Mentre le vendite sono i muscoli di un'azienda, il flusso di cassa è la sua linfa vitale. Il denaro che scorre regolarmente in una società è necessario per pagare gli stipendi, acquistare materiali e tenere letteralmente le luci accese e le porte aperte. Molte aziende sono costrette a rallentare la loro crescita semplicemente perché mancano i flussi di cassa necessari per sostenere i deflussi di denaro.
Accelerare il flusso - convertire le vendite in contanti il ​​prima possibile - e aumentare lo spread tra entrate e uscite per costruire un cuscinetto di cassa sono essenziali per la crescita sostenuta a lungo termine di ogni azienda, grande o piccola.
1. Depositare i saldi in contanti in conti di interessi
I conti correnti di controllo dei guadagni sono disponibili presso la maggior parte delle banche oggi, anche se con un requisito minimo di equilibrio. Poiché i tassi di interesse su questi conti sono spesso inferiori ai tassi sui conti di risparmio, certificati di deposito (CD) o conti del mercato monetario, mantieni la maggior parte dei tuoi fondi in questi conti più remunerativi. Quindi, trasferire i fondi necessari da conti più remunerativi per soddisfare il requisito del saldo minimo in un conto di controllo fruttifero più il totale dei pagamenti previsti per la settimana o il mese.
Ovviamente, è importante mantenere liquidità liquida, in modo da evitare CD a lungo termine, investire in CD senza penalità o solo investire una parte dei fondi a cui non sarà necessario accedere fino alla scadenza del CD. Inoltre, chiedi ai tuoi clienti di effettuare pagamenti diretti sull'account di maggior incasso per i crediti, in modo che l'interesse inizi immediatamente.
2. Vendita o ritiro di attrezzature o inventario in eccedenza e obsoleto
Le attrezzature inattive, obsolete e non funzionanti occupano spazio e vincolano il capitale che potrebbe essere utilizzato in modo più produttivo. Le attrezzature che sono state possedute per un periodo più lungo di solito hanno un valore contabile uguale al suo valore di salvataggio o inferiore, quindi una vendita potrebbe determinare un guadagno tassabile. Questo guadagno dovrebbe essere riportato sulla documentazione fiscale. Se si deve vendere al di sotto del valore contabile, tuttavia, si incorre in una perdita fiscale, che può essere utilizzata per compensare altri profitti della società .
L'inventario in eccesso può rapidamente diventare obsoleto e inutile quando le esigenze dei clienti cambiano e vengono introdotti nuovi materiali. Considerare la possibilità di vendere qualsiasi inventario che è improbabile che venga utilizzato nei prossimi 12 mesi a meno che i costi per mantenerlo siano minimi e il ricavato di una vendita sia trascurabile.
3. Richiedere depositi su ordini grandi o personalizzati
Quando si lavora con un ordine unico o personalizzato, è necessario un deposito cauzionale pari ad almeno il 50% del prezzo totale. I prodotti unici hanno un valore di vendita limitato, solitamente solo alla persona o all'azienda che effettua l'ordine. Senza un deposito, si è soggetti al rischio di dover effettuare un pagamento ridotto al momento della consegna.
Avere un deposito riduce la probabilità di una perdita finanziaria nelle peggiori circostanze. Assicurati che i clienti comprendano la tua politica e includila nella lingua del contratto per evitare future difficoltà .
Al contrario, evitare la necessità di pagare i depositi ai fornitori per gli ordini. Chiedete loro di considerare la vostra storia di credito e il buon rapporto tra le due società al posto di richiedere il vostro denaro, che potrebbe essere meglio utilizzato altrove.
4. Stage di pagamenti su contratti a lungo termine a vostro vantaggio
Alcuni clienti, a causa delle loro dimensioni o politiche, si rifiuteranno di stipulare contratti che richiedono depositi iniziali. Piuttosto che perdere il business, negozia i termini di pagamento e i benchmark che superano o parallelizzano i costi.
Ad esempio, un tipico contratto di costruzione potrebbe consentire un pagamento del 15% al ​​termine dell'ingegneria, un ulteriore 25% quando il materiale viene consegnato al sito e il 50% dell'importo del contratto a specifici benchmark sullo stato di avanzamento. Il restante 10% del prezzo del contratto è solitamente detenuto dal compratore fino all'ispezione e all'accettazione finali.
5. Riconoscere "Scope Creep" e utilizzare gli Ordini di cambiamento dove applicabile
Se il tuo prodotto è venduto con qualsiasi condizione allegata, o il servizio che devi fornire è definito in un contratto tra te e l'acquirente, devi essere consapevole dei requisiti precisi che ci si aspetta da te. Qualsiasi modifica a tali requisiti potrebbe consentire di richiedere un pagamento supplementare per il lavoro accessorio svolto. La mancata richiesta di un'adeguata compensazione danneggia la tua azienda in due modi: non ricevi i proventi aggiuntivi e i costi aumentano.
6. Offrire sconti per il pagamento rapido
Sviluppa un programma di sconti per incoraggiare pagamenti rapidi, raccogliendo i fondi che ti sono dovuti il ​​più velocemente possibile. I normali termini di pagamento consentono un periodo di 30 giorni per la rimessa dopo il ricevimento di una fattura, con uno sconto del 2% se pagato entro i primi 10 giorni. Puoi offrire più, meno o nessun sconto per il pagamento, a seconda delle tue esigenze e delle precedenti abitudini retributive dei tuoi clienti.
Ricorda, tuttavia, che la tua capacità di istituire una politica di raccolta dipenderà dalla tua forza relativa rispetto a quella dei tuoi clienti. Un account principale potrebbe richiedere uno sconto offerto e comunque pagare in ritardo.
5. Penalizzare i ritardatari in ritardo con le sanzioni per interessi
Una penalità per i ritardatari è il "bastone" nell'approccio "carota e bastone" alle collezioni, la "carota" è lo sconto per il pagamento anticipato. Mentre la riscossione dell'interesse potrebbe non essere possibile in tutti i casi, la presenza della politica porrà l'accento sull'importanza dei pagamenti puntuali per i clienti.
6. Contratto con un'agenzia di recupero crediti per vecchi clienti
Perseguire i vecchi conti clienti richiede dedizione e tempo, e può raggiungere rapidamente il punto di rendimenti decrescenti per il personale. Poche piccole imprese hanno le risorse, la formazione o l'esperienza per perseguire in modo efficace i conti delinquenziali. Inoltre, i clienti che superano i 60 giorni per il pagamento senza un motivo giustificabile raramente garantiscono una relazione continuata e di solito richiedono misure decise per ottenere il pagamento.
Le agenzie di raccolta di terze parti sono abili nel lavorare con tali account e generalmente sono disposte a perseguire la riscossione a proprie spese in cambio di una percentuale fissa dei proventi raccolti. In alcuni casi, le agenzie acquisteranno semplicemente il debito delinquente dell'azienda a sconto e assumeranno tutti i rischi successivi di incasso. Mentre i costi della raccolta di terze parti rispetto al saldo dell'account originale sono esorbitanti, la tua alternativa potrebbe non essere affatto un pagamento.
7. Utilizzare le vendite in abbonamento
Se il tuo prodotto viene regolarmente consumato e riacquistato più volte all'anno, istituire un programma di abbonamento in cui i clienti effettuano il pagamento anticipato per il prodotto e la consegna. Giornali, riviste, televisione via cavo, paesaggistica e manutenzione della piscina sono esempi di prodotti e servizi che si prestano a un modello di abbonamento. Oltre a ricevere denaro in anticipo per coprire i costi futuri, hai i vantaggi di garantire vendite future e una più facile pianificazione delle risorse.
8. Istituire un programma di vendita Layaway
I programmi di Layaway erano molto popolari prima dell'uso diffuso delle carte di credito personali alla fine degli anni '50. Un programma layaway consente ai clienti di selezionare un prodotto specifico, che viene quindi riservato per un acquisto e una consegna futuri al termine del pagamento. Il venditore ha l'uso del denaro prima di sostenere il costo del prodotto. È richiesto un trattamento contabile speciale del contante ricevuto, quindi assicurati che il tuo commercialista sia a conoscenza del programma.
9. Avviare una linea di credito Contabilità clienti
Nonostante i migliori sforzi, anche le aziende meglio gestite subiscono un ritardo tra la spesa di produzione di un prodotto - un flusso di cassa - e la ricezione di un pagamento dopo la vendita - il flusso di cassa in entrata. Questo ritardo è rappresentato dal saldo dei crediti commerciali come attività corrente nei libri della società .
La maggior parte delle banche è disposta a concedere fino all'80% del saldo dei crediti, fornendo in tal modo denaro al mutuatario al momento del prestito, piuttosto che attendere che l'account venga raccolto. L'importo del prestito varia in base al numero di account vecchi raccolti e al nuovo account aggiunti al prestito. Mentre il prestito è collateralizzato con i crediti, la società - e possibilmente i proprietari della società - rimane come garante del debito.
10. Stabilire una linea di credito di inventario
Le scorte di materie prime, i prodotti in corso di fabbricazione e i prodotti finiti in attesa di vendita sono considerati attività correnti e richiedono ingenti spese di cassa per l'acquisto e la manutenzione. Istituti di credito, riconoscendo il valore e la probabilità che i materiali inventariati siano convertiti in vendite nel vicino e intermedio futuro, accetteranno l'inventario come percentuale variabile del prestito e del prestito in base alla sua composizione - nella maggior parte dei casi, fino al 50% del suo valore
Come un credito creditore, il saldo varierà e diminuirà man mano che i livelli delle scorte cambiano e i mutuatari rimarranno come garanti. I prestiti di magazzino sono fastidiosi per i mutuatari in quanto un inventario fisico deve essere regolarmente preso e valutato ai prezzi correnti di mercato, solitamente mensili, e successivamente riconciliato con il valore contabile della società e della banca.
11. Istituire un accordo di factoring
Il factoring coinvolge tipicamente una società finanziaria di terzi, non bancaria, o "fattore", che fa avanzare una percentuale negoziata, dal 75% all'80%, dei conti individuali nel saldo dei crediti. Poiché i conti vengono raccolti dalla società , l'anticipo viene pagato, oltre a una commissione per il fattore. In alcuni casi, il fattore può acquistare i conti a sconto e assumere la responsabilità e i rischi della raccolta.
Se la società oi suoi proprietari rimangono garanti dei conti è una questione di negoziazione tra l'azienda e il fattore. Gli accordi di factoring sono in genere più costosi (ma meno restrittivi) dei crediti esigibili presso banche regolamentate, pertanto un accordo dovrebbe essere perseguito solo dopo che un accordo standard di prestito di crediti commerciali è stato respinto.
12. Disponga il libro paga su un ciclo bimestrale
Un programma di paga bimestrale richiede 24 cicli di paga all'anno rispetto a 26 cicli di pagamento per un programma di pagamento bisettimanale, riducendo così i costi amministrativi di raccolta, verifica e tabulazione delle informazioni sui salari.
Ulteriori risparmi sono disponibili utilizzando il deposito diretto nei conti bancari dei dipendenti, piuttosto che scrivere e consegnare gli stipendi. Trasferire i fondi per la busta paga immediatamente prima del periodo di busta paga dal conto corrente regolare della società .
13. Riparare, piuttosto che sostituire, l'equipaggiamento di capitale
I veicoli a motore, opportunamente manutenuti, consegnano facilmente 100.000 miglia di utilizzo o più. Anche i macchinari moderni sono durevoli e offrono anni di servizi. Ad esempio, i trattori John Deere, i bulldozer Caterpillar e le attrezzature stradali degli anni '50 e '60 sono ancora in uso in tutto il paese. Le macchine per ufficio di solito diventano obsolete prima che si esauriscano.
Per ridurre al minimo o eliminare costose riparazioni e sostituzioni:
14. Rifiuta l'appello della "nuova" tecnologia
I nuovi prodotti, in particolare i gadget elettronici, vengono continuamente introdotti con funzionalità all'avanguardia. Ma prima di soccombere all'eccitazione pubblicitaria, conferma che le nuove funzionalità forniranno un significativo miglioramento delle prestazioni nei modi in cui utilizzi il prodotto nella tua attività . Nella maggior parte dei casi, scoprirai che i benefici non valgono il costo aggiuntivo. Utilizzare l'attrezzatura esistente fino a quando non può essere riparata a un costo giustificabile o fino a quando i requisiti di lavoro cambiano e richiedono attrezzature aggiornate.
15. Acquista attrezzature usate, non nuove
L'attrezzatura usata in buone condizioni può generalmente eseguire il lavoro necessario e un nuovo macchinario. Se hai bisogno di attrezzature, cerca gli annunci e le aste locali nella tua zona, in particolare alla ricerca di società i cui beni sono stati preclusi e venduti dal creditore. È possibile acquistare attrezzature di qualità e usate per risparmiare fino all'80% sul prezzo delle nuove apparecchiature, senza una degradazione comparabile delle capacità .
16. Rinegoziare i debiti fissi per abbassare i pagamenti
Negli ultimi anni, i tassi di interesse sono diminuiti. E a seguito della recessione, il governo federale ha anche avviato una serie di programmi per stimolare i prestiti bancari alle piccole imprese, nonché garanzie da parte della Small Business Administration statunitense per facilitare i prestiti.
Rivedi le linee di credito esistenti per determinare se potresti essere idoneo per un tasso di interesse più basso o un termine esteso. Se disponibile, prendere in considerazione l'aggiunta di una linea di credito (LOC) che può essere utilizzata in caso di emergenza. Assicurarsi sempre di leggere e comprendere le condizioni associate a una LOC, inclusi i costi, la durata e le condizioni per poterlo utilizzare.
17. Ritarda gli aggiornamenti del prodotto
Aggiornamenti tecnologici - software e hardware - si verificano più volte all'anno. Spesso, il cambiamento tra una versione e quella successiva è minimo o aggiunge funzionalità che non userete. Sii prudente quando acquisti o aggiorni computer desktop, telefoni cellulari, ecc. Prendi in considerazione il software open source, generalmente gratuito o disponibile per una piccola donazione. Se il software fornisce una maggiore sicurezza sui tuoi dati contrastando gli hacker che distruggerebbero le tue attività di business per brividi, dovresti pensare seriamente prima di decidere di non aggiornare. La sicurezza e la sicurezza vengono sempre al primo posto.
18. Rinviare i pagamenti ai fornitori
Ritardare i pagamenti ai fornitori fino all'ultima data possibile in conformità con i termini della vendita. Se non vi è alcuna penalità per i pagamenti in ritardo, impostare un ciclo di pagamento da 45 a 60 giorni dal ricevimento della fattura. Mentre rallentare l'uscita di cassa è importante, è altrettanto importante mantenere un buon rating creditizio e relazioni cordiali con i fornitori più importanti.
Tieni presente che il pagamento rallentato potrebbe comportare il contatto del venditore che è stato interessato. In questi casi, sii vigile affinché tutti i pagamenti futuri siano come promesso. Se sei costretto a ritardare i pagamenti, contatta il fornitore al più presto con una spiegazione e un piano per diventare aggiornato sul tuo debito.
19. Prodotti di baratto per beni e servizi
Avvicinati a quei fornitori che sono anche clienti di uno "scambio" in cui ogni azienda riceve tutti o una parte dei loro rispettivi pagamenti sotto forma di prodotti finiti. Poiché il valore di scambio è di solito fissato al prezzo di vendita al dettaglio di ciascuna società , un accordo di scambio fornisce effettivamente uno "sconto" per un importo pari al margine di profitto netto sul prodotto e consente di conservare denaro che altrimenti verrebbe utilizzato.
Dal punto di vista dell'imposta sul reddito, i prodotti che ricevi dai tuoi fornitori devono essere registrati come entrate lorde nell'anno di ricevimento, mentre i beni o servizi che fornisci sono una spesa "costo della merce".
20. Usa contanti, non di credito, per maggiori sconti
Mentre questa strategia può sembrare contraria alla necessità di risparmiare denaro, illustra la necessità di rimanere flessibili in ogni momento in ogni tipo di ambiente di mercato. Durante i periodi difficili, gli obiettivi dei fornitori potrebbero essere quello di costruire la maggior quantità di liquidità possibile, dando priorità al contante rispetto ai profitti. In questi casi, possono offrire sconti molto profondi nei loro prezzi in cambio di denaro. Se lo sconto maggiore giustifica l'uso del denaro, prendilo.
Allo stesso modo, se si paga in contanti per piccoli acquisti, negoziare uno sconto extra dai venditori poiché si sta risparmiando la commissione di elaborazione della carta di credito. Se non sono disposti a concedere uno sconto, utilizzare le carte di credito per il pagamento, ma pagare le spese alla società della carta di credito prima che gli interessi vengano addebitati sul conto. Se utilizzi una delle migliori carte di credito per le piccole imprese, riceverai premi extra - miglia o punti per compagnie aeree, hotel e pasti - che faranno risparmiare denaro altrove.
Parola finale L'origine dell'espressione "il denaro è il re" è sconosciuta, ma la sua validità nel mondo degli affari non è mai stata contestata. Apple, la società che ha creato prodotti iconici come iPhone e iPad, è nota per avere $ 100 miliardi in contanti per approfittare di occasioni inaspettate o coprire le spese quando le vendite sono inferiori al previsto.
La flessibilità finanziaria è importante per ogni azienda, in particolare quando l'ambiente economico futuro non è chiaro. L'utilizzo delle strategie di flusso di cassa raccomandate sopra può creare i saldi bancari, estendere il numero di opzioni strategiche disponibili come società e ridurre la probabilità che si debbano intraprendere azioni non gradite o dolorose.
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