Fermati e pensa a quante email scrivi ogni giorno al lavoro. Secondo uno studio condotto dalla Carleton University, i professionisti trascorrono un terzo del loro tempo al lavoro leggendo e rispondendo alle e-mail. Potresti spendere più di questo, o meno, ma è probabile che una parte significativa della tua giornata sia spesa per scrivere qualcosa .
Ora pensa a quanto tempo hai sprecato a cercare di decifrare un'email o un rapporto scritto male. Non solo è frustrante e fastidioso leggere, ma una cattiva scrittura può anche portare a gravi errori di comunicazione, opportunità perse o persino incidenti sul lavoro.
Il punto qui è che le buone capacità di scrittura sono preziose in molti modi. E, prendersi del tempo per migliorare il tuo potrebbe pagare dividendi significativi per tutta la tua carriera. Esaminiamo diverse tecniche che è possibile utilizzare per migliorare le capacità di scrittura aziendale.
Una buona scrittura è essenziale nella forza lavoro per una serie di motivi.
In primo luogo, essere un buon scrittore ti aiuta a distinguerti dalla folla e migliora le tue possibilità di promozione o rilancio. Può aiutare a convincere il tuo capo ad agire su progetti e idee che ti appassionano. La buona scrittura ti fa sembrare più intelligente, credibile e professionale. Aiuta a evitare confusione e interpretazioni errate, a creare fiducia e rapport con i colleghi e a conquistare clienti.
La buona scrittura è particolarmente importante a causa del nostro maggiore uso dei social media. Abbiamo visto tutti i professionisti su Twitter, LinkedIn o Facebook parole sbagliate o usare una parola in modo errato. Non solo è imbarazzante quando ti capita, ma può anche influenzare la tua reputazione e credibilità in futuro.
La tua scrittura è uno dei mezzi principali in cui sarai giudicato per tutta la vita. Le e-mail, i testi e i rapporti che invii giornalmente sono una rappresentazione fisica e una registrazione di te . Nel tempo, queste rappresentazioni rafforzano la tua reputazione e influiscono sulle relazioni di cui hai bisogno per prosperare nella tua carriera.
La tua scrittura comunica i tuoi pensieri, ed è importante che quei pensieri siano trasmessi nel modo più chiaro e più eloquente possibile.
Kurt Vonnegut disse: "Perché dovresti esaminare il tuo stile di scrittura con l'idea di migliorarlo? Fallo come un segno di rispetto per i tuoi lettori, qualunque cosa tu stia scrivendo. "
Che tu sia un imprenditore che ha bisogno di scrivere un grande comunicato stampa, un manager che scrive e-mail quotidiane a una squadra impegnata, o qualcuno alla ricerca di un nuovo lavoro che ha bisogno di scrivere una lettera di copertura vincente, buone capacità di comunicazione sono un must. Le parole contano nella vita e trarrai grandi benefici dal sapere come usarle efficacemente.
La grande scrittura richiede tempo e pratica. L'iconico uomo d'affari David Ogilvy ha dichiarato: "La buona scrittura non è un dono naturale. Devi imparare a scrivere bene. "
Esistono diversi modi per apportare rapidamente miglioramenti alla tua scrittura.
Prima di iniziare a scrivere qualsiasi cosa, fermati e pensa a ciò che vuoi e devi dire. Chiediti: "Cosa deve sapere o capire questa persona dopo aver letto questa email?"
Puoi anche utilizzare "5 Ws + H" che tutti i giornalisti utilizzano quando realizzano il loro lavoro:
Devi anche chiedertelo, "Devo davvero inviare questa email?"
I professionisti di ogni settore sono sommersi di e-mail ogni giorno, molti dei quali non sono necessari. Salva te stesso e il tempo del tuo lettore assicurandoti che ogni e-mail che invii sia veramente necessaria e pertinente.
Una volta identificato ciò che devi dire, raggiungi rapidamente il punto. Le persone sono sempre premute per il tempo e apprezzeranno la tua brevità.
Hai bisogno di più convincente? Fermati e pensa a quanto ti senti frustrato dopo aver letto un'email che è tre volte più lunga di quanto dovrebbe essere, con i punti principali sepolti in fondo. È uno spreco di tempo ed energia, giusto?
Non far passare il tuo pubblico attraverso questo - sii breve.
Può aiutare a pensare a come le persone leggono. Il romanziere Elmore Leonard offre alcuni consigli succinti ma grandiosi quando dice: "Cerca di tralasciare la parte che i lettori tendono a saltare". In generale, questo significa lunghi paragrafi che hanno più a che fare con ciò che vuoi dire di ciò di cui il lettore ha bisogno sentire. Tieni sempre a mente il tuo lettore.
Se trovi che non puoi scrivere un'email lunga meno di mezza pagina, l'email non è il modo migliore per comunicare queste informazioni. Invece, chiama la persona e parla direttamente con loro.
3. Evita le parole pretenziose Per iscritto, il tuo obiettivo è essere chiari e diretti. Se il tuo lettore deve usare Google per decifrare quello che stai cercando di dire, si sentirà alienato e infastidito.
Mark Twain una volta disse: "Non usare una parola da cinque dollari quando una parola da cinquanta centesimi farà". Evita la tentazione di usare parole fiorite e pretenziose per sembrare più intelligenti. Segui le parole da cinquanta centesimi.
Allo stesso modo, evitare il gergo ogni volta che è possibile. Il gergo spesso ti fa sembrare pretenzioso e può ulteriormente alienare il tuo lettore. Invece, scrivi come parli. Mantenerlo naturale e diretto.
Le frasi attive sono dirette, audaci e più interessanti delle frasi passive. Le frasi passive sono deboli e prolisse; sono come una stretta di mano molle. La tua scrittura migliorerà drasticamente se ti sforzi di usare frasi attive ogni volta che è possibile.
Ad esempio, guarda le due frasi seguenti:
La prima frase è scritta nella voce attiva. È chiaro e diretto. La seconda frase è passiva.
In una frase attiva, il soggetto esegue l'azione del verbo. In una frase passiva, il soggetto lascia che l'azione accada a loro. Ecco un altro semplice esempio:
Nella prima frase, il soggetto (il giocatore di golf) esegue l'azione (colpire la palla). Nella seconda frase, il soggetto (il giocatore di golf) viene dopo il verbo; sta ricevendo l'azione.
Per individuare la voce passiva, cerca le forme del verbo "essere", come "sarà" o "era", davanti a un verbo. Ad esempio, "L'incontro si terrà alle 20:00", è passivo. Invece, dì: "L'incontro è alle 8 di sera".
5. Sii sempre professionale A volte è allettante lanciarsi in uno scherzo o includere un pettegolezzo in un'e-mail. Tuttavia, questi componenti aggiuntivi non contribuiscono al tuo messaggio e possono influire negativamente sulla tua reputazione. Sono anche facilmente fraintesi.
Sì, devi essere autentico e lasciare che la tua voce risplenda nella tua scrittura. Ma devi anche rimanere professionale; è un atto di equilibrio. Un buon modo per verificare l'adeguatezza dei tuoi contenuti è quello di chiedere, "Sarei a mio agio con questo se fosse in prima pagina sul giornale domani mattina?" Se questo ti fa rabbrividire, fai un po 'di editing.
Le tue comunicazioni commerciali sono inviate con uno scopo; è raro che tu scriva un'email che è puramente informativa. È probabile che tu abbia bisogno che il tuo lettore faccia qualcosa: richiamarti, darti più informazioni, confermare la loro presenza a una riunione, e così via.
Non lasciarlo al tuo lettore per capire cosa vuoi che facciano con queste informazioni. Spiegalo e sii specifico. Per esempio:
Sii chiaro su ciò che vuoi e probabilmente troverai risultati migliori dai tuoi lettori.
Suggerimento : tieni presente che se hai bisogno di un'azione immediata su qualcosa, parla di persona al destinatario. Alzati dalla tua scrivania e vai nel loro ufficio o chiamali al telefono. Scrivere è un mezzo importante, ma niente batte una conversazione di persona quando devi fare qualcosa.
La riga dell'oggetto della tua email è uno strumento potente; pensalo come il titolo per la tua email. Il lavoro di un titolo è quello di assicurarsi che il corpo venga letto. Per fare ciò, i titoli devono essere brevi, diretti, potenti e specifici.
Ad esempio, guarda le due righe dell'oggetto email di seguito:
La prima linea tematica è vaga e lascia molte domande senza risposta. Quale incontro del lunedì? Di cosa tratta l'incontro? Ho anche bisogno di sapere di questo incontro?
La seconda riga dell'oggetto è molto più specifica e quindi più probabile che venga aperta e letta rapidamente. Comunica di quale riunione sta parlando l'autore, quando lo è, e di cosa potresti aver bisogno quando partecipi a questo particolare incontro.
Non lasciare mai la linea dell'oggetto dell'email vuota. I filtri di posta elettronica spesso classificano le righe degli oggetti vuoti come spam, quindi compila per evitare di perdere la tua email.
Suggerimento Pro : Se hai solo bisogno di fare una semplice domanda, usa la tecnica End of Message (EOM). Basta scrivere la tua domanda nella riga dell'oggetto e-mail e aggiungere "EOM" alla fine. Ciò consente di risparmiare tempo al lettore perché può rispondere rapidamente senza dover leggere altro testo superfluo.
Ad esempio, la tua linea tematica potrebbe dire: "Parteciperai alla riunione di questo lunedì? EOM.”
Assicurati che i tuoi destinatari sappiano cosa significa EOM prima di usare questa tecnica. Quindi, idealmente risponderanno nella riga dell'oggetto della loro email di ritorno qualcosa come "Sì, ci sarò. EOM.”
Mantieni le tue email incentrate su un punto specifico o un'idea, quando possibile. Se devi affrontare un altro argomento, scrivi un'email separata. Concentrarsi su un argomento per email dà al tuo lettore il tempo di elaborare ciò che stai dicendo e di rispondere direttamente. Aiuta anche a organizzare le e-mail in modo più efficiente e a trovare più velocemente le e-mail archiviate.
Ad esempio, di seguito è riportato un esempio di un'email che copre troppi argomenti:
Riga dell'oggetto dell'email : lunedì
Corpo : Ciao Steve,
Grazie per tutto il tuo lavoro sui rapporti trimestrali della scorsa settimana. Hai fatto un buon lavoro! Penso solo che abbiamo bisogno di accorciare l'introduzione, ma a parte questo è grandioso.
Stavo scrivendo per vedere se partecipassi alla riunione di questo lunedì. In tal caso, potresti portare una copia della bozza di rapporto trimestrale iniziale? Mi piacerebbe mostrarlo a Susan.
Inoltre, hai mai toccato base con Al Thompson a Syracuse? Ha avuto alcune lamentele riguardo la sua ultima spedizione e dobbiamo assicurarci che siano indirizzate. Fammi sapere come andrà a finire.
Grazie,
Jim
Fermati e pensa a quante cose è stato chiesto a Steve di rispondere a questa email.
In primo luogo, deve capire se Jim vuole che modifichi l'introduzione, o se Jim lo farà da solo; non è chiaro. Deve quindi confermare che sarà presente alla riunione di lunedì, e ricorda anche di portare la bozza del rapporto. Infine, deve rispondere alle lamentele dei clienti e dire a Jim cosa è successo.
L'e-mail contiene alcuni importanti promemoria e Steve potrebbe volerlo salvare. Ma il titolo dice semplicemente "Incontro del lunedì". Se vuole salvarlo come promemoria per affrontare i reclami dei clienti, il titolo non ha nulla a che fare con il soggetto reale. Dovrà ricordare che il promemoria per risolvere i reclami dei clienti era nell'e-mail intitolata "Riunione del lunedì".
Fai un favore ai tuoi lettori e rendi le cose il più semplici possibile per loro. Mantengalo semplice con un argomento per email.
Non utilizzare mai l'e-mail per fornire cattive notizie. Se hai bisogno di licenziare qualcuno della tua squadra, o fornire un feedback che suonerà meno roseo, fallo di persona. È facile che fraintendimenti avvengano tramite e-mail, una prospettiva che viene amplificata quando si utilizza l'e-mail per fornire cattive notizie. Di persona, puoi comunicare con compassione ed empatia, e puoi usare il tuo linguaggio del corpo e il tono vocale per trasmettere ulteriormente la tua sincerità e le intenzioni. Questo è qualcosa che non puoi fare tramite email.
Gli errori di grammatica e di ortografia sono imbarazzanti e danneggiano la tua credibilità. Certo, puoi contare su strumenti di controllo ortografico, ma non catturano tutto, specialmente le parole che vengono utilizzate fuori dal contesto.
Una volta che hai finito di scrivere, correggilo subito. E, quando possibile, riporlo e rileggerlo dopo qualche ora (o qualche giorno). Concediti una certa distanza dalla scrittura ti aiuterà a individuare gli errori che potresti aver perso durante la prima lettura.
Suggerimento : durante la correzione di bozze, leggi attentamente ogni frase. Prendi il consiglio di George Orwell, che afferma: "Uno scrittore scrupoloso, in ogni frase che scrive, si porrà almeno quattro domande, quindi: cosa sto cercando di dire? Quali parole lo esprimeranno? Quale immagine o idioma renderà più chiaro? Questa immagine è abbastanza fresca da avere un effetto? E probabilmente si chiederà ancora due: potrei dirlo più brevemente? Ho detto qualcosa che è evitabilmente brutto? "
Se l'e-mail o il rapporto sono particolarmente importanti, consegnalo a un amico o collega fidato per leggere prima di inviarlo al pubblico previsto. Un nuovo paio di occhi potrebbe individuare ulteriori errori che hai perso.
Suggerimento : se ritieni di aver bisogno di ulteriore assistenza per la tua scrittura aziendale, utilizza un servizio come Grammarly, che analizza il tuo testo e identifica errori grammaticali semplici e complessi (incluse le parole correttamente digitate utilizzate nel contesto sbagliato). Ottieni anche spiegazioni per ogni errore in modo da poter migliorare la tua scrittura in futuro.
Parola finale Chiunque può imparare a essere uno scrittore migliore e il modo migliore per migliorare la propria scrittura è praticare . Più scrivi, meglio otterrai. Puoi anche prendere in considerazione la possibilità di frequentare un corso di scrittura aziendale online gratuito tramite Coursera. La classe è stata creata dall'Università del Colorado-Boulder ed è gratuita se controlli.
Quali errori fai più spesso nella tua scrittura aziendale? Cosa pensi che fai bene?
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