I costi di gestione di un'azienda sono spesso nascosti, ma possono essere notevoli. Tagliare questi costi è altrettanto efficace quanto tagliare i costi variabili diretti della manodopera e dei materiali. A differenza dei costi di produzione, la maggior parte dei costi amministrativi sono "fissi", in quanto raramente variano da mese a mese, anche se i ricavi aumentano o diminuiscono.
Capire come ridurre o eliminare specifici costi amministrativi è essenziale per la redditività e il successo a lungo termine della vostra azienda. La riduzione di queste spese ridurrà le entrate necessarie per pareggiare in pareggio o realizzare un profitto, fornire maggiore flessibilità nella strategia dei prezzi a lungo termine e migliorare il flusso di cassa.
1. Non acquistare - Affitto
La decisione se possedere o affittare una proprietà è generalmente basata sulla vostra scala di operazioni. Proprietà o contratti di locazione a lungo termine aumentano i costi fissi e l'esposizione finanziaria. Mentre gli accordi di affitto mese per mese tendono a costare un po 'di più nel breve termine, la capacità di concludere l'accordo e di trasferirsi in uno spazio più adatto consente di risparmiare denaro e responsabilità a lungo termine. In un mercato fluttuante, una decisione più saggia potrebbe essere quella di limitare la tua esposizione finanziaria, risparmiando denaro per quel tempo in cui sei più a tuo agio con le opportunità di mercato e un investimento che soddisferà i tuoi criteri.
2. Limitare le spese di viaggio e di intrattenimento
Le relazioni con i clienti sono sempre importanti e non dovrebbero mai essere compromesse. Tuttavia, il valore delle riunioni faccia a faccia non è una funzione di regali generosi e cene costose nei ristoranti di lusso. Stabilire una politica di intrattenimento che si adatti all'economia; i vostri clienti e potenziali clienti capiranno perché la loro azienda sta probabilmente implementando politiche simili.
3. Telelavoro
La tecnologia riduce efficacemente la distanza, quindi non è necessario richiedere a persone o specialisti amministrativi di trovarsi fisicamente insieme. I dipendenti che lavorano da casa o in strutture temporanee di mese in mese riducono o eliminano l'elevato costo dello spazio ufficio, nonché la domanda di servizi di supporto. In molti casi, i dipendenti con l'opportunità di telelavoro impiegano meno stipendio a causa della libertà e della mancanza di costi di trasporto.
4. Ufficio e cortile di sublocazione
Se si dispone di spazio in eccesso che non verrà utilizzato per un anno o più, indagare su sublocazione. Come padrone di casa, continuerai a controllare i locali e le attività svolte nello spazio, e avrai entrate extra per compensare le spese delle tue strutture.
Prima di accettare un subaffitto, dovresti essere sicuro che lo spazio non sarà necessario durante la durata del contratto. Includere la lingua nel contratto per la risoluzione anticipata se diventa necessario. La tua capacità di rioccupare lo spazio offre la massima flessibilità e può essere riflessa nell'accordo riducendo il canone del locatario durante il periodo di validità del contratto o pagando una penale se la risoluzione diventa necessaria.
5. Rifinanziare il debito
I tassi di interesse sono insolitamente bassi in questo momento. Se avete debiti a lungo termine su attrezzature, macchinari o immobili, ora è il momento di rifinanziare con l'obiettivo di ridurre il più possibile i pagamenti a breve termine. Nei momenti difficili, il denaro è il re, quindi tieni il più possibile vicino a te nelle emergenze.
6. Elimina abbonamenti e iscrizioni
Nel corso del tempo, molte aziende aggiungono abbonamenti e iscrizioni a causa della loro industria e delle piccole spese per una singola affiliazione. Queste spese possono tuttavia accumularsi rapidamente e passare inosservate, poiché spesso compaiono in orari e rapporti di spesa diversi.
Rivedi tutte le tue affiliazioni sociali, fraterne e aziendali per assicurarti che siano necessarie e contribuisca regolarmente al funzionamento redditizio della tua azienda. Elimina quelli che non lo fanno.
7. Riduci i costi di viaggio
Ove possibile, eliminare i viaggi, sostituendo i viaggi con telefonate, e-mail e riunioni video. Se devi volare, pianifica in anticipo per evitare i costi elevati di un viaggio "improvviso". Aumenta l'esame dei tuoi conti spese per inviare un messaggio chiaro al tuo personale che i costi sono importanti.
Quando viaggi, rimani negli hotel business, piuttosto che negli hotel di lusso, dato che sono spesso la metà del costo di una struttura a quattro stelle. E tutti coloro che viaggiano dovrebbero essere membri del gruppo di affinità sponsorizzato da quell'hotel per ottenere sconti e notti gratuite.
Inoltre, focalizza la tua auto a noleggio su un unico fornitore con cui hai negoziato una tariffa vantaggiosa - specifica i modelli standard ad eccezione delle istanze approvate. Se stai in una città più grande, considera l'uso dei taxi invece di noleggiare un'auto. Interrompere i servizi di limousine privati ​​a meno che non siano paragonabili alle tariffe dei taxi.
8. Elimina carta
La gestione della carta richiede molto tempo e denaro. L'ordinamento, l'archiviazione e la ricerca di file richiedono tempo e spazio per segreteria / segreteria. Acquista uno scanner e digitalizza tutti i documenti importanti e conservali in file elettronici ben organizzati per risparmiare spazio e costi amministrativi. I libri e i registri della vostra azienda sono fondamentali per il vostro funzionamento continuo, quindi è importante conservare e proteggere le copie dei file elettronici all'interno della vostra struttura e in una posizione remota.
Va da sé che è necessario eseguire il backup dei file ogni giorno, in particolare i file relativi all'identificazione, alle registrazioni finanziarie o alle informazioni di contatto dei clienti.
9. Spese di marketing delle azioni
Identifica prodotti o servizi che completano il tuo prodotto. Quindi contattare l'azienda che fornisce i prodotti e negoziare un accordo di marketing reciproco. Ad esempio, un appaltatore di piscine potrebbe concordare un marketing congiunto con un fornitore di mobili da giardino, o più ristoranti etnici potrebbero promuovere una "Esperienza gastronomica internazionale" che caratterizza ogni ristorante in una serata diversa. Questa strategia espande il tuo sforzo di marketing senza incorrere nella spesa che verrebbe normalmente associata all'aggiunta di nuovi venditori o pubblicità .
10. Mantenere l'attrezzatura in casa
Se la riparazione e la manutenzione sono un costo significativo per le vostre operazioni, prendete in considerazione l'assunzione di un meccanico o uno specialista e portate la riparazione internamente. Avrai attrezzature migliori e sottoposte a manutenzione regolare che ti permetteranno di evitare costose sostituzioni fino a tardi.
11. Utilizzare le miglia aeree per viaggi, hotel e automobili
Se tu o i tuoi dipendenti volate regolarmente, scegliete una singola compagnia aerea con un buon programma di premi di viaggio per l'uso aziendale. Iscriviti anche a una delle migliori carte di credito per le piccole imprese, e man mano che i punti o le miglia si accumulano, usa i premi per il business dell'azienda.
12. Monitora strumenti e materiali di consumo
I materiali di consumo sono una risorsa invisibile che viene spesso trascurata. Dal momento che nessun articolo è costoso da solo, i dipendenti spesso li sminuiscono, li lasciano o li portano a casa per uso personale.
Avvia una politica sui materiali di consumo: mantieni le forniture per ufficio in un'area sicura, disponibile solo tramite un dipendente designato. Se si dispone di un impianto in cui vengono utilizzati utensili manuali o altri materiali di consumo ponderati, avviare una politica simile. Assegnare strumenti alle persone con il requisito che siano personalmente responsabili per il costo dello strumento se è perso o mancante.
13. Fai leva su Internet
Tutti coloro che sono coinvolti nell'acquisto di materiali o materiali dovrebbero avere accesso a Internet e sapere come cercare i dati per articoli specifici. Stabilire un costo massimo per articolo con una politica che richiede a chiunque acquisti articoli superiori a tale valore per utilizzare Internet per identificare potenziali fornitori e il costo più basso.
La riduzione dei costi amministrativi richiede la cooperazione e la partecipazione dei dipendenti. Incoraggia la loro partecipazione e le tue idee quando inizi l'esercizio e mantienile informato dei risultati.
I consulenti aziendali generalmente concordano sul fatto che la maggior parte delle aziende può ridurre le spese amministrative fino al 10% senza comprometterne l'efficienza. Mentre implementate le strategie per ridurre i costi aziendali, monitorate i loro effetti per garantire che le relazioni con i clienti non siano influenzate negativamente, né che i costi aumentino nelle aree non amministrative a causa dei tagli. Quando i cambiamenti nelle operazioni amministrative sono stati completati, passa alla fase di riduzione dei costi dell'esercizio in una fase di "controllo dei costi" per garantire che i miglioramenti vengano integrati nelle attività quotidiane dell'azienda.
In quali altri modi puoi suggerire di tagliare i costi amministrativi?
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