Le leggi sul lavoro e le protezioni dei lavoratori hanno fatto molta strada in un periodo di tempo relativamente breve. Secondo il Dipartimento del lavoro, gli Stati Uniti non hanno avuto un salario minimo federale permanente fino al 1938. E la discriminazione basata sul genere, sulla razza e su altri status protetti non è stata seriamente affrontata fino agli anni '60 e '70. Leggi come Civil Rights Act (1964) e Equal Employment Opportunity Act (1972) hanno sancito una certa misura di protezione per i lavoratori storicamente svantaggiati.

Tuttavia, gli statuti legali e le agenzie che li applicano non sono onniveggenti o onnipotenti. E anche se i dipendenti non devono automaticamente presumere di essere considerati beni disponibili, hanno la responsabilità di comprendere le leggi che li proteggono e di individuare potenziali violazioni. Altrimenti, quelle leggi sono solo parole sulla carta.

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