Trattare con il servizio clienti è la rovina della mia esistenza. Se potessi pagare qualcuno per farlo per me probabilmente lo farei.
Ci sono solo tanti modi per contattare un'azienda, e ognuno ha gravi inconvenienti. Quando provi una telefonata, rischi di perdere tempo prezioso navigando tra gli alberi del telefono e aspettando in attesa, solo per provare a spiegare il problema a qualcuno che potrebbe non capire il tuo problema, potrebbe non conoscere i punti più sottili dell'inglese, o potrebbe non essere in grado aiutare. Quando si prova a inviare la posta elettronica, potrebbe essere necessario attendere giorni per ricevere una lettera che non risolve il problema. L'uso del fax o l'invio di una lettera aumenta solo le probabilità di una risposta insoddisfacente o prematura.
L'ultima innovazione nel servizio clienti è la sessione di chat online. A differenza dei precedenti "progressi" nella tecnologia del servizio clienti come alberi telefonici, sistemi di riconoscimento vocale e call center internazionali, le sessioni di chat online hanno un enorme potenziale per migliorare veramente la qualità del servizio che ricevi. Considera questi sette modi per utilizzare le chat a tuo vantaggio.
1. Scaricalo nella scrittura
Quante volte un rappresentante del servizio clienti ti ha fatto un'offerta telefonica che non si è mai concretizzata? In passato, tutto ciò che avresti sarebbe stata la tua parola contro la loro. Certo, la conversazione "potrebbe essere stata registrata per la garanzia della qualità ", ma devo ancora incontrare una società che la riprodurrà per corroborare la tua richiesta.
Quando comunichi tramite una chat online, puoi facilmente copiare, incollare e salvare la sessione per riferimenti futuri. La maggior parte delle aziende ti invia anche automaticamente la trascrizione. Recentemente ho ricevuto un credito di servizio di $ 100 dopo aver presentato una trascrizione della chat in cui un rappresentante mi ha promesso un rimborso di $ 100. Mentre in seguito la società ha cercato di affermare che il mio acquisto non era idoneo, ho avuto la parola del rappresentante per iscritto che avrei ricevuto il rimborso, quindi non avevano altra scelta che offrirmi il credito.
2. Richiedi un risarcimento, con calma e sicurezza
Cerco sempre di ottenere i migliori risultati del servizio clienti, cercando allo stesso tempo di essere educato e professionale. Se ho problemi come cliente, posso solo immaginare quanto deve essere male per i dipendenti di quella società . Quando chatto online, è molto più facile esprimere la mia insoddisfazione senza arrabbiarmi. Non affronto la tentazione di alzare la voce o di diventare eccessivamente emotivo quando comunico tramite testo. Mi sono anche trovato molto meno timida quando si tratta di chiedere un risarcimento da un agente del servizio clienti. Tutto quello che devo fare è digitare "Non sono soddisfatto e vorrei un compenso". Ogni volta che lo faccio, i risultati hanno superato le mie aspettative.
3. Comunicare chiaramente
Se provi a contattare una grande azienda, sperimenterai rapidamente la natura globale della nostra economia. Non ho nulla contro nessuno, in questo paese o in un altro, che non parla inglese con lo stesso accento che faccio. Ma una comunicazione accurata, soprattutto quando si tratta di risolvere le controversie, può essere impossibile per telefono quando si parla con qualcuno con un accento molto diverso o senza una buona etichetta telefonica. In una sessione di chat online, gli accenti e la qualità vocale non sono mai una preoccupazione. Posso anche tagliare e incollare numeri di ordine lunghi, numeri di tracciamento e codici di conferma senza preoccuparmi che il rappresentante del servizio clienti e io non ci sentiamo correttamente quando si tratta di lettere e numeri. Risparmiamo tempo non ripetendoci e correggendoci a vicenda.
4. Parla per qualcun altro
Ci sono molte ragioni per cui potresti aver bisogno di aiutare qualcun altro con i loro problemi di assistenza clienti, ma potresti non voler dichiarare di essere al telefono o di persona. Ad esempio, io e mia moglie spesso facciamo richieste di assistenza al cliente l'una per l'altra. Ancora più spesso, aiuteremo i nostri genitori con problemi informatici e tecnologici poiché abbiamo una migliore comprensione della lingua e dei problemi. Non stiamo barando il sistema, ma non posso fingere di essere mia moglie al telefono. Quando si partecipa a una chat online, è possibile rappresentare facilmente un membro della famiglia senza la sensazione di mentire.
5. Risparmia tempo
Le sessioni di chat del servizio clienti ti fanno risparmiare tempo in molti modi. Quando avvii una sessione di chat, raramente ti troverai in attesa per tutto il tempo che potresti quando effettui una chiamata. Mentre la durata di una sessione di chat potrebbe essere più lunga di quella di una normale telefonata, il tempo trascorso a interagire con l'azienda è solo una frazione del tempo che trascorrerai al telefono. Durante il tentativo di risolvere un problema online, posso parlare al telefono, completare altre attività o persino condurre chat simultanee con altre società . Mi trovo molto più produttivo nell'attesa delle risposte alla chat che nell'attesa in attesa al telefono.
6. Riduci la ripetizione
Quante volte ti sei ritrovato a reinserire e ripetere il numero di conto, il numero di previdenza sociale o la natura della tua situazione a diversi rappresentanti telefonici? Non dovrebbe il sistema mostrare il tuo numero una volta che ce l'hanno, e non è già il problema di base sul disco? Poiché le sessioni di chat sono semplici versioni di testo condivisibili della conversazione, altri rappresentanti possono facilmente vedere il file e recuperare la cronologia prima di unirsi a te in una conversazione. Quando chiedi di parlare con un superiore, non hai bisogno di rifare l'intera esperienza. Dal momento che tutto è registrato, dovrai anche fare attenzione a guardare la tua lingua e mantenere un atteggiamento calmo, e vedrai i benefici di un servizio migliore e più veloce.
7. Mantenere la privacy
La maggior parte delle persone che conosco non ha il lusso di lavorare in un ufficio con una porta. In questi giorni, anche impiegati altamente retribuiti lavorano in cubicoli circondati da dozzine di collaboratori. Sono una persona privata e non sono a mio agio nel mettere in onda tutti i dettagli della mia vita personale e le mie finanze con chiunque sia a portata d'orecchio. E evito di annunciare e ripetere i numeri dei miei account perché tutti possano ascoltarli. È pericoloso e non è molto educato. Con una chat online, le mie sequenze di tasti sono il rumore che faccio e tutti possono sentire.
Come cliente, chiedo il meglio, e sono desideroso di risolvere i problemi quando li ho. Cerco anche il supporto tecnico dei produttori quando uno dei miei dispositivi non funziona correttamente. Per ottenere i migliori risultati, devo dedicare molto tempo alla collaborazione con i rappresentanti del servizio clienti e i tecnici dell'assistenza. Finché non posso permettermi di pagare qualcuno per gestire tutti i miei affari per me, ho bisogno di essere intelligente riguardo al tempo e all'energia che spendo cercando aiuto. La chat ha dimostrato di essere la mia opzione più efficiente e mi dà i migliori risultati risparmiando tempo, denaro e privacy.
E tu? Preferisci chattare con il servizio clienti o hai avuto un'esperienza terribile che ti ha respinto?
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